Esker, ein führender Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse, hat ein Automatisierungsprojekt für die europäische Niederlassung von Qualicaps erfolgreich abgeschlossen. Bei einer Menge von mehr als 60.000 Dokumenten pro Jahr suchte Qualicaps, eine weltweit tätige Firma für medizinischen Bedarf, nach Möglichkeiten, die Bearbeitung wichtiger Geschäftsdokumente, Fertigungsunterlagen und Lieferantenrechnungen zu automatisieren.
Die europäische Zentrale von Qualicaps in Madrid übernahm die Leitung des Projekts, das alle europäischen Werke umfasste und aus zwei Phasen bestand. In der ersten Phase wurde der Versand von Analysezertifikaten und Fertigungsunterlagen an Kunden automatisiert. In der zweiten Phase erfolgte anschließend die Implementierung der Automatisierungslösung für Lieferantenrechnungen.
Analysezertifikate
Vor der Implementierung der Esker-Lösung wurden die von einem IBM AS/400-System erzeugten Analysezertifikate in mehr als 150 verschiedenen Layouts von Qualicaps manuell in ein PDF-Format umgewandelt. Aufgrund der zahlreichen Prüf- und Freigabeprozesse durch verschiedene Mitarbeiter war es schwierig, nachträglich Änderungen vorzunehmen. Durch die Automatisierung vereinfachte Esker diesen langwierigen Formatierungs- und Prüfprozess nicht nur, sondern reduzierte auch die Zahl der Layouts und ermöglichte die elektronische Freigabe und Archivierung von Dokumenten.
Fertigungsunterlagen und Berichterstellung
Vor der Einführung der Esker-Lösung waren Produktion und Druck von Dokumenten sehr zeitaufwändig. Aus 50 unterschiedlichen Papiertypen, -farben und -größen musste manuell ein Dokumenttyp ausgewählt werden. Dokumente werden jetzt dynamisch anhand definierbarer Regeln erstellt. Durch diese Verschlankung des Prozesses spart Qualicaps bei der Dokumentenverarbeitung täglich bis zu fünf Stunden ein. Die Esker-Technologie wurde direkt in das IBM AS/400-System integriert. Außerdem optimierte Esker die Berichterstellung von Qualicaps, da Berichte nun direkt in der Esker-Lösung inklusive grafischer Aufbereitung generiert und elektronisch archiviert werden. So werden wichtige Entscheidungsfindungsprozesse vereinfacht und der Kundenservice optimiert.
Lieferantenrechnungen
In der zweiten Phase wurden die Prozesse ersetzt, mit denen die Lieferantenrechnungen bisher geprüft wurden. Etwa 9000 Lieferantenrechnungen jährlich trafen per Post bei Qualicaps ein und wurden dann auf dem Weg zur endgültigen Freigabe individuell weitergeleitet und von verschiedenen Abteilungen manuell geprüft. Dadurch gab es erhebliche Zeitverzögerungen. Durch die intelligente Erfassung, die elektronischen Workflows und die automatisierten Bearbeitungsfunktionen der Esker Accounts Payable-Lösung konnte Qualicaps den Freigabeprozess für Lieferantenrechnungen konsolidieren und somit auch die Effizienz, Kontrolle und Transparenz steigern. Die eingescannten Lieferantenrechnungen werden nun in einen automatisierten Prozess für eine Freigabe nach dem Erhalt einbezogen. Intelligente Datenerfassung und optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglichen die präzise Extraktion und Erfassung der relevanten Rechnungsinformationen. Die Rechnungen werden an die zuständigen Geschäftseinheiten weitergeleitet, wo die autorisierten Mitarbeiter rechtzeitig darauf hingewiesen werden, dass sie das Dokument freigeben müssen, um die Zahlungsfrist einzuhalten.
"Dank Esker haben wir den Bearbeitungsprozess vom Erhalt der Rechnung über die Freigabe bis zur Zahlung um 70 % beschleunigt", so Jose Angel Martínez, IT-Manager, Qualicaps Europa. "Zudem konnten wir für die Prozessverwaltung einiger wichtiger Geschäftsdokumente eine Steigerung um 70 % verbuchen. Daraus ergibt sich eine deutliche Effizienzsteigerung in unseren Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten. Unsere Cashflow-Prognosen sind deutlich transparenter, und unsere Lieferanten erhalten die Zahlungen erheblich schneller. Die Implementierung der Esker-Lösung war ein Gewinn für alle Beteiligten."
