Der Behördengang der Zukunft

Während wir heutzutage alles Mögliche online kaufen und Verträge per Mausklick abschließen können, heißt es bei Behörden oft Formulare ganz klassisch mit dem Stift ausfüllen und am besten noch persönlich im Amt vorbeibringen – aber natürlich erst nach gezogener Wartenummer und langem Aufenthalt in tristen Wartezimmern. Doch es gibt Hoffnung auf Besserung, denn dank der Initiative der Bundesregierung und starken Unternehmenspartnern können Behörden bald endlich mit der Zeit gehen und in Sachen Digitalisierung aufschließen.

E-Government und Verwaltung der Zukunft

Tatsächlich hat die Bundesregierung sich mit dem Bundesprogramm Digitale Verwaltung 2020 fest vorgenommen, die passenden Rahmenbedingungen für eine Verwaltung der Zukunft zu schaffen. Staatliche Dienstleistungen und Behördengänge sollen in Zukunft problemlos online abgewickelt werden. Noch hapert es an der Umsetzung in vielen Ämtern und Verwaltungsstellen. Das liegt nicht allein in den komplexen rechtlichen Vorgaben begründet, sondern zugleich an der fast schon traditionellen Trägheit großer Institutionen, wenn es um Neuerungen geht.Allerdings handelt es sich auch um nicht weniger als eine ganzheitliche digitale Transformation einer kompletten „Branche“. Da kann man sicher auch etwas geduldiger und nachsichtiger sein.

Digital statt Papier und Wartenummern

In der Theorie ist ja immer alles ganz einfach. Die Werkzeuge der Digitalen Transformation ermöglichen es heute, große Mengen kleinteiliger Daten zu erfassen und mittels KI und Robotic Process Automation zu verarbeiten. AmdoSoft und viele andere Anbieter haben das bei ihren Engagements in verschiedenen Behörden bereits bewiesen. Digitale Lösungen könnten nicht nur die Klagen der Amtsangestellten wegen Überlastung beenden, sondern bieten auch den Bürgern viele Vorteile. Statt zum örtlichen Amt zu fahren, reicht dann ein Klick, eine digitale Unterschrift auf dem Tablet oder ein Online-Formular. Das ist einfach, nutzerfreundlich, schnell und effizient und ganz nebenbei noch nachhaltig und umweltfreundlich. Wer online Behördengänge erledigt, verbraucht nämlich weder Sprit noch Papier.
 
Umdenken und Anpassen ist angesagt

Viele Behörden haben längst die vielem Vorteile erkannt, die RPA ihnen bieten können. Doch die Implementierung ist oft nicht so einfach wie bei Unternehmen der freien Wirtschaft. Verwaltungsvorschriften und nicht zuletzt der Datenschutz sind nur zwei der vielen Stolpersteine, die momentan noch der Verwaltung der Zukunft im Wege liegen. Es ist verständlich, dass die komplexen Vorschriften von Bund, Ländern und Kommunen nicht einfach über Nacht nach Gutdünken umgeschrieben werden können. Aber es muss ja auch nicht länger dauern als nötig. Zudem zeigen sich viele Bürger als äußerst empfindlich, wenn staatliche Stellen digitale Werkzeuge zur Informationssammlung nutzen – siehe Corona-App. Kluge, langfristige und vorschriftsmäßige Lösungen sind also angesagt.

Das Beispiel Gesundheitsämter

In der jüngeren Vergangenheit durften wir von AmdoSoft bereits einige gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Kommunen und Ämtern sammeln. Vor allem die Gesundheitsämter, etwa von Bad Kissingen oder Traunstein, waren hocherfreut, dass unser b4Bot ihnen bei der Krise der Corona-Pandemie so effizient helfen konnte. Für uns war das zugleich der Beweis für den Vorteil der Skalierbarkeit bei RPA. Ein Amt, welches eben noch ein Schattendasein fristete, konnte dank AmdoSoft nun Zehntausende Corona-Testergebnisse verarbeiten und die Mitarbeiter entlasten. heute arbeiten wir bereits mit rund einem Dutzend Ämtern zusammen und helfen immer dort, wo sich Prozesse regelbasiert und automatisiert abarbeiten lassen.

Hoffen wir also, dass auch in Deutschland mehr und mehr Ämter und Verwaltungsstellen diesen Weg gehen und mit Hilfe von RPA Anbietern wie AmdoSoft endlich im 21. Jahrhundert ankommen. Unser b4 Bot freut sich schon darauf, am Sonntagnachmittag Ihre Gewerbeanmeldung zu bearbeiten oder sich nachts um halb drei mit Ihrem Kindergeldantrag zu beschäftigen.