Firmenzusammenschlüsse und -auflösungen sind in der Life Sciences ein Dauerbrenner. Damit verbunden ist nicht nur der Neuaufbau der Organisation, sondern auch der Infrastruktur. Wie das gut gelingt, zeigt ARCONDIS in einem aktuellen Projekt: Bei der Ablösung eines internationalen Life Sciences Unternehmens vom Mutterkonzern verantwortete ARCONDIS die Programmleitung und Migration der gesamten Applikationslandschaft.
Ausgangslage
Durch die Trennung des Unternehmens vom Mutterkonzern musste eine neue technische Umgebung geschaffen werden, von der Active Directory Domain über die Infrastruktur bis zur Applikationslandschaft. Die Verantwortung für die Migration sämtlicher Business Applikationen in die neue Umgebung legte das Life Sciences Unternehmen in die erfahrenen Hände der ARCONDIS.
Die Herausforderung dabei: Der Umfang dieses Vorhabens war zu Beginn des Projekts unklar. Im Unternehmen gab es keine zentrale Verwaltung über alle Applikationen. Auch musste der GxP-Status der Applikationen geprüft und teilweise neu bewertet werden.
Vorgehensweise
Schritt 1: Applikationslandschaft inventieren
Eine saubere Datenbasis über die Systemlandschaft ist die Grundlage jedes Migrationsprojekts. In einem ersten Schritt erstellte ARCONDIS deshalb ein Application Inventory und etablierte es unternehmensweit als „Single Point of Truth”, um den Status aller Applikationen sowohl für die Migration als auch für das Daily Business zu tracken. Dabei wurde jede Applikation einer Kategorie zugeteilt, beispielsweise wurde unterschieden nach Client/Server-, Desktop-, Citrix- oder SaaS-Applikation, und nach verschiedenen Kriterien bewertet. Wichtige Fragen, die es für die Migrationsplanung zu klären gab, waren Abhängigkeiten zu anderen Applikationen und/oder Schnittstellen und geplante Lifecycle Changes, beispielsweise aufgrund von geplanten Updates, funktionalen Erweiterungen oder Compliance Findings. Zudem galt es auch GAMP-Kategorie und Validierungsstatus bei GxP-relevanten Applikationen neu zu bewerten.
400 Applikationen wurden insgesamt identifiziert und klassifiziert. Davon sollten 150 innerhalb des Projekt-Scopes migriert werden. Rund die Hälfte der Applikationen ist GxP-relevant und musste deshalb revalidiert werden.
Schritt 2: Programm managebar machen
Bei einer solchen Mammutaufgabe ist es wichtig, sich nicht in Details zu verlieren, sondern das grosse Ganze im Blick zu behalten. Deshalb entschied sich ARCONDIS für ein zweistufiges Vorgehen und erstellte zunächst die Grobplanung für die einzelnen Kategorien von Applikationen. Um Komplexität, Priorität und Zeitbedarf der Migration besser abzuschätzen, entwickelte ARCONDIS einen mehrstufigen Entscheidungsbaum. Wichtige Kriterien hierbei waren beispielsweise, ob es sich um eine Kernapplikation handelt, ob externe Benutzer darauf zugreifen oder ob die Applikation GxP-relevant ist.
Im zweiten Schritt wurde für jede Kategorie ein Projekt initiiert, in dem das Migrationsvorgehen sowie die Feinplanung für jede Applikation im Einzelnen vorgenommen wurde. Für besonders kritische Applikationen wurde ein separater Stream angelegt.
Neben der Struktur ist bei einem Programm mit über hundert Beteiligten ausserdem Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor. In einem „Migration Cookbook” wurde die gesamte Programm-Governance von Kommunikations-, Eskalations-, Risiko-, Issue-, und Change-Management bis hin zu Tracking-, Reporting- und Meetingstrukturen festgelegt, um Plattformen für den Austausch zu schaffen.
Durch die intelligente Planung bekam das grosse Vorhaben Struktur – die vielen hundert Einzelteile fügten sich zu einem managebaren Ganzen und ein nachvollziehbarer Weg wurde für alle Beteiligten sichtbar. Die Herangehensweise überzeugte, weshalb sich das Management dazu entschied, das Verantwortungsgebiet der ARCONDIS zu erweitern. Die Programmleitung umfasste von nun an auch die Streams für Server, Clients und Netzwerke. Programmleiter Stefan Eckert ist seit diesem Zeitpunkt auch für das komplette Financial Controlling und die übergeordnete Koordination der GxP-Compliance zuständig.