Die europäische Zentrale von Qualicaps in Madrid übernahm die Leitung des Projekts, das alle europäischen Werke umfasste und aus zwei Phasen bestand. In der ersten Phase wurde der Versand von Analysezertifikaten und Fertigungsunterlagen an Kunden automatisiert. In der zweiten Phase erfolgte anschließend die Implementierung der Automatisierungslösung für Lieferantenrechnungen.
Analysezertifikate
Vor der Implementierung der Esker-Lösung wurden die von einem IBM AS/400-System erzeugten Analysezertifikate in mehr als 150 verschiedenen Layouts von Qualicaps manuell in ein PDF-Format umgewandelt. Aufgrund der zahlreichen Prüf- und Freigabeprozesse durch verschiedene Mitarbeiter war es schwierig, nachträglich Änderungen vorzunehmen. Durch die Automatisierung vereinfachte Esker diesen langwierigen Formatierungs- und Prüfprozess nicht nur, sondern reduzierte auch die Zahl der Layouts und ermöglichte die elektronische Freigabe und Archivierung von Dokumenten.
Fertigungsunterlagen und Berichterstellung
Vor der Einführung der Esker-Lösung waren Produktion und Druck von Dokumenten sehr zeitaufwändig. Aus 50 unterschiedlichen Papiertypen, -farben und -größen musste manuell ein Dokumenttyp ausgewählt werden. Dokumente werden jetzt dynamisch anhand definierbarer Regeln erstellt. Durch diese Verschlankung des Prozesses spart Qualicaps bei der Dokumentenverarbeitung täglich bis zu fünf Stunden ein. Die Esker-Technologie wurde direkt in das IBM AS/400-System integriert. Außerdem optimierte Esker die Berichterstellung von Qualicaps, da Berichte nun direkt in der Esker-Lösung inklusive grafischer Aufbereitung generiert und elektronisch archiviert werden. So werden wichtige Entscheidungsfindungsprozesse vereinfacht und der Kundenservice optimiert.
Lieferantenrechnungen
In der zweiten Phase wurden die Prozesse ersetzt, mit denen die Lieferantenrechnungen bisher geprüft wurden. Etwa 9000 Lieferantenrechnungen jährlich trafen per Post bei Qualicaps ein und wurden dann auf dem Weg zur endgültigen Freigabe individuell weitergeleitet und von verschiedenen Abteilungen manuell geprüft. Dadurch gab es erhebliche Zeitverzögerungen. Durch die intelligente Erfassung, die elektronischen Workflows und die automatisierten Bearbeitungsfunktionen der Esker Accounts Payable-Lösung konnte Qualicaps den Freigabeprozess für Lieferantenrechnungen konsolidieren und somit auch die Effizienz, Kontrolle und Transparenz steigern. Die eingescannten Lieferantenrechnungen werden nun in einen automatisierten Prozess für eine Freigabe nach dem Erhalt einbezogen. Intelligente Datenerfassung und optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglichen die präzise Extraktion und Erfassung der relevanten Rechnungsinformationen. Die Rechnungen werden an die zuständigen Geschäftseinheiten weitergeleitet, wo die autorisierten Mitarbeiter rechtzeitig darauf hingewiesen werden, dass sie das Dokument freigeben müssen, um die Zahlungsfrist einzuhalten.
"Dank Esker haben wir den Bearbeitungsprozess vom Erhalt der Rechnung über die Freigabe bis zur Zahlung um 70 % beschleunigt", so Jose Angel Martínez, IT-Manager, Qualicaps Europa. "Zudem konnten wir für die Prozessverwaltung einiger wichtiger Geschäftsdokumente eine Steigerung um 70 % verbuchen. Daraus ergibt sich eine deutliche Effizienzsteigerung in unseren Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten. Unsere Cashflow-Prognosen sind deutlich transparenter, und unsere Lieferanten erhalten die Zahlungen erheblich schneller. Die Implementierung der Esker-Lösung war ein Gewinn für alle Beteiligten."
