In der heutigen digitalen Ära eröffnet die Einführung künstlicher Intelligenz (KI) in Behörden eine Fülle von transformativen Möglichkeiten, um den Arbeitsalltag effektiver zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Insbesondere in großen Organisationen wie Behörden, in denen die Herausforderungen komplexer und vielschichtiger und die Entscheidungswege lang sind, kann die Use Case Discovery (UCD) helfen, die vorhandenen Ressourcen möglichst effektiv zu allokieren.
Die Herausforderung liegt darin, dass die Mitarbeitenden, die täglich operativ tätig sind und die größten Herausforderungen ihres Arbeitsalltags am besten kennen, oft wenige Kenntnisse über die technischen Möglichkeiten von KI haben. Auf der anderen Seite können Data Consultants zwar technische Probleme lösen, jedoch besteht ohne das tiefe Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der operativen Mitarbeiter die Gefahr, dass die gelösten Probleme nicht die größtmögliche Wirkung entfalten.
Der Weg zur Identifikation und Erfassung von Anwendungsfällen
Hier setzt die Use Case Discovery an. Ihr Einsatz schafft eine Brücke zwischen den Fachexperten in Behörden und den Data Consultants. Der Prozess beginnt mit einem konkreten Problem, einer Fragestellung oder dem Bedarf eines Mitarbeitenden. Dieser beschreibt die Ausgangslage und definiert das gewünschte Ergebnis.
Gemeinsam mit einem Data Consultant wird daraufhin einSteckbrief entwickelt, der die essenziellen Informationen zum Use Case enthält. Dieser beinhaltet Mehrwerte, Ziele, den Status Quo, Schlüsselakteure sowie die Rolle von KI in der Lösung. Dieser Steckbrief wird für alle potenziellen Use Cases erstellt.
Anschließend werden diese dem*r oder den Entscheidungsträger: innen vorgelegt, der oder die unter Beratung und möglicher Vorauswahl die vielversprechendsten Use Cases auswählen. Die Auswahl sollte unter Einbeziehung sowohl von fachlicher als auch technischer Seite erfolgen. Ein entsprechendes Bewertungsframework kann dazu genutzt werden. Dies ist jederzeit auf die speziellen Bedarfe der jeweiligen Behörde anpassbar und kann auf Schwerpunkte, die im Fokus stehen, direkt eingehen. So ergibt sich eine Auswahl an Fokus Use Cases. Diese werden weiter spezifiziert, wobei die fachlichen und technischen Anforderungen geschärft werden. In diesem Stadium kann auch eine Prototypisierung oder Machbarkeitsstudie erfolgen. Die Umsetzung des Use Cases erfolgt durch die KI-Experten in einem iterativen Prozess unter der regelmäßigen Einbeziehung des Feedbacks der Fachexperten zum aktuellen Stand.
Der entscheidende Vorteil der Use Case Discovery liegt in der frühzeitigen Einbindung von Fachexperten und Data Consultants. Dies gewährleistet nicht nur, dass die Ressourcen für die relevantesten Use Cases optimal eingesetzt werden, sondern auch, dass die technische Umsetzbarkeit und der Ressourcenbedarf von Anfang an berücksichtigt werden.
Datenlabore dienen als Schnittstelle zwischen Fachexperten in den Behörden und KI-Spezialisten
Ein vielversprechender Ansatz besteht darin, die Rolle des Data Consultants, die aktuell noch oft durch externe Beratungsunternehmen übernommen wird, durch Mitarbeitende der internen Datenlabore zu ersetzen, wie sie gemäß der Bundesdatenstrategie in jedem Ressort auf Bundesebene eingerichtet werden sollen. Diese Datenlabore dienen als wichtige Schnittstelle zwischen Experten in den Behörden und den IT-Fachkräften. Sie übernehmen nicht nur unterstützende Aufgaben bei der Auswahl und Entwicklung von Use Cases, sondern prüfen auch frühzeitig die technische Umsetzbarkeit.
Potenziale von Use Case Discoverys erkennen und nutzen
Insgesamt eröffnet die Use Case Discovery in Behörden die Möglichkeit, die Potenziale der KI voll auszuschöpfen. Die Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise, um die größten Herausforderungen zu identifizieren und maßgeschneiderte, effektive Lösungen zu entwickeln. Durch die Integration von Datenlaboren wird dieser Prozess noch weiter optimiert und trägt dazu bei, KI-Lösungen erfolgreich in den Arbeitsalltag von Behörden zu integrieren.
