Wenn Leihwagenfahrer „sündigen“ wird es kompliziert für Unternehmen wie Sixt. In der Zentrale des deutschlandweit führenden Mobilitätsdienstleisters im Süden von München gehen täglich viele hundert Schreiben zu Ordnungswidrigkeiten von Geschwindigkeitsüberschreitungen bis zu Strafzettel für Falschparken ein. Eine neue Lösung von AnyDoc Software unterstützt und beschleunigt die Bearbeitung der Ordnungswidrigkeiten durch automatisiertes Erfassen und Klassifizieren der Dokumente.
Sixt, eines der größten internationalen Unternehmen für Automobilvermietung, Leasing und damit zusammenhängende Dienstleistungen, erfährt täglich, dass es einige Fahrer von Leihwagen mit Tempo-, Park- und anderen Verkehrsvorschriften nicht ganz so genau nehmen. Mehrere hundert Bescheide über Ordnungswidrigkeiten erhält Sixt jeden Tag. Alle diese Dokumente müssen an die Verwaltungsniederlassung von Sixt in Rostock weitergeleitet und dort bearbeitet werden. Vom Eingang der Schreiben bei Sixt in München, über den Postweg nach Rostock, die manuelle Bearbeitung bis zum Antwortschreiben, konnte dieser Prozess in der Vergangenheit etliche Werktage dauern.
Mit der neuen Lösung werden die Dokumente mit OCR for AnyDoc® elektronisch erfasst. In weiteren Schritten klassifiziert AnyDoc Software die Dokumente nach Art der Ordnungswidrigkeit, unterscheidet Mahnung oder Kostenbescheid und identifiziert den Absender sowie die zuständige Behörde oder Verwaltung. Weitere Daten, die über spezielle Suchalgorithmen der Software automatisch erfasst werden, sind das Kennzeichen des Fahrzeuges, Ort, Datum und Zeitpunkt des Verstoßes anhand deren der verantwortliche Fahrer oder Mieter des Fahrzeuges ermittelt werden kann. Da über die elektronische Verarbeitung sowohl der Postweg als auch die meisten manuellen Bearbeitungsschritte entfallen, können die Bescheide zukünftig dreimal so schnell bearbeitet werden wie zuvor.
Ein wichtiges Kriterium für Sixt bei der Wahl der Lösung war die Freiformsuche nach Schlüsselbegriffen in Dokumenten mit verschiedenstem Layout. Bei vielen Systemen läuft die Schlüsselworterkennung über Formular- oder Suchmasken ab. Die Ordnungswidrigkeitsbescheide sehen aber je nach Behörde, Land, Landkreis etc. völlig unterschiedlich aus. Übliche Schlüsselbegriffe wie Postleitzahlen und andere Angaben, können daher an unterschiedlichen Stellen im Dokument stehen. Eine Suche über Formularvorlagen ist daher bei Tausenden von verschiedenen Gemeinden und Ämtern in In- und Ausland nahezu unmöglich.
Ein weiterer Vorteil der AnyDoc-Lösung ist der Abgleich der erfassten Daten mit den im Unternehmen vorhandenen Stammdaten. Dabei werden beispielsweise E-Mail-Adresse, Durchwahl oder Faxnummer des zuständigen Ansprechpartners abgeglichen und Änderungen können sofort eingepflegt werden. Mittels einer „unscharfen Suche“ erkennt das System den Absender auch, wenn sich Teile der Schlüsseldaten wie zum Beispiel der Ansprechpartner, dessen E-Mail oder Durchwahl verändert haben.