Schritt 3: Sequenziell migrieren und global ausrollen
Aktuell befindet sich das Programm kurz vor Abschluss. Rund 150 Applikationen werden migriert und an über zehn Standorten ausgerollt. Die Hälfte davon ist GxP-relevant und muss revalidiert werden. Besonders komplex ist dabei, dass die komplette Landschaft sequenziell in die neue Umgebung transferiert wird. Schlüsselfaktor für die Sicherstellung der Compliance ist das Integration Testing, nachdem alle beteiligten Komponenten migriert wurden – also auch User Accounts oder periphäre Geräte wie Drucker, die mit der Applikation interferieren. Damit keine Komponenten oder Schnittstellen ungetestet bleiben, entwickelte das Projektteam eine wasserdichte Traceability Matrix, die alle Abhängigkeiten trackt.
In einem nächsten und letzten Schritt im Rahmen des Programms sollen verwaiste und nicht mehr benötigte Applikationen stillgelegt werden.
Ergebnis
Das Ziel des Programms, eine reibungslose „One-to-one”-Migration in die neue technische Umgebung, wurde nicht nur erreicht, sondern durch eine intelligente Migrationsstrategie konnten auch zusätzliche Benefits geschaffen werden, von denen der Kunde auch nach Programmende profitiert:
UPDATE-Interview mit ARCONDIS Projektleiter Stefan Eckert
Herr Eckert, welches sind die aus Ihrer Sicht wichtigsten Erfolgsfaktoren für M&A-getriebene Migrationen von Applikationslandschaften?
"Für ein Programm dieser Dimension braucht es ein solides Setup mit hoher Datenqualität und einem starken Scope Management – denn die schleichende Erweiterung des Umfangs hat schon vielen Mammutprojekten das Genick gebrochen. Durch das zentrale Application Inventory und das saubere Change Management konnten wir relevante Entscheide zurückverfolgen und hatten den Scope jederzeit fest im Griff.
Beim Aufsetzen des Programmplans ist es wichtig, nicht sofort auf die Ebene einzelner Applikationen zu gehen, sonst sieht man oft den berühmten Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Bevor es an die Feinheiten geht, sollte eine übergreifende Strategie für die verschiedenen Softwaretypen stehen. Auch die Kommunikationsstrategie darf nicht unterschätzt werden. So braucht es Plattformen für den regelmässigen Austausch und den Buy-in des Managements, um die Teilnahme aller relevanten Stakeholder zu sichern. Vor allem aber führt hier ein ganzheitlicher Ansatz mit eingespieltem Team statt Einzelmasken zum Erfolg."
Ausgangslage
Durch die Trennung des Unternehmens vom Mutterkonzern musste eine neue technische Umgebung geschaffen werden, von der Active Directory Domain über die Infrastruktur bis zur Applikationslandschaft. Die Verantwortung für die Migration sämtlicher Business Applikationen in die neue Umgebung legte das Life Sciences Unternehmen in die erfahrenen Hände der ARCONDIS.
Die Herausforderung dabei: Der Umfang dieses Vorhabens war zu Beginn des Projekts unklar. Im Unternehmen gab es keine zentrale Verwaltung über alle Applikationen. Auch musste der GxP-Status der Applikationen geprüft und teilweise neu bewertet werden.
Vorgehensweise
Schritt 1: Applikationslandschaft inventieren
Eine saubere Datenbasis über die Systemlandschaft ist die Grundlage jedes Migrationsprojekts. In einem ersten Schritt erstellte ARCONDIS deshalb ein Application Inventory und etablierte es unternehmensweit als „Single Point of Truth”, um den Status aller Applikationen sowohl für die Migration als auch für das Daily Business zu tracken. Dabei wurde jede Applikation einer Kategorie zugeteilt, beispielsweise wurde unterschieden nach Client/Server-, Desktop-, Citrix- oder SaaS-Applikation, und nach verschiedenen Kriterien bewertet. Wichtige Fragen, die es für die Migrationsplanung zu klären gab, waren Abhängigkeiten zu anderen Applikationen und/oder Schnittstellen und geplante Lifecycle Changes, beispielsweise aufgrund von geplanten Updates, funktionalen Erweiterungen oder Compliance Findings. Zudem galt es auch GAMP-Kategorie und Validierungsstatus bei GxP-relevanten Applikationen neu zu bewerten.
400 Applikationen wurden insgesamt identifiziert und klassifiziert. Davon sollten 150 innerhalb des Projekt-Scopes migriert werden. Rund die Hälfte der Applikationen ist GxP-relevant und musste deshalb revalidiert werden.