Die Herausforderung liegt darin, dass die Mitarbeitenden, die täglich operativ tätig sind und die größten Herausforderungen ihres Arbeitsalltags am besten kennen, oft wenige Kenntnisse über die technischen Möglichkeiten von KI haben. Auf der anderen Seite können Data Consultants zwar technische Probleme lösen, jedoch besteht ohne das tiefe Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der operativen Mitarbeiter die Gefahr, dass die gelösten Probleme nicht die größtmögliche Wirkung entfalten.
Der Weg zur Identifikation und Erfassung von Anwendungsfällen
Hier setzt die Use Case Discovery an. Ihr Einsatz schafft eine Brücke zwischen den Fachexperten in Behörden und den Data Consultants. Der Prozess beginnt mit einem konkreten Problem, einer Fragestellung oder dem Bedarf eines Mitarbeitenden. Dieser beschreibt die Ausgangslage und definiert das gewünschte Ergebnis.
Gemeinsam mit einem Data Consultant wird daraufhin einSteckbrief entwickelt, der die essenziellen Informationen zum Use Case enthält. Dieser beinhaltet Mehrwerte, Ziele, den Status Quo, Schlüsselakteure sowie die Rolle von KI in der Lösung. Dieser Steckbrief wird für alle potenziellen Use Cases erstellt.
Anschließend werden diese dem*r oder den Entscheidungsträger: innen vorgelegt, der oder die unter Beratung und möglicher Vorauswahl die vielversprechendsten Use Cases auswählen. Die Auswahl sollte unter Einbeziehung sowohl von fachlicher als auch technischer Seite erfolgen. Ein entsprechendes Bewertungsframework kann dazu genutzt werden. Dies ist jederzeit auf die speziellen Bedarfe der jeweiligen Behörde anpassbar und kann auf Schwerpunkte, die im Fokus stehen, direkt eingehen. So ergibt sich eine Auswahl an Fokus Use Cases. Diese werden weiter spezifiziert, wobei die fachlichen und technischen Anforderungen geschärft werden. In diesem Stadium kann auch eine Prototypisierung oder Machbarkeitsstudie erfolgen. Die Umsetzung des Use Cases erfolgt durch die KI-Experten in einem iterativen Prozess unter der regelmäßigen Einbeziehung des Feedbacks der Fachexperten zum aktuellen Stand.
Der entscheidende Vorteil der Use Case Discovery liegt in der frühzeitigen Einbindung von Fachexperten und Data Consultants. Dies gewährleistet nicht nur, dass die Ressourcen für die relevantesten Use Cases optimal eingesetzt werden, sondern auch, dass die technische Umsetzbarkeit und der Ressourcenbedarf von Anfang an berücksichtigt werden.
Datenlabore dienen als Schnittstelle zwischen Fachexperten in den Behörden und KI-Spezialisten
Ein vielversprechender Ansatz besteht darin, die Rolle des Data Consultants, die aktuell noch oft durch externe Beratungsunternehmen übernommen wird, durch Mitarbeitende der internen Datenlabore zu ersetzen, wie sie gemäß der Bundesdatenstrategie in jedem Ressort auf Bundesebene eingerichtet werden sollen. Diese Datenlabore dienen als wichtige Schnittstelle zwischen Experten in den Behörden und den IT-Fachkräften. Sie übernehmen nicht nur unterstützende Aufgaben bei der Auswahl und Entwicklung von Use Cases, sondern prüfen auch frühzeitig die technische Umsetzbarkeit.
Potenziale von Use Case Discoverys erkennen und nutzen
Insgesamt eröffnet die Use Case Discovery in Behörden die Möglichkeit, die Potenziale der KI voll auszuschöpfen. Die Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise, um die größten Herausforderungen zu identifizieren und maßgeschneiderte, effektive Lösungen zu entwickeln. Durch die Integration von Datenlaboren wird dieser Prozess noch weiter optimiert und trägt dazu bei, KI-Lösungen erfolgreich in den Arbeitsalltag von Behörden zu integrieren.
