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Pflichtangaben auch für geschäftliche E-Mails

Pflichtangaben auch für geschäftliche E-Mails

(pressebox) Bonn, 31.01.2007 - E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z. B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc., müssen seit dem 1. Januar 2007 Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten. Darauf weist die Industrie- und Handelskammer (IHK) Bonn/Rhein-Sieg hin. "Das Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben wie Firma, Rechtsform, Registergericht usw. enthalten müssen, ist nicht neu. Neu ist aber die Klarstellung des Gesetzgebers, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestabgaben erfasst ist, also auch E-Mails oder Telefaxe", sagt Heiko Oberlies von der IHK Bonn/Rhein-Sieg. Schon bisher ging die herrschende Meinung davon aus, dass etwa auch E-Mails als Geschäftsbriefe anzusehen sind. Nun findet diese Ansicht jedoch eine klare rechtliche Grundlage, die Unternehmen beachten müssen: "Um drohenden Abmahnungen aus dem Weg zu gehen, sollten Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, diese Regelung schnell umsetzen", so Oberlies.

Die Änderung ist in dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregister (EHUG)" enthalten und gilt seit Jahresbeginn unmittelbar für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Angepasst wurden §§ 37 a Abs.1, 125 Abs. 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz, § 35 a Abs. 1 Satz 1 GmbH-Gesetz und § 25a Genossenschaftsgesetz, indem in Bezug auf Geschäftsbriefe die Formulierung "gleichviel welcher Form" eingefügt wurde. Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Ob darüber hinaus auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gerechtfertigt ist, ist gerichtlich nicht geklärt. Bei einer Abmahnung ist es daher empfehlenswert, Kontakt mit der IHK aufzunehmen, um deren Rechtsgrundlage zu prüfen.

Die gesetzliche Änderung nimmt keinen Bezug auf Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind. Dem Kleingewerbe werden auch die gewerblichen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) zugeordnet. Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe regelt hier § 15 b Gewerbeordnung (GewO), eine entsprechende Änderung ist nicht erfolgt. Es erscheint aber ratsam, dass auch im kleingewerblichen Bereich Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails, Telefaxen usw. gemacht werden. Denn die Meinung, dass Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails etc. enthalten sein müssen, wird durch die erfolgten Neuregelungen im EHUG bestätigt. Es erscheint naheliegend, dass sich eine unterschiedliche Behandlung von Geschäftsbriefen Handels- bzw. Kleingewerbetreibender nicht durchsetzen wird. Im kleingewerblichen Bereich können fehlende Pflichtangaben als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Nähere Informationen gibt es bei der IHK Bonn/Rhein-Sieg, Bonner Talweg 17, 53113 Bonn, Heiko Oberlies, Telefon 0228/2284-138, E-Mail oberlies@bonn.ihk.de, oder Detlev Langer, Telefon 0228/2284-134, E-Mail langer@bonn.ihk.de.

Contact person:

Mrs. Claudia Engmann
IHK Bonn/Rhein-Sieg
Phone: +49 (228) 2284-139
Fax: +49 (228) 2284-124
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