Die Kommunikation per E-Mail ist aus unserem Alltag kaum noch wegzudenken. E-Mails sind schnell, günstig und einfach verschickt. Allerdings hat die Kommunikation per E-Mail auch ihre Grenzen. Eine E-Mail gleicht einer Postkarte: jeder, der Sie abfängt, kann sie lesen und manipulieren. Vertrauenswürdige Informationen sollten deshalb nicht ohne entsprechenden Schutz per E-Mail ausgetauscht werden.
Natürlich per Post – oder sicher per E-Mail?
Der Gothaer Konzern zählt mit 3,5 Mio. Mitgliedern zu den großen Versicherungskonzernen Deutschlands und fokussiert sich mit seinen Versicherungs- und Vermögensprodukten auf Privatkunden und mittelständische Unternehmen. Die geschätzte Anzahl der geschäftlichen E-Mails pro Jahr liegt bei 20 Millionen. Der Versand von fachlichen E-Mails mit versicherungsrechtlichen Inhalten wurde allerdings lange Zeit untersagt. Zu hoch war die Gefahr, dass der Datenschutz nicht eingehalten und E-Mails beim Versand durch Dritte mitgelesen oder manipuliert werden könnten. Somit mussten Kundenanfragen zur Sicherheit über den postalischen Weg beantwortet werden.
Um seinen Kunden künftig einen erweiterten, datenschutzkonformen E-Mail-Service bieten zu können, sollte die Abteilung Corporate Security, als zentrale Stelle für IT-Sicherheit und Datenschutz innerhalb des Gothaer Konzerns, eine zuverlässig abgesicherte E-Mail-Struktur umsetzen.
Neue Möglichkeiten dank PDF-Verschlüsselung
Im Bereich Corporate Security verfügte man bereits über jahrelange Erfahrung mit JULIA MailOffice. Die Lösung aus dem Hause der Allgeier IT Solutions GmbH wurde zur Ver- bzw. Entschlüsselung und Signatur bzw. Signaturprüfung von E-Mails eingesetzt. Allerdings war die signierte und verschlüsselte Kommunikation nur mit Kommunikationspartnern möglich, die selbst über einen öffentlichen Schlüssel verfügen. Da viele Endkunden keine Ver-/Entschlüsselungssoftware im Einsatz haben, benötigte der Gothaer Konzern deshalb ein Zusatzmodul, das die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails ohne entsprechende Lösung bei der Gegenstelle ermöglicht. Die Allgeier IT Solutions GmbH entwickelte daraufhinwunschgemäß die PDF-Verschlüsselung als Zusatzmodul. Bei der PDF-Verschlüsselung wird dem Kommunikationspartner in einer ersten E-Mail ein verschlüsseltes PDF zugesandt. Es folgt daraufhin eine zweite E-Mail, die das Passwort zum Entschlüsseln des PDFs enthält. Die PDF-Verschlüsselung ist leicht anzuwenden, bietet die notwendige Sicherheit und kann auch mit PDAs problemlos genutzt werden.
Bei der Gothaer durchlief die PDF-Verschlüsselung zunächst erfolgreich ein Pilotprojekt und wird seither sukzessive im Konzern ausgeweitet. Aktuell wird die Kombination aus JULIA MailOffice und der PDF-Verschlüsslung im Call-Center des Schadenbereichs und in weiteren Vertragsbereichen eingesetzt. Weitere Schritte sind bereits geplant.
„Die Maßgabe des Projektes war es, eine digitale Kommunikationsplattform mit bestmöglicher Sicherheit nach internationalem Standard aufzubauen. Mit der Lösung JULIA MailOffice in Kombination mit der PDF-Verschlüsselung konnten wir dieses Ziel erfolgreich umsetzen“, so Burkard Bauer, Corporate Security der Gothaer Finanzholding AG.“
Ein Ausblick auf mögliche Folgeprojekte
Auch für die Zukunft sieht man bereits weitere Projekte zusammen mit der Allgeier IT Solutions GmbH. Pro Jahr werden ungefähr 18 Millionen Briefe durch den Gothaer Konzern versandt. Auch hier besteht langfristig ein großes Potenzial zur Serviceoptimierung und Kostensenkung, indem zunehmend die herkömmliche Post durch den E-Mail-Versand ersetzt wird. Außerdem werden im Zusammenhang mit dem elektronischen Personalausweis sicherlich neue und spannende Möglichkeiten entstehen, die es zu nutzen gilt.
