Verstaubte Archive gehören in immer mehr Firmen der Vergangenheit an, doch auch die digitale Welt hat ihre Gesetze. Handelsbriefe in Mailform müssen wie einst die Papiere mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. In Zeiten sich stetig wandelnder Systeme nicht unproblematisch, doch es kann geholfen werden.
Der Briefverkehr von Unternehmen wird längst zu großen Teil via Email abgewickelt - im besten und kostengünstigen Fall papierlos. Doch auch in dieser modernen, digitalen Welt fordert der Staat besonders im Bereich des Finanzwesens Transparenz und Prüfungsmöglichkeiten über viele Jahre ein. "Früher wurden die Briefe einfach in Ordnern abgeheftet. Ein ganz normaler Vorgang. Genau diesen Prozess fordert das Bundesfinanzministerium von Unternehmen auch bei Emails, die als Handelsbriefe zu werten sind", erklärt Jörg Wendland, der Leiter des Applikationsmanagements bei ScanPlus.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Ein trockener Satz, aber mit weitgreifenden Folgen bei Missachtung. Schließlich droht ein so genanntes Verzögerungsgeld von 2500 bis 250 000 Euro vor.
Nun ist die Speicherung und Archivierung von Mails, also des elektronischen Originals, zum Beispiel im PDF-Format die leichteste Übung, doch hält diese Form einer bissigen Umsatzsteuerprüfung stand? "Viele Unternehmen wissen, dass sie gesetzeskonform archivieren müssen. Inzwischen wird aber auch mit der Angst der Unternehmer gespielt und viele Stempel mit dem Aufdruck gesetzeskonform sind ihr Geld nicht wert", erklärt Wendland. Es gehe darum Kunden den technischen Part aus der Hand zu nehmen und auf Geschäftsprozessebene zu unterstützen. Denn trotz sich stetig verändernder Betriebssysteme müsse zumindest bei dieser Art der Datensicherung die Revisionssicherheit sichergestellt werden, etwa über digitale Signaturen oder Hashwerte.
Allerdings können die Algorithmen eben dieser Signaturen bereits nach zwei Jahren geknackt sein. Um dieser Probleme Herr zu werden, braucht es die geeigneten Experten, die den Kunden Garantien für die Revisionssicherheit und eine zuvor fixierte Dauer geben und immer neue Prüfnummern vergeben. Auch die möglichen Probleme mit alten Festplatten, Laufwerken oder Bändern werden vom Anbieter gelöst. "Mit der so genannten Wolke haben wir das ideale Werkzeug, um diesen Dienst zur Verfügung zu stellen", erklärt Wendland, der überzeugend erklären kann, wie der Schutz vor Zugriffen funktioniert: "Daten werden verschlüsselt, bevor sie ins System übertragen werden. Der Schlüssel, und das ist sehr wichtig, liegt beim Kunden." Bei ScanPlus seien die Daten auch schon deshalb gut aufgehoben, da sie in drei voneinander unabhängigen Rechenzentren in Ulm, Frankfurt und der Schweiz räumlich von einander getrennt gesichert und zudem zweimal gespiegelt seien.
Die Nutzung ist, versichert Wendland, kinderleicht und funktioniert ohne Spezialsoftware: "Die Archivierung lässt sich mit jedem herkömmlichen Email-System kombinieren Es muss nur das Rooting angepasst werden." Soll heißen, die papierlose Zeit kann kommen - zumindest im Bereich der Finanzbuchhaltung und des Handels.
Die Anforderungen der GDPdU an die Aufbewahrung von Rechnungen sind unter anderem:
- Die Rechnung muss eine qualifizierte elektronische Signatur haben.
- Der Empfänger muss die Signatur auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung prüfen und das Ergebnis dokumentieren.
- Der Empfänger muss die Rechnung auf einem Datenträger speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt.
- Der Empfänger muss den Eingang der Rechnung, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung protokollieren.
- Der Empfänger muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme" (GoBS) entsprechen.
