Insbesondere mit SharePoint können Unternehmen durch die Integration von digitalen Signaturen ihre Arbeitsabläufe optimieren und bürokratische Hürden abbauen. Digitale Signaturen sorgen nicht nur für Zeit- und Kostenersparnis, sondern auch eine höhere Sicherheit, Compliance und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit – entscheidende Vorteile in der modernen Geschäftswelt. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie SharePoint eSignature dabei hilft, diese Vorteile effektiv zu nutzen.
Arten elektronischer Signaturen
Einfache Signatur
Die einfache Signatur ist die grundlegende Form der elektronischen Signatur und wird aufgrund ihrer einfachen Handhabung in vielen alltäglichen Geschäftsprozessen genutzt, wie etwa bei E-Mails oder dem Einfügen einer eingescannten Unterschrift in Dokumente. Sie ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Signatur von Dokumenten. Trotz ihrer weiten Verbreitung hat die einfache Signatur jedoch nur einen begrenzten rechtlichen Beweiswert. In rechtlichen Auseinandersetzungen wird sie häufig nicht als ausreichend angesehen, um die Identität des Unterzeichners eindeutig zu bestätigen. Aus diesem Grund eignet sich die einfache Signatur vor allem für weniger formelle, aber dennoch notwendige Geschäftsvorgänge.
Fortgeschrittene Signatur
Fortgeschrittene Signaturen kommen zum Einsatz, wenn die einfache Signatur nicht genügend Sicherheit und Authentizität bietet. Sie haben einen höheren rechtlichen Beweiswert und werden für sicherheitsrelevante Anwendungen genutzt. Im Gegensatz zur einfachen Signatur erfordert die fortgeschrittene Signatur den Nachweis der Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments durch den Unterzeichner. Dies wird durch digitale Signaturen mit zusätzlichen Sicherheitsmechanismen ermöglicht. Ein Beispiel ist das Signieren von E-Mails mit PGP (Pretty Good Privacy), bei dem die Identität des Absenders und die Integrität des Inhalts nachgewiesen werden.
Qualifizierte Signatur
Die qualifizierte Signatur ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und ersetzt die gesetzlich geforderte Schriftform. Sie garantiert vor Gericht die Echtheit und Unveränderbarkeit eines Dokuments und wird vor allem für vertrauliche, rechtlich verbindliche Dokumente verwendet. Ihre Erstellung erfordert eine strenge Identitätsprüfung, meist durch ein spezielles Kartenlesegerät, sowie die Nutzung einer digitalen und visuellen Signatur. Aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen findet sie vor allem im elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und offiziellen Institutionen Anwendung, um die rechtliche Gültigkeit digitaler Dokumente sicherzustellen.
Workplace Solutions mit CONET
Eine gute Zusammenarbeit ist sowohl innerhalb des Unternehmens als auch über Unternehmensgrenzen hinweg ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Wir unterstützen Sie dabei, die passenden Lösungen für Sie, Ihre Mitarbeitenden und externe Anwender wie Kunden und Partner zu finden. Das kann beispielsweise eine Einführung von Microsoft Teams als das Standardwerkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit sein.
Zu unseren Leistungen
Funktionsweise & Vorteile von SharePoint eSignature
SharePoint eSignature ist eine in das Microsoft-365-Ökosystem integrierte Funktion, die es ermöglicht, PDF-Dokumente einfach und schnell mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Diese Lösung bietet Unternehmen die Flexibilität, sowohl interne als auch externe Empfänger zur Unterzeichnung von Dokumenten einzuladen, wodurch der gesamte digitale Geschäftsprozess erheblich vereinfacht wird.
Der Ablauf ist effizient und benutzerfreundlich: Beim Absenden wird eine Signaturanforderung gestellt, das Dokument wird an die empfangende Person gesendet, die es prüft und nach der Überprüfung signiert. Anschließend wird das signierte Dokument an den Absendenden zurückgeschickt. Eine Kopie des unterschriebenen Dokuments wird automatisch an einem zentralen Speicherort in SharePoint abgelegt, sodass der gesamte Prozess sicher und nachvollziehbar archiviert wird. Der Signaturprozess gilt als abgeschlossen, sobald das Dokument gespeichert wurde.
Dabei werden aktuell digitale Signaturen über Adobe Acrobat mit AdobeSign, sowie DocuSign unterstützt. In Zukunft sollen weitere Signaturanbieter integriert werden.
Wer kann SharePoint eSignature nutzen?
