Mit der DEICHMANN-Gruppe hat die Scanpoint Deutschland GmbH den größten Schuheinzelhändler in Europa als neuen Kunden gewonnen. Im Zuge der Einführung eines elektronischen Archivsystems wird der Scandienstleister innerhalb von nur sechs Wochen rund 2.000 Bauakten mit ca. 900.000 Blatt digitalisieren und im Langzeitarchivformat PDF/A dem Kunden zur Verfügung stellen. DEICHMANN vereinfacht damit die Bearbeitung der Bauakten innerhalb der zuständigen Abteilung. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter einen besseren Zugriff auf die Dokumente. Scanpoint erhielt aufgrund seiner zuverlässigen Arbeitsweise und hohen Qualität bei einem Testbetrieb sowie dem besten Preis-Leistungsverhältnis den Zuschlag.
Die Herausforderung in diesem Projekt besteht darin, dass die zu digitalisierenden Bauakten sowohl klassische Dokumente im DIN A4-Format als auch großformatige Baupläne von DIN A2 bis DIN A0 umfassen. Das ist für die Digitalisierungsspezialisten von Scanpoint mit ihrem umfassenden Know-how und Equipment kein Problem. Die Dokumente werden mit dem Hochleistungsscanner Slam 24 von IBML digitalisiert und die Bauakten mit einem Planscanner. Damit Pläne und Dokumente wieder „zueinanderfinden“ wird innerhalb der Akte an der Position, an der sich ein Bauplan befindet, ein Barcodeblatt eingelegt. Der Bauplan erhält den gleichen Barcode. Durch das Auslesen der beiden Barcodes werden die Dokumente elektronisch wieder zusammengeführt.
Die Mitarbeiter von DEICHMANN brauchen sich um nichts zu kümmern. Scanpoint holt die verpackten Akten vom Stammsitz in Essen ab und transportiert sie zur Produktionsstätte nach Oberhausen. Hier erfolgt die Aktenaufbereitung und die Digitalisierung in chronologischer Reihenfolge mit Registertrennung. Sämtliche Dokumente werden mit einer fünfstelligen Objektnummer versehen. Die DEICHMANN-Mitarbeiter greifen dann über diese Nummer auf die Dokumente in Sekundenschnelle zu. „Wenn unsere Mitarbeiter den Inhalt einer Bauakte benötigten, mussten sie bisher im Archivraum in meterlangen Regalen danach suchen“, erläutert Klaus Hachenberg, Leiter IS SAP bei DEICHMANN. „Durch das elektronische Archiv können sie dann direkt von ihrem Arbeitsplatz auf die Dokumente und Bauakten zugreifen.“
DEICHMANN erhält die digitalisierten Bauakten als PDF/A-Dateien. PDF/A ist der ISO-Standard für Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Im Vergleich zum TIFF-Format hat es vor allem den Vorteil, dass die Dateien volltextdurchsuchbar und kleiner sind. Die Konvertierung nach PDF/A übernimmt eine Software der LuraTech Europe GmbH, die gleichzeitig die Dateigrößen auf ein Minimum reduziert. Die Akten werden nach der Digitalisierung drei Monate bei Scanpoint zwischengelagert. Danach erfolgt voraussichtlich die Vernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Über Heinrich Deichmann-Schuhe GmbH & Co. KG:
Die DEICHMANN-Gruppe mit Stammsitz in Essen befindet sich zu 100 Prozent im Besitz der Gründerfamilie. Das Unternehmen ist Marktführer im deutschen und europäischen Schuheinzelhandel und beschäftigt weltweit rund 26.500 Mitarbeiter in rund 2.300 Filialen (davon über 1.100 in Deutschland). Unter dem Namen DEICHMANN werden Filialen geführt in Deutschland, Österreich, Großbritannien, Dänemark, Polen, Slowakei, Ungarn, Tschechien, Slowenien und der Türkei. Darüber hinaus ist die Gruppe vertreten in der Schweiz (Dosenbach/Ochsner/Ochsner Sport), in den Niederlanden (van Haren) und in den USA (Rack Room Shoes/Off Broadway). 2007 kamen als neue Länder hinzu: Schweden, Rumänien und Kroatien.
Die Herausforderung in diesem Projekt besteht darin, dass die zu digitalisierenden Bauakten sowohl klassische Dokumente im DIN A4-Format als auch großformatige Baupläne von DIN A2 bis DIN A0 umfassen. Das ist für die Digitalisierungsspezialisten von Scanpoint mit ihrem umfassenden Know-how und Equipment kein Problem. Die Dokumente werden mit dem Hochleistungsscanner Slam 24 von IBML digitalisiert und die Bauakten mit einem Planscanner. Damit Pläne und Dokumente wieder „zueinanderfinden“ wird innerhalb der Akte an der Position, an der sich ein Bauplan befindet, ein Barcodeblatt eingelegt. Der Bauplan erhält den gleichen Barcode. Durch das Auslesen der beiden Barcodes werden die Dokumente elektronisch wieder zusammengeführt.
Die Mitarbeiter von DEICHMANN brauchen sich um nichts zu kümmern. Scanpoint holt die verpackten Akten vom Stammsitz in Essen ab und transportiert sie zur Produktionsstätte nach Oberhausen. Hier erfolgt die Aktenaufbereitung und die Digitalisierung in chronologischer Reihenfolge mit Registertrennung. Sämtliche Dokumente werden mit einer fünfstelligen Objektnummer versehen. Die DEICHMANN-Mitarbeiter greifen dann über diese Nummer auf die Dokumente in Sekundenschnelle zu. „Wenn unsere Mitarbeiter den Inhalt einer Bauakte benötigten, mussten sie bisher im Archivraum in meterlangen Regalen danach suchen“, erläutert Klaus Hachenberg, Leiter IS SAP bei DEICHMANN. „Durch das elektronische Archiv können sie dann direkt von ihrem Arbeitsplatz auf die Dokumente und Bauakten zugreifen.“
DEICHMANN erhält die digitalisierten Bauakten als PDF/A-Dateien. PDF/A ist der ISO-Standard für Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Im Vergleich zum TIFF-Format hat es vor allem den Vorteil, dass die Dateien volltextdurchsuchbar und kleiner sind. Die Konvertierung nach PDF/A übernimmt eine Software der LuraTech Europe GmbH, die gleichzeitig die Dateigrößen auf ein Minimum reduziert. Die Akten werden nach der Digitalisierung drei Monate bei Scanpoint zwischengelagert. Danach erfolgt voraussichtlich die Vernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Über Heinrich Deichmann-Schuhe GmbH & Co. KG:
Die DEICHMANN-Gruppe mit Stammsitz in Essen befindet sich zu 100 Prozent im Besitz der Gründerfamilie. Das Unternehmen ist Marktführer im deutschen und europäischen Schuheinzelhandel und beschäftigt weltweit rund 26.500 Mitarbeiter in rund 2.300 Filialen (davon über 1.100 in Deutschland). Unter dem Namen DEICHMANN werden Filialen geführt in Deutschland, Österreich, Großbritannien, Dänemark, Polen, Slowakei, Ungarn, Tschechien, Slowenien und der Türkei. Darüber hinaus ist die Gruppe vertreten in der Schweiz (Dosenbach/Ochsner/Ochsner Sport), in den Niederlanden (van Haren) und in den USA (Rack Room Shoes/Off Broadway). 2007 kamen als neue Länder hinzu: Schweden, Rumänien und Kroatien.