Natürlich per Post – oder sicher per E-Mail?
Der Gothaer Konzern zählt mit 3,5 Mio. Mitgliedern zu den großen Versicherungskonzernen Deutschlands und fokussiert sich mit seinen Versicherungs- und Vermögensprodukten auf Privatkunden und mittelständische Unternehmen. Die geschätzte Anzahl der geschäftlichen E-Mails pro Jahr liegt bei 20 Millionen. Der Versand von fachlichen E-Mails mit versicherungsrechtlichen Inhalten wurde allerdings lange Zeit untersagt. Zu hoch war die Gefahr, dass der Datenschutz nicht eingehalten und E-Mails beim Versand durch Dritte mitgelesen oder manipuliert werden könnten. Somit mussten Kundenanfragen zur Sicherheit über den postalischen Weg beantwortet werden.
Um seinen Kunden künftig einen erweiterten, datenschutzkonformen E-Mail-Service bieten zu können, sollte die Abteilung Corporate Security, als zentrale Stelle für IT-Sicherheit und Datenschutz innerhalb des Gothaer Konzerns, eine zuverlässig abgesicherte E-Mail-Struktur umsetzen.
Neue Möglichkeiten dank PDF-Verschlüsselung
Im Bereich Corporate Security verfügte man bereits über jahrelange Erfahrung mit JULIA MailOffice. Die Lösung aus dem Hause der Allgeier IT Solutions GmbH wurde zur Ver- bzw. Entschlüsselung und Signatur bzw. Signaturprüfung von E-Mails eingesetzt. Allerdings war die signierte und verschlüsselte Kommunikation nur mit Kommunikationspartnern möglich, die selbst über einen öffentlichen Schlüssel verfügen. Da viele Endkunden keine Ver-/Entschlüsselungssoftware im Einsatz haben, benötigte der Gothaer Konzern deshalb ein Zusatzmodul, das die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails ohne entsprechende Lösung bei der Gegenstelle ermöglicht. Die Allgeier IT Solutions GmbH entwickelte daraufhinwunschgemäß die PDF-Verschlüsselung als Zusatzmodul. Bei der PDF-Verschlüsselung wird dem Kommunikationspartner in einer ersten E-Mail ein verschlüsseltes PDF zugesandt. Es folgt daraufhin eine zweite E-Mail, die das Passwort zum Entschlüsseln des PDFs enthält. Die PDF-Verschlüsselung ist leicht anzuwenden, bietet die notwendige Sicherheit und kann auch mit PDAs problemlos genutzt werden.
Bei der Gothaer durchlief die PDF-Verschlüsselung zunächst erfolgreich ein Pilotprojekt und wird seither sukzessive im Konzern ausgeweitet. Aktuell wird die Kombination aus JULIA MailOffice und der PDF-Verschlüsslung im Call-Center des Schadenbereichs und in weiteren Vertragsbereichen eingesetzt. Weitere Schritte sind bereits geplant.
„Die Maßgabe des Projektes war es, eine digitale Kommunikationsplattform mit bestmöglicher Sicherheit nach internationalem Standard aufzubauen. Mit der Lösung JULIA MailOffice in Kombination mit der PDF-Verschlüsselung konnten wir dieses Ziel erfolgreich umsetzen“, so Burkard Bauer, Corporate Security der Gothaer Finanzholding AG.“
Ein Ausblick auf mögliche Folgeprojekte
Auch für die Zukunft sieht man bereits weitere Projekte zusammen mit der Allgeier IT Solutions GmbH. Pro Jahr werden ungefähr 18 Millionen Briefe durch den Gothaer Konzern versandt. Auch hier besteht langfristig ein großes Potenzial zur Serviceoptimierung und Kostensenkung, indem zunehmend die herkömmliche Post durch den E-Mail-Versand ersetzt wird. Außerdem werden im Zusammenhang mit dem elektronischen Personalausweis sicherlich neue und spannende Möglichkeiten entstehen, die es zu nutzen gilt.
