Im Zeitalter der Digitalisierung und des papierlosen Büros wirken Personalakten in Papierform wie ein Relikt aus der Vergangenheit. Die technischen Möglichkeiten stehen bereit, die Papierakte durch eine elektronische Personalakte zu ersetzen. Unternehmen profitieren davon: Die Kosten für große Aktenarchive entfallen, Transport-, Zugriffs- und Suchzeiten werden drastisch reduziert. Mitarbeitern und Führungskräften kann Zugriff auf Akten oder Teilen von diesen gewährt werden. Auch gleichzeitige Zugriffe auf dieselbe Akte und der Zugriff auf ein räumlich entferntes Archiv über sichere Leitungen sind möglich.
HR Solutions kombiniert sein Personal-Management-System HRS PMS mit der digitalen Akte. Das Ergebnis ist HRS PAMS – das Elektronische Personalakten Management System. Es bietet dem Personalbereich Zugriff auf vollständig digitalisierte Akten. Mitarbeiter und Management greifen über einen Portalzugriff sicher auf ihre Akten zu.
Das System unterstützt das Management von elektronischen Personalakten in jedem Schritt. Es ermöglicht komfortables Scannen und Zuordnen der Akten vom Arbeitsplatz aus. Bereits hier werden die Dokumente den entsprechenden Dokumentenarten zugeordnet und das Belegdatum gepflegt, um zu gewährleisten, dass kein Dokument über seine Aufbewahrungsfrist hinaus im System verweilt. Der Zugriff auf das System an sich erfolgt wahlweise passwortgeschützt oder per Single-Sign-On (SSO) über einen gängigen Internet-Browser oder über Lotus Notes. Ein differenziertes Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Anwender nur die Personalakten sehen und ausdrucken kann, für die er die Berechtigungen hat.
Der für die Personalakten verantwortliche Personalbereich wird über Wiedervorlagen darüber informiert, wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Diese Dokumente werden dann vom System zur Löschung freigegeben. Alle anderen Dokumente werden revisionssicher aufbewahrt.
Das System ist konform zu allen gesetzlichen Bestimmungen, namentlich den Schutz personenbezogener Daten, den Mitbestimmungsrechen der Mitarbeiter, der revisionssicheren Aufbewahrung und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Es ist zu berücksichtigen, dass die Einführung einer Elektronischen Personalakte am besten in Form eines Projekts erfolgt. Die Erfolgsfaktoren bei der Einführung sind ein solides Konzept, das auf einer gründlichen Ist-Analyse beruht, einer guten Kommunikation innerhalb des Projektteams und der Unterstützung des Projekts durch Unternehmensführung und Arbeitnehmervertretung.
HRS PAMS wird auf der Personalmesse München 2006 am 15. und 16. November und am 30. November 2006 auf einer Inhouse-Veranstaltung in den Geschäftsräumen der HR Solutions GmbH vorgestellt. Messekarten sowie Agenda und Anmeldeformular für die Inhouse-Veranstaltung sind unter hr_solutions@hr-solutions.de (Or-ganisations-Team) erhältlich.
HR Solutions kombiniert sein Personal-Management-System HRS PMS mit der digitalen Akte. Das Ergebnis ist HRS PAMS – das Elektronische Personalakten Management System. Es bietet dem Personalbereich Zugriff auf vollständig digitalisierte Akten. Mitarbeiter und Management greifen über einen Portalzugriff sicher auf ihre Akten zu.
Das System unterstützt das Management von elektronischen Personalakten in jedem Schritt. Es ermöglicht komfortables Scannen und Zuordnen der Akten vom Arbeitsplatz aus. Bereits hier werden die Dokumente den entsprechenden Dokumentenarten zugeordnet und das Belegdatum gepflegt, um zu gewährleisten, dass kein Dokument über seine Aufbewahrungsfrist hinaus im System verweilt. Der Zugriff auf das System an sich erfolgt wahlweise passwortgeschützt oder per Single-Sign-On (SSO) über einen gängigen Internet-Browser oder über Lotus Notes. Ein differenziertes Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Anwender nur die Personalakten sehen und ausdrucken kann, für die er die Berechtigungen hat.
Der für die Personalakten verantwortliche Personalbereich wird über Wiedervorlagen darüber informiert, wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Diese Dokumente werden dann vom System zur Löschung freigegeben. Alle anderen Dokumente werden revisionssicher aufbewahrt.
Das System ist konform zu allen gesetzlichen Bestimmungen, namentlich den Schutz personenbezogener Daten, den Mitbestimmungsrechen der Mitarbeiter, der revisionssicheren Aufbewahrung und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Es ist zu berücksichtigen, dass die Einführung einer Elektronischen Personalakte am besten in Form eines Projekts erfolgt. Die Erfolgsfaktoren bei der Einführung sind ein solides Konzept, das auf einer gründlichen Ist-Analyse beruht, einer guten Kommunikation innerhalb des Projektteams und der Unterstützung des Projekts durch Unternehmensführung und Arbeitnehmervertretung.
HRS PAMS wird auf der Personalmesse München 2006 am 15. und 16. November und am 30. November 2006 auf einer Inhouse-Veranstaltung in den Geschäftsräumen der HR Solutions GmbH vorgestellt. Messekarten sowie Agenda und Anmeldeformular für die Inhouse-Veranstaltung sind unter hr_solutions@hr-solutions.de (Or-ganisations-Team) erhältlich.
