Durch die Portalfunktionen kann jeder Mitarbeiter nachvollziehen, wer was wann geändert hat. Per Workflow werden die zuständigen Personen wie Sachbearbeiter, Gutachter und Abrechnungsstelle benachrichtigt. Integriert ist ebenfalls ein Eskalationsmanagement, sodass Termine nicht ohne eine Reaktion verstreichen. Somit trägt die SharePoint-Technologie dazu bei, den Reklamationsprozess zu beschleunigen, Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Die zeitsparende Lösung wird individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst. Zuvor nehmen die Berater von Locatech die Anforderungen des Unternehmens an den individuellen Reklamationsprozess auf und gleichen diese gegen die Funktionen der Locatech-Reklamationsverarbeitung ab. Bestimmte organisatorische "Hausaufgaben" müssen vor Einführung der automatisierten Lösung vollständig gemacht sein, speziell auch im Hinblick auf die genaue Definition von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten.
"Vor allem mittelständischen Unternehmen haben die Reklamationsbearbeitung noch nicht standardisiert. Dies zeigt, dass Kundenbeschwerden noch keine angemessene Bedeutung beigemessen wird. Sie werden stattdessen oft verdrängt und individuell bearbeitet", ist die Erfahrung von Locatech-Geschäftsführer Dirk Löhn. Der IT-Experte weist darauf hin, dass eine Kundenbeschwerde ein grundsätzliches Interesse an einer Zusammenarbeit demonstriert. Der Kunde gibt damit seinem Lieferanten die Chance, sich in einem bestimmten Bereich zu verbessern. Unternehmen, die ihr Reklamationsmanagement mithilfe des SharePoint-Portals vereinheitlichen, können damit gezielt die eigenen Prozesse prüfen, die Qualität sichern und die Bindung zu ihren Kunden verbessern.