Die Herausforderung besteht vor allem darin, die einheitliche Darstellung von E-Mail-Signaturen abteilungs- und standortübergreifend so sicherzustellen, dass Angaben zu Unternehmen jederzeit schnell geändert werden können und zugleich Mitarbeiter entlastet werden. Auch das zügige Anpassen an Änderungen seitens des Gesetzgebers ist maßgeblich. Genau hierfür bietet GROUP Technologies, der Geschäftsbereich E-Mail, Archivierung und Administration der GROUP Business Software AG, mit iQ.Suite Trailer eine Lösung mit zentralem Management-Ansatz. Damit wird erreicht, dass nicht jeder einzelne Mitarbeiter für die Angaben innerhalb seiner Signatur Sorge tragen muss. Denn die Einstellungen werden an zentraler Stelle im System vorgenommen und automatisch in jede ausgehende E-Mail eingebunden. Mit iQ.Suite Trailer wird somit eine international einheitliche Corporate Identity gewahrt und Rechtssicherheit durch Einbindung von Pflichtangaben und Haftungsausschlüssen erreicht.
"Eine einheitliche Außendarstellung in der internationalen E-Mail-Kommunikation ist gerade im Kontakt mit Geschäftspartnern und Kunden immens wichtig. Daher geben wir Unternehmen mit iQ.Suite Trailer eine zentrale Management-Lösung an die Hand, welche die Vorgaben der Corporate Identity dank intelligenter, mehrsprachiger Textbausteine in den gewünschten Sprachen umsetzt", beschreibt Herbert Reder, Managing Director bei GROUP Technologies, den Leistungsumfang der Lösung.
Diese erweist sich darüber hinaus als höchst anpassungsfähig: Denn per Regelwerk kann zentral festgelegt werden, um welche Bestandteile und Angaben die ausgehenden E-Mails der Mitarbeiter ergänzt werden sollen. So wird nicht nur ein einheitliches Erscheinungsbild erreicht, sondern anhand definierter Regeln die Erweiterung um zusätzliche Informationen ermöglicht. Unternehmen können auf diese Weise zum Beispiel auf Marketingaktivitäten wie Messen oder eigene Veranstaltungen hinweisen und die relevanten Angaben für einen fest definierten Zeitraum zentral ergänzen.
"iQ.Suite Trailer ermöglicht eine jeweils auf den Mitarbeiter zugeschnittene E-Mail-Signatur in der Sprache des E-Mail-Empfängers und gewährleistet dennoch eine einheitliche Außendarstellung. Zugleich trägt die Lösung ihren Teil zu einer gesetzeskonformen E-Mail-Kommunikation bei und mindert das Haftungsrisiko von Unternehmen deutlich", zeigt sich Reder überzeugt.
Weitere Informationen unter http://www.group-technologies.com/...