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EnergieSüdwest AG arbeitet mit scanview®

(PresseBox) (Bremen, )
Der Einsatz des ECM-Systems scanview® von der Allgeier IT Solutions bedeutet für die EnergieSüdwest AG ein effizienteres Arbeiten mit den unterschiedlichsten Dokumenten. Den Mitarbeitern können alle abrechnungsrelevanten Dokumente bereitgestellt werden. Der schnelle und direkte Zugriff beschleunigt den Dokumentendurchlauf und trägt zur Verbesserung des Kundenservices bei.

EnergieSüdwest AG als scanview®-User im Voll-Client-Modus
Das Energieunternehmen arbeitet seit dem Jahr 2000 mit der Enterprise Content Management(ECM) – Lösung der Allgeier IT Solutions. scanview® wird in einer vollständig virtualisierten Infrastruktur eingesetzt. Die scanview®-Clients werden über eine CITRIX-Umgebung auf Thin-Client-Arbeitsplätzen der Anwender bereitgestellt. Vorteil für die EnergieSüdwest AG: alle Softwarekomponenten unterliegen einer zentralisierten Verwaltung und halten somit den Installations- und Administrationsaufwand niedrig. Momentan kann eine Personenzahl im hohen zweistelligen Bereich als Windows-Vollclients gleichzeitig aktiv im System arbeiten. Ein weiterer Einsatz mehrerer Web-Clients ist in Planung.

Vollautomatische Archivierung der Daten aus dem ERP-System
scanview® ist ein Enterprise Content Management (ECM) – System und fokussiert sich bei der EnergieSüdwest AG auf die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Angegliedert an eine Enterprise Ressource Planning (ERP) – Lösung bzw. an ein Abrechnungssystem, speichert scanview® eingehende und ausgehende Rechnungsdokumente, Vertragsdokumente und andere Kundenunterlagen. Das ERP-System liefert dabei die Dokumente ins Dateisystem. Von dort werden diese vom scanview® FxApi-Server zeitnah abgeholt und vollautomatisch archivert.

E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Vorgabe
Als weitere Hauptaufgabe wird scanview® für die E-Mail-Archivierung eingesetzt. Der Gesetzgeber verlangt eine Archivierung des E-Mail-Verkehrs, wenn die E-Mails geschäftsrelevante Daten enthalten, die beispielsweise bei einer Steuerprüfung herangezogen werden. Energie-Südwest AG hat sich dazu entschlossen, alle E-Mails zu archivieren, da die Geschäftsrelevanz mancher E-Mails erst in Zukunft offensichtlich wird. Das Modul eArchiv von scanview® archiviert bei etwa 120 aktiven E-Mail-Postfächern der Energie Südwest und der Netz GmbH langfristig und unveränderbar alle eingehenden und ausgehenden E-Mails des Exchange-Server-Systems.

Workflow-System soll in Zukunft Durchlaufzeiten verkürzen
Für die Zukunft soll ein weiteres scanview®-Modul für mehr Effizienz im Umgang mit Dokumenten sorgen. Geplant ist die Einrichtung eines definierten Workflow-Systems, das die Archivierung der Eingangsrechnungen mit einem entsprechenden Freigabeprozess begleiten soll. EnergieSüdwest AG möchte damit die Durchlaufzeiten verringern, eine effektive Prozessoptimierung vorantreiben und Einsparungspotenziale, wie die Einhaltung möglicher Skonto-Bedingungen, nutzen.

EnergieSüdwest AG ist ein regionaler Energieversorger, der Menschen in und um Landau in der Pfalz mit Strom, Erdgas, Wasser und Wärme beliefert. Insgesamt blickt die EnergieSüdwest AG auf 150 Jahre Firmengeschichte zurück, die mit der Gasversorgung begann. Aktuell arbeiten 40 Personen bei der EnergieSüdwest AG. Die Tochtergesellschaft EnergieSüdwest Netz GmbH beschäftigt derzeit 55 Personen.

Weitere Informationen über scanview® sind auf www.allgeier-it.de hinterlegt.

Allgeier Inovar GmbH

Über die Allgeier IT Solutions GmbH
Die Allgeier IT Solutions GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Allgeier Holding AG mit Sitz in München. Die sich seit 1977 am Markt befindliche Allgeier IT Solutions GmbH mit Sitz in Bremen ist Kompetenzzentrum für ECM/DMS und ERP, Security und Infrastruktur. Mit mehreren Geschäftsstellen in Deutschland ist die Allgeier IT Solutions GmbH flächendeckend im Bereich Vertrieb und Service vertreten und agiert im In- und Ausland mit entsprechenden Vertriebs- und Servicepartnern. Über 1.000 Kunden vertrauen europaweit seit Jahren auf das Know-how der Bremer IT-Spezialisten.

Über scanview®
scanview® ist ein seit Jahren international eingeführtes System für ECM. scanview ist die Plattform, die sämtliche Daten und Inhalte von Dokumenten archiviert, verwaltet und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellt. Mit scanview können sämtliche Daten und Dokumente eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zusammengefügt werden – für ein umfassendes und einheitliches Knowledge-Management und reibungslose Abläufe, ganz ohne Medienbrüche. scanview® sorgt dafür, dass die richtigen Informationen den richtigen Personen am richtigen Ort in der richtigen Qualität zur Verfügung stehen.

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