Der Stichtag zur Nutzung der XRechnung rückt immer näher. Es gibt viele Leitfäden und viele Übergangsfristen. Hier eine schnelle Zusammenfassung.
Wird vom Bund ein Stichtag gesetzt, kann davon ausgegangen werden, dass es auch Übergangsfristen geben wird. So ist es auch im Falle der E-Rechnungen. Bis 31.12.2026 gilt die Übergangsregelung, dass weiterhin Papierrechnungen oder z.B. PDFs im inländischen B2B-Bereich zulässig sind, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt die Regelung sogar bis 31.12.2027. Auch EDI-Rechnungen dürfen bis Ende 2027 weiterhin erstellt werden. Lediglich bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden) werden, bzw. sind bereits die Unternehmen verpflichtet elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen.
Was tun, wenn Sie eine E-Rechnung im rein strukturierten Format erhalten?
Es gibt kostenlose Tools im Internet, zu denen Sie eine Rechnung im XML Format hochladen können, um diese dann als lesbaren Text anzuzeigen. Aber Achtung! Sie laden damit vertrauliche Informationen auf einen Ihnen unbekannten Serverstandort. Möchten Sie dies vermeiden, nutzen Sie Software, die die XML Dateien lokal auf Ihrem Rechner umwandeln. An dieser Stelle ist der Ultramarin Viewer eine gute Wahl. Sie finden den Download auf unserer Website: https://www.xperttimer.de/download
Und was ist die einfachste Weise eine XRechnung zu erzeugen?
Hier stellt sich als erstes die Frage, ob der Stichtag 1.1.2025 tatsächlich für Sie greift. War Ihr Umsatz im Jahr 2024 unter 800.000 Euro, dann müssen Sie jetzt nicht in Stress geraten, da Sie noch einen Übergangszeitraum von zwei Jahren haben. Nichtsdestotrotz ist es lobenswert, wenn Sie die Rechnungen bereits jetzt umstellen möchten.
Hier zwei Anbieter mit denen wir selbst arbeiten:
1. Xpert-Timer: Die Windows Anwendung ist eigentlich eine Projektzeiterfassung. Sie bietet als Zusatzmodul die Faktura, mit der XRechnungen, Rechnungen im ZUGFeRD Format sowie QR-Rechnungen für die Schweiz und Rechnungen mit Giro-Code erstellt werden können. Die lokale Datenhaltung ist ein großes Plus für die Software. Details finden Sie unter: https://www.xperttimer.de
2. Wiso - Mein Büro: Etwas teurer, da ebenso Zusatzmodule benötigt werden, aber ebenfalls komfortabel in der Erstellung der Rechnungen ist diese Software. Unsere Empfehlung hierbei ist die Desktopvariante mit lokaler Datenbank, einfach um sicherzugehen, dass sensible Daten nicht in der Cloud liegen.
Das Fazit ist also: Kleine Unternehmen können ganz einfach und ohne große Investitionen auf den Zug der XRechnungen aufspringen. Selbst wenn kein komplettes ERP System im Unternehmen eingesetzt wird, lassen sich XRechnungen einfach erzeugen und lesen.
Für Rückfragen zum Softwareumfang des Xpert-Timer kontaktieren Sie bitte den jeweiligen Hersteller.
Wird vom Bund ein Stichtag gesetzt, kann davon ausgegangen werden, dass es auch Übergangsfristen geben wird. So ist es auch im Falle der E-Rechnungen. Bis 31.12.2026 gilt die Übergangsregelung, dass weiterhin Papierrechnungen oder z.B. PDFs im inländischen B2B-Bereich zulässig sind, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt die Regelung sogar bis 31.12.2027. Auch EDI-Rechnungen dürfen bis Ende 2027 weiterhin erstellt werden. Lediglich bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden) werden, bzw. sind bereits die Unternehmen verpflichtet elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen.
Was tun, wenn Sie eine E-Rechnung im rein strukturierten Format erhalten?
Es gibt kostenlose Tools im Internet, zu denen Sie eine Rechnung im XML Format hochladen können, um diese dann als lesbaren Text anzuzeigen. Aber Achtung! Sie laden damit vertrauliche Informationen auf einen Ihnen unbekannten Serverstandort. Möchten Sie dies vermeiden, nutzen Sie Software, die die XML Dateien lokal auf Ihrem Rechner umwandeln. An dieser Stelle ist der Ultramarin Viewer eine gute Wahl. Sie finden den Download auf unserer Website: https://www.xperttimer.de/download
Und was ist die einfachste Weise eine XRechnung zu erzeugen?
Hier stellt sich als erstes die Frage, ob der Stichtag 1.1.2025 tatsächlich für Sie greift. War Ihr Umsatz im Jahr 2024 unter 800.000 Euro, dann müssen Sie jetzt nicht in Stress geraten, da Sie noch einen Übergangszeitraum von zwei Jahren haben. Nichtsdestotrotz ist es lobenswert, wenn Sie die Rechnungen bereits jetzt umstellen möchten.
Hier zwei Anbieter mit denen wir selbst arbeiten:
1. Xpert-Timer: Die Windows Anwendung ist eigentlich eine Projektzeiterfassung. Sie bietet als Zusatzmodul die Faktura, mit der XRechnungen, Rechnungen im ZUGFeRD Format sowie QR-Rechnungen für die Schweiz und Rechnungen mit Giro-Code erstellt werden können. Die lokale Datenhaltung ist ein großes Plus für die Software. Details finden Sie unter: https://www.xperttimer.de
2. Wiso - Mein Büro: Etwas teurer, da ebenso Zusatzmodule benötigt werden, aber ebenfalls komfortabel in der Erstellung der Rechnungen ist diese Software. Unsere Empfehlung hierbei ist die Desktopvariante mit lokaler Datenbank, einfach um sicherzugehen, dass sensible Daten nicht in der Cloud liegen.
Das Fazit ist also: Kleine Unternehmen können ganz einfach und ohne große Investitionen auf den Zug der XRechnungen aufspringen. Selbst wenn kein komplettes ERP System im Unternehmen eingesetzt wird, lassen sich XRechnungen einfach erzeugen und lesen.
Für Rückfragen zum Softwareumfang des Xpert-Timer kontaktieren Sie bitte den jeweiligen Hersteller.
