Ein häufiger Grund für beruflichen Stress ist das Gefühl, alles gleichzeitig erledigen zu müssen. Auch langfristige Zielsetzungen geraten häufig in Gefahr durch kurzfristige Zwischenfälle. Eine gut strukturierte Zeitplanung ist dabei entscheidend, um Stress im Job zu reduzieren und Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Doch wie können Ziele und Strategien durch Selbst- und Zeitmanagement schneller und effizienter realisiert werden? Im Folgenden werden Strategien vorgestellt, die dabei helfen können, diese Fähigkeiten auszubauen und langfristig zu verbessern.
Klare Zielsetzung
Das Festlegen von Zielen ist ein entscheidender Aspekt des Zeit- und Selbstmanagements. Die Art und Weise, wie wir unsere Ziele gestalten, beeinflusst maßgeblich unser Handeln. Sie dienen nicht nur als Motivationsquelle, um bei Aufgaben am Ball zu bleiben, sondern steuern auch die gezielte Anwendung unserer Fertigkeiten und Fähigkeiten. Um die Erfolgswahrscheinlichkeit bei der Zielerreichung zu erhöhen, empfiehlt es sich, Ziele nach der SMART-Formel zu formulieren, also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert.
Aufgaben priorisieren
Um sinnvoll planen zu können, solltest du außerdem klare Prioritäten setzen. Dabei ist es hilfreich, bei jeder Aufgabe zu überlegen, ob sie für dich wichtig und/oder dringend ist. Wichtige Tätigkeiten tragen zur Verwirklichung deiner Ziele und Wünsche bei, während dringende Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und oftmals durch einen festen Endtermin gekennzeichnet sind. Ein weiterer wesentlicher Aspekt bei der Priorisierung von Aufgaben ist die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prioritäten, um auf Veränderungen der Umgebung oder der eigenen Ziele reagieren zu können. Eine bewährte Methode zur Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben ist beispielsweise die Eisenhower Matrix, die dabei hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Dies ermöglicht eine gezielte Zuordnung von Zeit und Kapazitäten und trägt dazu bei, Überlastungen zu vermeiden.
To-Do-Listen als Organisationsinstrument
To-Do-Listen sind mehr als einfache Aufzählungen von Aufgaben. Vielmehr sind sie ein leistungsstarkes Instrument, um den Arbeitsalltag zu organisieren und den eigenen Fortschritt zu verfolgen sowie zu visualisieren. Durch regelmäßige Aktualisierungen dienen sie als Erinnerungshilfe und fördern die Selbstreflexion. Zusätzlich kann die Einteilung von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben den scheinbar überwältigenden Arbeitsaufwand in leichter handhabbare Abschnitte gliedern. To-Do-Listen sind somit ein effizientes Mittel zur Aufgabenverwaltung sowie zur persönlichen Weiterentwicklung.
Zeitblöcke setzen
Die Unterteilung des Tages in klare Zeitblöcke ist ein weiteres beliebtes Instrument der Zeitplanung. Diese ermöglichen es, Ablenkungen zu minimieren und sich auf eine bestimmte Aufgabe zu fokussieren. Dadurch wird die Produktivität gefördert und zu einem tieferen Verständnis der eigenen Arbeitsweise beigetragen. Es ist wichtig, diese Zeitblöcke flexibel zu gestalten und bei Bedarf anzupassen, um auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren zu können.
Pausen als Energiequelle
In der ständigen Hektik des Alltags werden Pausen oft als Luxus betrachtet, der entbehrt werden kann. Doch das genaue Gegenteil ist der Fall: Regelmäßige kurze Unterbrechungen sind entscheidend für die physische und mentale Gesundheit. Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern eine Investition in Produktivität und Wohlbefinden. Die bewusste Einplanung von Pausen fördert auch die Kreativität und eine langfristige Leistungsfähigkeit. Darüber hinaus können kurze Spaziergänge oder Meditationen während der Pausen dazu beitragen, den Geist zu erfrischen und Stress abzubauen.
Delegieren: Gemeinsam mehr erreichen
Die Fähigkeit, delegieren zu können, gehört zu den Kernkompetenzen des Managements und ist ein Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg. Durch das geschickte Einsetzen der unterschiedlichen Skills und Ressourcen des Teams können effektivere Arbeitsergebnisse erzielt werden und gleichzeitig eine positive Teamdynamik gefördert werden. Delegieren bedeutet, die Kräfte zu bündeln, um gemeinsam mehr zu erreichen. Wichtig ist dabei eine klare Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben verstehen und ihre Fähigkeiten optimal einsetzen können.
Quellen:
1. Ahn, H., & Clermont, M.: Delegation von Aufgaben im Management. WiSt—Wirtschaftswissenschaftliches Studium, 48, Nr. 7-8; S. 54-57 (2019). Verfügbar unter: https://www.beck-elibrary.de/10.15358/0340-1650-2019-7-8-54.pdf
2. Becker, J. H.: Selbst- und Zeitmanagement. In J. H. Becker, H. Ebert & S. Pastoors (Hrsg.), Praxishandbuch berufliche Schlüsselkompetenzen, S. 113-124. Springer (2018).