Ähnliche Anforderungen gelten für die Aufbewahrung sonstiger aufbewahrungspflichtiger digitaler Unterlagen.
Der Briefverkehr von Unternehmen wird längst zu großen Teil via Email abgewickelt - im besten und kostengünstigen Fall papierlos. Doch auch in dieser modernen, digitalen Welt fordert der Staat besonders im Bereich des Finanzwesens Transparenz und Prüfungsmöglichkeiten über viele Jahre ein. "Früher wurden die Briefe einfach in Ordnern abgeheftet. Ein ganz normaler Vorgang. Genau diesen Prozess fordert das Bundesfinanzministerium von Unternehmen auch bei Emails, die als Handelsbriefe zu werten sind", erklärt Jörg Wendland, der Leiter des Applikationsmanagements bei ScanPlus.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Ein trockener Satz, aber mit weitgreifenden Folgen bei Missachtung. Schließlich droht ein so genanntes Verzögerungsgeld von 2500 bis 250 000 Euro vor.
Nun ist die Speicherung und Archivierung von Mails, also des elektronischen Originals, zum Beispiel im PDF-Format die leichteste Übung, doch hält diese Form einer bissigen Umsatzsteuerprüfung stand? "Viele Unternehmen wissen, dass sie gesetzeskonform archivieren müssen. Inzwischen wird aber auch mit der Angst der Unternehmer gespielt und viele Stempel mit dem Aufdruck gesetzeskonform sind ihr Geld nicht wert", erklärt Wendland. Es gehe darum Kunden den technischen Part aus der Hand zu nehmen und auf Geschäftsprozessebene zu unterstützen. Denn trotz sich stetig verändernder Betriebssysteme müsse zumindest bei dieser Art der Datensicherung die Revisionssicherheit sichergestellt werden, etwa über digitale Signaturen oder Hashwerte.
Allerdings können die Algorithmen eben dieser Signaturen bereits nach zwei Jahren geknackt sein. Um dieser Probleme Herr zu werden, braucht es die geeigneten Experten, die den Kunden Garantien für die Revisionssicherheit und eine zuvor fixierte Dauer geben und immer neue Prüfnummern vergeben. Auch die möglichen Probleme mit alten Festplatten, Laufwerken oder Bändern werden vom Anbieter gelöst. "Mit der so genannten Wolke haben wir das ideale Werkzeug, um diesen Dienst zur Verfügung zu stellen", erklärt Wendland, der überzeugend erklären kann, wie der Schutz vor Zugriffen funktioniert: "Daten werden verschlüsselt, bevor sie ins System übertragen werden. Der Schlüssel, und das ist sehr wichtig, liegt beim Kunden." Bei ScanPlus seien die Daten auch schon deshalb gut aufgehoben, da sie in drei voneinander unabhängigen Rechenzentren in Ulm, Frankfurt und der Schweiz räumlich von einander getrennt gesichert und zudem zweimal gespiegelt seien.
Die Nutzung ist, versichert Wendland, kinderleicht und funktioniert ohne Spezialsoftware: "Die Archivierung lässt sich mit jedem herkömmlichen Email-System kombinieren Es muss nur das Rooting angepasst werden." Soll heißen, die papierlose Zeit kann kommen - zumindest im Bereich der Finanzbuchhaltung und des Handels.
Die Anforderungen der GDPdU an die Aufbewahrung von Rechnungen sind unter anderem:
- Die Rechnung muss eine qualifizierte elektronische Signatur haben.
- Der Empfänger muss die Signatur auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung prüfen und das Ergebnis dokumentieren.
- Der Empfänger muss die Rechnung auf einem Datenträger speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt.
- Der Empfänger muss den Eingang der Rechnung, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung protokollieren.
- Der Empfänger muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme" (GoBS) entsprechen.
Ähnliche Anforderungen gelten für die Aufbewahrung sonstiger aufbewahrungspflichtiger digitaler Unterlagen.
