Die Scanpoint Deutschland GmbH hat von Europas größtem Softwareunternehmen, der SAP AG, einen prestigeträchtigen Auftrag erhalten. Der Dokumentendienstleister scannt die monatlich rund 75.000 anfallenden Reisekostenbelege und stellt sie SAP innerhalb von 24 Stunden digital mit elektronischer Signatur zur Verfügung. Unterschiedliche Belege wie kleine Parkscheine, Tankquittungen, Bewirtungs- oder Hotelrechnungen werden dabei von den Scanpoint-Mitarbeitern bearbeitet. Das stimmige Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die regionale Nähe waren für SAP die ausschlaggebenden Argumente, Scanpoint diesen Auftrag zu erteilen.
„Wir erhalten pro Monat die Abrechnungen zu etwa 15.000 Reisen mit durchschnittlich fünf Belegen pro Vorgang“, so Michaela Bernhard, zuständige Projektleiterin bei Scanpoint Deutschland. „Die Herausforderung besteht vor allem darin, das heterogene Beleggut effizient zu verarbeiten – angefangen von der Tankquittung auf Thermopapier im Längsformat, über kleine Parkscheine, handgeschriebene Taxirechnungen bis hin zu Hotelabrechnungen im DIN-A-4-Format. Diese transportiert ein Bote täglich von SAP in Walldorf zur Scanpoint-Zentrale nach Waldbronn. Die Reisebelege sind jeweils in separaten Briefumschlägen verpackt. Die Scanpoint-Mitarbeiter erstellen zunächst für jede Reise ein Deckblatt mit den Reisedaten, auf dem zusätzlich ein Barcode aufgebracht wird. Mit diesem können die einzelnen Belege einer bestimmten Reise zugeordnet werden.
Vor der Digitalisierung der heterogenen, gelegentlich schlecht lesbaren Belege werden diese entsprechend aufbereitet, so dass ein optimales Scan-Resultat erzielt wird. Ergebnis ist dann eine Multipage TIFF-Datei, die nach entsprechender Qualitätsprüfung mit einer elektronische Signatur versehen wird. Damit ist gewährleistet, dass die digitalen Images den Originalbelegen entsprechen. Scanpoint nutzt hierfür das Werkzeug von Openlimit. Schließlich übermittelt Scanpoint vier Mal täglich elektronisch die Reisekostenabrechnungen an SAP.
„Wir freuen uns natürlich sehr über diesen tollen Auftrag“, so Reinhard Stamm, Key-Account-Manager bei der Scanpoint Deutschland GmbH. „Die SAP AG als Kunden auf einer Referenzliste führen zu können, ist eine tolle Auszeichnung. Und SAP profitiert jetzt von einer beschleunigten Bearbeitung der Reisebelege bei minimalem Verlustrisiko und spart zusätzlich Platz, indem dank der elektronischen Signatur keine physische Ablage mehr nötig ist.“
„Wir erhalten pro Monat die Abrechnungen zu etwa 15.000 Reisen mit durchschnittlich fünf Belegen pro Vorgang“, so Michaela Bernhard, zuständige Projektleiterin bei Scanpoint Deutschland. „Die Herausforderung besteht vor allem darin, das heterogene Beleggut effizient zu verarbeiten – angefangen von der Tankquittung auf Thermopapier im Längsformat, über kleine Parkscheine, handgeschriebene Taxirechnungen bis hin zu Hotelabrechnungen im DIN-A-4-Format. Diese transportiert ein Bote täglich von SAP in Walldorf zur Scanpoint-Zentrale nach Waldbronn. Die Reisebelege sind jeweils in separaten Briefumschlägen verpackt. Die Scanpoint-Mitarbeiter erstellen zunächst für jede Reise ein Deckblatt mit den Reisedaten, auf dem zusätzlich ein Barcode aufgebracht wird. Mit diesem können die einzelnen Belege einer bestimmten Reise zugeordnet werden.
Vor der Digitalisierung der heterogenen, gelegentlich schlecht lesbaren Belege werden diese entsprechend aufbereitet, so dass ein optimales Scan-Resultat erzielt wird. Ergebnis ist dann eine Multipage TIFF-Datei, die nach entsprechender Qualitätsprüfung mit einer elektronische Signatur versehen wird. Damit ist gewährleistet, dass die digitalen Images den Originalbelegen entsprechen. Scanpoint nutzt hierfür das Werkzeug von Openlimit. Schließlich übermittelt Scanpoint vier Mal täglich elektronisch die Reisekostenabrechnungen an SAP.
„Wir freuen uns natürlich sehr über diesen tollen Auftrag“, so Reinhard Stamm, Key-Account-Manager bei der Scanpoint Deutschland GmbH. „Die SAP AG als Kunden auf einer Referenzliste führen zu können, ist eine tolle Auszeichnung. Und SAP profitiert jetzt von einer beschleunigten Bearbeitung der Reisebelege bei minimalem Verlustrisiko und spart zusätzlich Platz, indem dank der elektronischen Signatur keine physische Ablage mehr nötig ist.“