3. Weingärtner, M.: Zeit-und Selbstmanagement. Renningen: Expert (2010). Verfügbar unter: https://api.pageplace.de/preview/DT0400.9783816983941_A38189611/preview-9783816983941_A38189611.pdf
4. Wesely, S.: Selbst-und Zeitmanagement: Workbook (2020). Verfügbar unter: https://serwiss.bib.hs-hannover.de/frontdoor/deliver/index/docId/1729/file/SW_WorkbookSelbstmanagement_011020.pdp
Stand der Quellen: Dezember 2023
Zeit- und Selbstmanagement – Live-Online-Seminar
Du möchtest dein Wissen zum Thema Zeit- und Selbstmanagement vertiefen und praxisnahe Einblicke erhalten? In diesem Live-Online-Seminar lernst du, Prioritäten klar und sinnvoll zu setzen und den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Du bekommst Zeitmanagementmethoden (z.B. die Pomodoro Methode) und weitere Anregungen an die Hand, mit denen du deine Zeit optimal einteilen und Aufgaben effizienter erledigen kannst.
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Klare Zielsetzung
Das Festlegen von Zielen ist ein entscheidender Aspekt des Zeit- und Selbstmanagements. Die Art und Weise, wie wir unsere Ziele gestalten, beeinflusst maßgeblich unser Handeln. Sie dienen nicht nur als Motivationsquelle, um bei Aufgaben am Ball zu bleiben, sondern steuern auch die gezielte Anwendung unserer Fertigkeiten und Fähigkeiten. Um die Erfolgswahrscheinlichkeit bei der Zielerreichung zu erhöhen, empfiehlt es sich, Ziele nach der SMART-Formel zu formulieren, also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert.
Aufgaben priorisieren
Um sinnvoll planen zu können, solltest du außerdem klare Prioritäten setzen. Dabei ist es hilfreich, bei jeder Aufgabe zu überlegen, ob sie für dich wichtig und/oder dringend ist. Wichtige Tätigkeiten tragen zur Verwirklichung deiner Ziele und Wünsche bei, während dringende Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und oftmals durch einen festen Endtermin gekennzeichnet sind. Ein weiterer wesentlicher Aspekt bei der Priorisierung von Aufgaben ist die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prioritäten, um auf Veränderungen der Umgebung oder der eigenen Ziele reagieren zu können. Eine bewährte Methode zur Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben ist beispielsweise die Eisenhower Matrix, die dabei hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Dies ermöglicht eine gezielte Zuordnung von Zeit und Kapazitäten und trägt dazu bei, Überlastungen zu vermeiden.
To-Do-Listen als Organisationsinstrument
To-Do-Listen sind mehr als einfache Aufzählungen von Aufgaben. Vielmehr sind sie ein leistungsstarkes Instrument, um den Arbeitsalltag zu organisieren und den eigenen Fortschritt zu verfolgen sowie zu visualisieren. Durch regelmäßige Aktualisierungen dienen sie als Erinnerungshilfe und fördern die Selbstreflexion. Zusätzlich kann die Einteilung von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben den scheinbar überwältigenden Arbeitsaufwand in leichter handhabbare Abschnitte gliedern. To-Do-Listen sind somit ein effizientes Mittel zur Aufgabenverwaltung sowie zur persönlichen Weiterentwicklung.
Zeitblöcke setzen
Die Unterteilung des Tages in klare Zeitblöcke ist ein weiteres beliebtes Instrument der Zeitplanung. Diese ermöglichen es, Ablenkungen zu minimieren und sich auf eine bestimmte Aufgabe zu fokussieren. Dadurch wird die Produktivität gefördert und zu einem tieferen Verständnis der eigenen Arbeitsweise beigetragen. Es ist wichtig, diese Zeitblöcke flexibel zu gestalten und bei Bedarf anzupassen, um auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren zu können.
Pausen als Energiequelle
In der ständigen Hektik des Alltags werden Pausen oft als Luxus betrachtet, der entbehrt werden kann. Doch das genaue Gegenteil ist der Fall: Regelmäßige kurze Unterbrechungen sind entscheidend für die physische und mentale Gesundheit. Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern eine Investition in Produktivität und Wohlbefinden. Die bewusste Einplanung von Pausen fördert auch die Kreativität und eine langfristige Leistungsfähigkeit. Darüber hinaus können kurze Spaziergänge oder Meditationen während der Pausen dazu beitragen, den Geist zu erfrischen und Stress abzubauen.
Delegieren: Gemeinsam mehr erreichen
Die Fähigkeit, delegieren zu können, gehört zu den Kernkompetenzen des Managements und ist ein Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg. Durch das geschickte Einsetzen der unterschiedlichen Skills und Ressourcen des Teams können effektivere Arbeitsergebnisse erzielt werden und gleichzeitig eine positive Teamdynamik gefördert werden. Delegieren bedeutet, die Kräfte zu bündeln, um gemeinsam mehr zu erreichen. Wichtig ist dabei eine klare Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben verstehen und ihre Fähigkeiten optimal einsetzen können.
Quellen:
1. Ahn, H., & Clermont, M.: Delegation von Aufgaben im Management. WiSt—Wirtschaftswissenschaftliches Studium, 48, Nr. 7-8; S. 54-57 (2019). Verfügbar unter: https://www.beck-elibrary.de/10.15358/0340-1650-2019-7-8-54.pdf
2. Becker, J. H.: Selbst- und Zeitmanagement. In J. H. Becker, H. Ebert & S. Pastoors (Hrsg.), Praxishandbuch berufliche Schlüsselkompetenzen, S. 113-124. Springer (2018).
3. Weingärtner, M.: Zeit-und Selbstmanagement. Renningen: Expert (2010). Verfügbar unter: https://api.pageplace.de/preview/DT0400.9783816983941_A38189611/preview-9783816983941_A38189611.pdf
4. Wesely, S.: Selbst-und Zeitmanagement: Workbook (2020). Verfügbar unter: https://serwiss.bib.hs-hannover.de/frontdoor/deliver/index/docId/1729/file/SW_WorkbookSelbstmanagement_011020.pdp
Stand der Quellen: Dezember 2023
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