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Spesenabrechnung im Blick: mit scanview®-Workflow interne Prozesse koordinieren

(PresseBox) (Bremen, )
Bei der Spesenabrechnung wandern oftmals verschiedenste Belege, wie Quittungen, von Schreibtisch zu Schreibtisch. Da werden Fristen versäumt, weil wichtige Unterlagen fehlen, Mitarbeiter sich nicht an gesetzliche oder betriebsinterne Richtlinien halten oder Unterlagen einfach verschwinden.

Allgeier IT Solutions koordiniert mit ihrem Enterprise Content Management (ECM)-System scanview interne Vereinbarungen und Abläufe. scanview ist eine revisionssichere Archivierungslösung, die Dokumente und Prozesse in Unternehmen steuert, bereitstellt und ermöglicht. Immer wiederkehrende, aber auch neue, Prozessketten sind mit definierten Workflows effektiv bearbeitbar.

Der Workflow zur Spesenabrechnung kann über zwei Wege erfolgen: entweder werden bereitgestellte Excel-Formulare vom Mitarbeiter ausgefüllt, automatisch in scanview archiviert und der Workflow initiiert oder der Mitarbeiter füllt ein entsprechendes Formular direkt in scanview aus. Digitalisierte Quittungen, Rechnungen und weitere Belege werden an das Formular zur Spesenabrechnung gehängt. Somit sind alle benötigten Dokumente zusammenhängend archiviert. Die komplette Spesenabrechnung durchläuft einen vordefinierten Workflow und wird von Station zu Station geschickt, bspw. zum Abteilungsleiter für eine sachliche Freigabe oder zur Personalabteilung zur Buchung. Verschiedene Regelungen, u.a. zur Stellvertreterfunktion oder im Falle von Krankheit oder Urlaub, werden vorab im Workflow vom Administrator definiert.

scanview als umfassendes ECM-System vervollständigt einen ganzheitlichen Ansatz rund um das Thema Dokumenten Management und Prozesse in Konzernen und mittelständischen Unternehmen. Arbeitsabläufe wie bei der Spesenabrechnung als geführte digitale Workflows vereinfachen und beschleunigen die Durchlaufzeiten von Dokumenten. Genehmigungsprozesse können zuverlässig durchlaufen werden und lassen die Fehlerquote sinken.

Weitere Informationen über scanview® sind auf www.allgeier-it.de hinterlegt.

Allgeier Inovar GmbH

Die Bremer Allgeier IT Solutions GmbH, ein Unternehmen der Allgeier Holding AG mit Sitz in München, hat sich seit ihrer Gründung 1977 auf die Entwicklung, Vermarktung und Umsetzung ganzheitlicher Lösungen und Services in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Enterprise Resource Planning (ERP), Security und Infrastruktur spezialisiert. Das umfassende Leistungsspektrum von vollständig integrierten IT-Solutions und IT-Services aus einer Hand macht Allgeier IT Solutions deutschlandweit zu einem kompetenten und zuverlässigen IT-Partner für mittelständische und große Unternehmen. Allgeier IT Solutions betreut heute über 1.400 Kunden in ganz Europa. Mit acht eigenen Kompetenzzentren in Hamburg, Münster, Köln, Frankfurt, Stuttgart, München und Wien sowie einem europaweiten Partnernetzwerk verfügt das Unternehmen über ein flächendeckendes Vertriebs- und Servicenetz. Die Muttergesellschaft, die Allgeier Holding, ist eine der führenden IT-Dienstleistungsgruppen in Deutschland. Mit über 1.250 fest angestellten Mitarbeitern und 1.300 freiberuflichen Experten bietet sie ihren Kunden einen Full-Service Ansatz von der Konzeption über die Umsetzung bis hin zum Betrieb ihrer IT Landschaft. Die Allgeier Holding ist laut der Lünendonk-Liste 2009 auf Platz zwei der größten mittelständischen IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen in Deutschland.

Über scanview®
scanview® ist ein seit Jahren international eingeführtes System für ECM. scanview ist die Plattform, die sämtliche Daten und Inhalte von Dokumenten archiviert, verwaltet und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellt. Mit scanview können sämtliche Daten und Dokumente eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zusammengefügt werden – für ein umfassendes und einheitliches Knowledge-Management und reibungslose Abläufe, ganz ohne Medienbrüche. scanview® sorgt dafür, dass die richtigen Informationen den richtigen Personen am richtigen Ort in der richtigen Qualität zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen über Allgeier IT Solutions erhalten Sie unter www.allgeier-it.de

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