Die Funktionen rund um SharePoint eSignature sind im erweiterten Funktionsumfang von SharePoint Premium enthalten. Dieses Zusatzpaket bietet wertvolle Features, die im Standardangebot von SharePoint Online nicht verfügbar sind. Um SharePoint Premium und damit auch eSignature zu nutzen, ist der Erwerb einer zusätzlichen Lizenz erforderlich. Darüber hinaus wird SharePoint eSignature als Pay-as-you-Go-Service angeboten. Bei diesem Modellwird jeder Signaturprozess separat abgerechnet.
Da SharePoint eSignature eine integrierte Funktion von Microsoft 365 ist, wird vorausgesetzt, dass die zu signierenden Dokumente in SharePoint abgelegt sind. Hier bietet es sich an, beispielsweise Projekträume in SharePoint zu nutzen, in denen die Dokumente für die Signatur gespeichert werden.
Anwendungsbeispiele für SharePoint eSignature
SharePoint eSignature eignet sich hervorragend für den Onboarding-Prozess, indem es eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit bietet, Dokumente und Laufzettel digital zu signieren. Diese effiziente Lösung erleichtert den gesamten Prozess und spart wertvolle Zeit. Auch im Vertriebsprozess bietet SharePoint eSignature eine effektive Möglichkeit, Dokumente zügig zu unterzeichnen, wodurch der Vertriebsablauf insgesamt optimiert wird.
Darüber hinaus kann SharePoint eSignature in sämtlichen Prozessen eingesetzt werden, bei denen Verträge, Vereinbarungen oder Rechnungen digital signiert werden müssen – und das ohne die Notwendigkeit eines Medienbruchs. Durch die nahtlose digitale Signatur können Unternehmen ihre Prozesse erheblich effizienter gestalten, die Verwaltung vereinfachen und den gesamten Workflow optimieren.
Fazit
Die Integration von SharePoint eSignature in den digitalen Geschäftsalltag bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Von der Zeit- und Kostenersparnis bis hin zu einer höheren Sicherheit und verbesserten Nachverfolgbarkeit von Dokumenten. Durch die Nutzung elektronischer Signaturen, sei es in Form einer einfachen, fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur, können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und bürokratische Hürden abbauen. SharePoint eSignature ermöglicht hierbei eine schnelle und einfache Signatur von Dokumenten. Anwendungsbeispiele wie das Onboarding oder der Vertriebsprozess zeigen, wie vielseitig diese Lösung eingesetzt werden kann, um Dokumente zu signieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit der fortschreitenden Integration weiterer Signaturanbieter wird SharePoint eSignature in Zukunft noch flexibler und vielseitiger, sodass Unternehmen von einer noch umfassenderen digitalen Signaturlösung profitieren können.
Arten elektronischer Signaturen
Einfache Signatur
Die einfache Signatur ist die grundlegende Form der elektronischen Signatur und wird aufgrund ihrer einfachen Handhabung in vielen alltäglichen Geschäftsprozessen genutzt, wie etwa bei E-Mails oder dem Einfügen einer eingescannten Unterschrift in Dokumente. Sie ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Signatur von Dokumenten. Trotz ihrer weiten Verbreitung hat die einfache Signatur jedoch nur einen begrenzten rechtlichen Beweiswert. In rechtlichen Auseinandersetzungen wird sie häufig nicht als ausreichend angesehen, um die Identität des Unterzeichners eindeutig zu bestätigen. Aus diesem Grund eignet sich die einfache Signatur vor allem für weniger formelle, aber dennoch notwendige Geschäftsvorgänge.
Fortgeschrittene Signatur
Fortgeschrittene Signaturen kommen zum Einsatz, wenn die einfache Signatur nicht genügend Sicherheit und Authentizität bietet. Sie haben einen höheren rechtlichen Beweiswert und werden für sicherheitsrelevante Anwendungen genutzt. Im Gegensatz zur einfachen Signatur erfordert die fortgeschrittene Signatur den Nachweis der Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments durch den Unterzeichner. Dies wird durch digitale Signaturen mit zusätzlichen Sicherheitsmechanismen ermöglicht. Ein Beispiel ist das Signieren von E-Mails mit PGP (Pretty Good Privacy), bei dem die Identität des Absenders und die Integrität des Inhalts nachgewiesen werden.
Qualifizierte Signatur
Die qualifizierte Signatur ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und ersetzt die gesetzlich geforderte Schriftform. Sie garantiert vor Gericht die Echtheit und Unveränderbarkeit eines Dokuments und wird vor allem für vertrauliche, rechtlich verbindliche Dokumente verwendet. Ihre Erstellung erfordert eine strenge Identitätsprüfung, meist durch ein spezielles Kartenlesegerät, sowie die Nutzung einer digitalen und visuellen Signatur. Aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen findet sie vor allem im elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und offiziellen Institutionen Anwendung, um die rechtliche Gültigkeit digitaler Dokumente sicherzustellen.
