Der aktuelle Legal Tech Report hat herausgefunden, dass die meisten der europäischen Anwaltskanzleien in der Cloud eine wichtige Zukunftstechnologie sehen. Etwas mehr als 37 Prozent der befragten Kanzleien gaben an, dass die Cloud-Migration zu den Top 3 ihrer Technologieinvestitionen gehört. Damit dieser Wechsel aber auch gelingt, bedarf es einer sorgfältigen Planung, zumal es dabei um sensible, vielfach personenbezogene Daten geht. Die nachstehende Checkliste bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte einer erfolgreichen Migration.
1. Strategie und Zielsetzung
1. Strategie und Zielsetzung
- Bedarfsanalyse durchführen: Welche IT-Dienste und Anwendungen sollen neben der Kanzleisoftware in der Cloud verfügbar sein?
- Kostenanalyse erstellen: Vergleich der Kosten zwischen On-Premises und Cloud (z. Hosting, Wartung, Lizenzkosten, Neuanschaffung, Zeitaufwand der Betreuung, Arbeitsplatz-Computer müssen weniger Leistung haben (günstiger) da Rechenleistung in der Cloud erfolgt).
- Langfristige Strategie definieren: Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit und zukünftige Bedürfnisse berücksichtigen. Insbesondere KI-Lösungen/-Erweiterungen für die Kanzleisoftware sollten in der Cloud verfügbar und smart angebunden sein.
- Prüfung der DSGVO-Konformität: Ist der Cloud-Anbieter DSGVO-konform?
- Rechenzentrum: Ist das Rechenzentrum nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert?
- Datenübertragungsvereinbarungen: Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Cloud-Anbieter.
- Speicherort der Daten: Sicherstellen, dass Daten in Deutschland gespeichert
- Rechtsanwaltsgeheimnis: Überprüfung, ob der Anbieter die Sicherheit für Berufsgeheimnisträger gewährleistet.
- Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur: Welche Hardware, Software und Dienste werden aktuell genutzt?
- Kompatibilität prüfen: Sind bestehende Anwendungen mit der Cloud-Plattform kompatibel und können dorthin übernommen werden?
- Sicherheitsanforderungen festlegen: Für ausreichende Verschlüsselung und Sicherheit
- Netzwerkanforderungen prüfen: Verfügbarkeit der Internetbandbreite prüfen und Upgraden.
- Anbieter evaluieren: Am besten eignen sich spezialisierte Anbieter für Rechtsanwälte.
- Dienstleistungsumfang: Welche Services (z. Backup, Monitoring, Update und Wartung der Kanzleisoftware) bietet der Anbieter an?
- Sicherheitszertifikat und Standard prüfen: ISO 27001-Zertifizierung und redundante Standorte in Deutschland sollten verfügbar sein – ebenso eine 100%ige EU-DSGVO-konform
- Kundensupport: Verfügbarkeit und Qualität des Supports prüfen.
- Kanzleidatenbestand: Alle Aktendaten Termine, Fristen, Beteiligte Personen, Abrechnungen und Dokumente, müssen in der Kanzleisoftware in der Cloud verlässlich vorhanden sein.
- Datenklassifikation: Kritische, sensible und weniger wichtige Daten Tipp: Bei dieser Gelegenheit, lässt sich auch gleich eine Datenbereinigung durchführen.
- Backup erstellen: Vollständige Sicherung aller Daten vor der Am besten wird dies vom Cloud-Dienstleister gewährleistet.
- Zeitplan erstellen: Festlegung von Ausfallzeiten und Kommunikationsplan mit den Hier sollte der Cloud-Dienstleister federführend sein.
- Identitäts- und Zugriffsmanagement: Rollenbasierte Zugriffsrechte definieren und
- Verschlüsselung aktivieren: Datenverschlüsselung für Speicherung und Übertragung
- Backup und Wiederherstellung: Automatische Backups und Notfallpläne
- Bei allen drei vorangegangen Punkten sollte der ausgewählte Dienstleister ein entsprechendes Konzept
- Mitarbeiterschulungen: Einführung in die Nutzung der Cloud-Umgebung sowie
- Dokumentation bereitstellen: Anleitungen zur Verfügung
- Supportstruktur aufbauen: Interne und externe Ansprechpartner für IT-Probleme