„Nicht nur die intelligenten Funktionen der Lösung sondern auch die extrem angenehme und professionelle Zusammenarbeit mit AnyDoc Software haben uns überzeugt, die richtige Wahl getroffen zu haben“, erklärt Cem Ilhan, Projektleiter bei der Organisationsentwicklung der Sixt Leasing AG. „Vom ersten Workshop zur gemeinsamen Definition der Ziele und der benötigten Funktionen über den gesamten Projektverlauf bis zur zügigen und reibungslosen Implementierung vor Ort verlief die Zusammenarbeit optimal. Zukünftig sparen wir mit der neuen Lösung nicht nur einen erheblichen Arbeitsaufwand und damit verbundene Kosten, sondern werden die Ordnungswidrigkeitsbescheide auch mehr als dreimal so schnell wie früher bearbeiten können.“
Sixt, eines der größten internationalen Unternehmen für Automobilvermietung, Leasing und damit zusammenhängende Dienstleistungen, erfährt täglich, dass es einige Fahrer von Leihwagen mit Tempo-, Park- und anderen Verkehrsvorschriften nicht ganz so genau nehmen. Mehrere hundert Bescheide über Ordnungswidrigkeiten erhält Sixt jeden Tag. Alle diese Dokumente müssen an die Verwaltungsniederlassung von Sixt in Rostock weitergeleitet und dort bearbeitet werden. Vom Eingang der Schreiben bei Sixt in München, über den Postweg nach Rostock, die manuelle Bearbeitung bis zum Antwortschreiben, konnte dieser Prozess in der Vergangenheit etliche Werktage dauern.
Mit der neuen Lösung werden die Dokumente mit OCR for AnyDoc® elektronisch erfasst. In weiteren Schritten klassifiziert AnyDoc Software die Dokumente nach Art der Ordnungswidrigkeit, unterscheidet Mahnung oder Kostenbescheid und identifiziert den Absender sowie die zuständige Behörde oder Verwaltung. Weitere Daten, die über spezielle Suchalgorithmen der Software automatisch erfasst werden, sind das Kennzeichen des Fahrzeuges, Ort, Datum und Zeitpunkt des Verstoßes anhand deren der verantwortliche Fahrer oder Mieter des Fahrzeuges ermittelt werden kann. Da über die elektronische Verarbeitung sowohl der Postweg als auch die meisten manuellen Bearbeitungsschritte entfallen, können die Bescheide zukünftig dreimal so schnell bearbeitet werden wie zuvor.
Ein wichtiges Kriterium für Sixt bei der Wahl der Lösung war die Freiformsuche nach Schlüsselbegriffen in Dokumenten mit verschiedenstem Layout. Bei vielen Systemen läuft die Schlüsselworterkennung über Formular- oder Suchmasken ab. Die Ordnungswidrigkeitsbescheide sehen aber je nach Behörde, Land, Landkreis etc. völlig unterschiedlich aus. Übliche Schlüsselbegriffe wie Postleitzahlen und andere Angaben, können daher an unterschiedlichen Stellen im Dokument stehen. Eine Suche über Formularvorlagen ist daher bei Tausenden von verschiedenen Gemeinden und Ämtern in In- und Ausland nahezu unmöglich.
Ein weiterer Vorteil der AnyDoc-Lösung ist der Abgleich der erfassten Daten mit den im Unternehmen vorhandenen Stammdaten. Dabei werden beispielsweise E-Mail-Adresse, Durchwahl oder Faxnummer des zuständigen Ansprechpartners abgeglichen und Änderungen können sofort eingepflegt werden. Mittels einer „unscharfen Suche“ erkennt das System den Absender auch, wenn sich Teile der Schlüsseldaten wie zum Beispiel der Ansprechpartner, dessen E-Mail oder Durchwahl verändert haben.
„Nicht nur die intelligenten Funktionen der Lösung sondern auch die extrem angenehme und professionelle Zusammenarbeit mit AnyDoc Software haben uns überzeugt, die richtige Wahl getroffen zu haben“, erklärt Cem Ilhan, Projektleiter bei der Organisationsentwicklung der Sixt Leasing AG. „Vom ersten Workshop zur gemeinsamen Definition der Ziele und der benötigten Funktionen über den gesamten Projektverlauf bis zur zügigen und reibungslosen Implementierung vor Ort verlief die Zusammenarbeit optimal. Zukünftig sparen wir mit der neuen Lösung nicht nur einen erheblichen Arbeitsaufwand und damit verbundene Kosten, sondern werden die Ordnungswidrigkeitsbescheide auch mehr als dreimal so schnell wie früher bearbeiten können.“