Workplace Solutions mit CONET
Eine gute Zusammenarbeit ist sowohl innerhalb des Unternehmens als auch über Unternehmensgrenzen hinweg ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Wir unterstützen Sie dabei, die passenden Lösungen für Sie, Ihre Mitarbeitenden und externe Anwender wie Kunden und Partner zu finden. Das kann beispielsweise eine Einführung von Microsoft Teams als das Standardwerkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit sein.
Zu unseren Leistungen
Funktionsweise & Vorteile von SharePoint eSignature
SharePoint eSignature ist eine in das Microsoft-365-Ökosystem integrierte Funktion, die es ermöglicht, PDF-Dokumente einfach und schnell mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Diese Lösung bietet Unternehmen die Flexibilität, sowohl interne als auch externe Empfänger zur Unterzeichnung von Dokumenten einzuladen, wodurch der gesamte digitale Geschäftsprozess erheblich vereinfacht wird.
Der Ablauf ist effizient und benutzerfreundlich: Beim Absenden wird eine Signaturanforderung gestellt, das Dokument wird an die empfangende Person gesendet, die es prüft und nach der Überprüfung signiert. Anschließend wird das signierte Dokument an den Absendenden zurückgeschickt. Eine Kopie des unterschriebenen Dokuments wird automatisch an einem zentralen Speicherort in SharePoint abgelegt, sodass der gesamte Prozess sicher und nachvollziehbar archiviert wird. Der Signaturprozess gilt als abgeschlossen, sobald das Dokument gespeichert wurde.
Dabei werden aktuell digitale Signaturen über Adobe Acrobat mit AdobeSign, sowie DocuSign unterstützt. In Zukunft sollen weitere Signaturanbieter integriert werden.
Wer kann SharePoint eSignature nutzen?
Die Funktionen rund um SharePoint eSignature sind im erweiterten Funktionsumfang von SharePoint Premium enthalten. Dieses Zusatzpaket bietet wertvolle Features, die im Standardangebot von SharePoint Online nicht verfügbar sind. Um SharePoint Premium und damit auch eSignature zu nutzen, ist der Erwerb einer zusätzlichen Lizenz erforderlich. Darüber hinaus wird SharePoint eSignature als Pay-as-you-Go-Service angeboten. Bei diesem Modellwird jeder Signaturprozess separat abgerechnet.
Da SharePoint eSignature eine integrierte Funktion von Microsoft 365 ist, wird vorausgesetzt, dass die zu signierenden Dokumente in SharePoint abgelegt sind. Hier bietet es sich an, beispielsweise Projekträume in SharePoint zu nutzen, in denen die Dokumente für die Signatur gespeichert werden.
Anwendungsbeispiele für SharePoint eSignature
SharePoint eSignature eignet sich hervorragend für den Onboarding-Prozess, indem es eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit bietet, Dokumente und Laufzettel digital zu signieren. Diese effiziente Lösung erleichtert den gesamten Prozess und spart wertvolle Zeit. Auch im Vertriebsprozess bietet SharePoint eSignature eine effektive Möglichkeit, Dokumente zügig zu unterzeichnen, wodurch der Vertriebsablauf insgesamt optimiert wird.
Darüber hinaus kann SharePoint eSignature in sämtlichen Prozessen eingesetzt werden, bei denen Verträge, Vereinbarungen oder Rechnungen digital signiert werden müssen – und das ohne die Notwendigkeit eines Medienbruchs. Durch die nahtlose digitale Signatur können Unternehmen ihre Prozesse erheblich effizienter gestalten, die Verwaltung vereinfachen und den gesamten Workflow optimieren.
Fazit
Die Integration von SharePoint eSignature in den digitalen Geschäftsalltag bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Von der Zeit- und Kostenersparnis bis hin zu einer höheren Sicherheit und verbesserten Nachverfolgbarkeit von Dokumenten. Durch die Nutzung elektronischer Signaturen, sei es in Form einer einfachen, fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur, können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und bürokratische Hürden abbauen. SharePoint eSignature ermöglicht hierbei eine schnelle und einfache Signatur von Dokumenten. Anwendungsbeispiele wie das Onboarding oder der Vertriebsprozess zeigen, wie vielseitig diese Lösung eingesetzt werden kann, um Dokumente zu signieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit der fortschreitenden Integration weiterer Signaturanbieter wird SharePoint eSignature in Zukunft noch flexibler und vielseitiger, sodass Unternehmen von einer noch umfassenderen digitalen Signaturlösung profitieren können.