Schritt 2: Programm managebar machen
Bei einer solchen Mammutaufgabe ist es wichtig, sich nicht in Details zu verlieren, sondern das grosse Ganze im Blick zu behalten. Deshalb entschied sich ARCONDIS für ein zweistufiges Vorgehen und erstellte zunächst die Grobplanung für die einzelnen Kategorien von Applikationen. Um Komplexität, Priorität und Zeitbedarf der Migration besser abzuschätzen, entwickelte ARCONDIS einen mehrstufigen Entscheidungsbaum. Wichtige Kriterien hierbei waren beispielsweise, ob es sich um eine Kernapplikation handelt, ob externe Benutzer darauf zugreifen oder ob die Applikation GxP-relevant ist.
Im zweiten Schritt wurde für jede Kategorie ein Projekt initiiert, in dem das Migrationsvorgehen sowie die Feinplanung für jede Applikation im Einzelnen vorgenommen wurde. Für besonders kritische Applikationen wurde ein separater Stream angelegt.
Neben der Struktur ist bei einem Programm mit über hundert Beteiligten ausserdem Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor. In einem „Migration Cookbook” wurde die gesamte Programm-Governance von Kommunikations-, Eskalations-, Risiko-, Issue-, und Change-Management bis hin zu Tracking-, Reporting- und Meetingstrukturen festgelegt, um Plattformen für den Austausch zu schaffen.
Durch die intelligente Planung bekam das grosse Vorhaben Struktur – die vielen hundert Einzelteile fügten sich zu einem managebaren Ganzen und ein nachvollziehbarer Weg wurde für alle Beteiligten sichtbar. Die Herangehensweise überzeugte, weshalb sich das Management dazu entschied, das Verantwortungsgebiet der ARCONDIS zu erweitern. Die Programmleitung umfasste von nun an auch die Streams für Server, Clients und Netzwerke. Programmleiter Stefan Eckert ist seit diesem Zeitpunkt auch für das komplette Financial Controlling und die übergeordnete Koordination der GxP-Compliance zuständig.
Schritt 3: Sequenziell migrieren und global ausrollen
Aktuell befindet sich das Programm kurz vor Abschluss. Rund 150 Applikationen werden migriert und an über zehn Standorten ausgerollt. Die Hälfte davon ist GxP-relevant und muss revalidiert werden. Besonders komplex ist dabei, dass die komplette Landschaft sequenziell in die neue Umgebung transferiert wird. Schlüsselfaktor für die Sicherstellung der Compliance ist das Integration Testing, nachdem alle beteiligten Komponenten migriert wurden – also auch User Accounts oder periphäre Geräte wie Drucker, die mit der Applikation interferieren. Damit keine Komponenten oder Schnittstellen ungetestet bleiben, entwickelte das Projektteam eine wasserdichte Traceability Matrix, die alle Abhängigkeiten trackt.
In einem nächsten und letzten Schritt im Rahmen des Programms sollen verwaiste und nicht mehr benötigte Applikationen stillgelegt werden.
Ergebnis
Das Ziel des Programms, eine reibungslose „One-to-one”-Migration in die neue technische Umgebung, wurde nicht nur erreicht, sondern durch eine intelligente Migrationsstrategie konnten auch zusätzliche Benefits geschaffen werden, von denen der Kunde auch nach Programmende profitiert:
- Mit dem neuen Inventory werden alle Applikationen an einer zentralen Stelle erfasst.
- Der GxP-Status aller Applikationen wurde geprüft und Lücken wo notwendig geschlossen.
- Um Synergien zu bilden, wurde in Zusammenarbeit mit Applikationsverantwortlichen der optimale Zeitpunkt für Lifecycle Changes und Migration festgelegt, sodass Applikationen nur einmal validiert werden mussten. Dadurch konnten neue Funktionalitäten und Optimierungen bei möglichst geringem Businessunterbruch in den Betrieb übernommen werden.
- Die gesamte Applikationslandschaft wurde grundlegend aufgeräumt und verwaiste Applikationen aussortiert.
UPDATE-Interview mit ARCONDIS Projektleiter Stefan Eckert
Herr Eckert, welches sind die aus Ihrer Sicht wichtigsten Erfolgsfaktoren für M&A-getriebene Migrationen von Applikationslandschaften?
"Für ein Programm dieser Dimension braucht es ein solides Setup mit hoher Datenqualität und einem starken Scope Management – denn die schleichende Erweiterung des Umfangs hat schon vielen Mammutprojekten das Genick gebrochen. Durch das zentrale Application Inventory und das saubere Change Management konnten wir relevante Entscheide zurückverfolgen und hatten den Scope jederzeit fest im Griff.
Beim Aufsetzen des Programmplans ist es wichtig, nicht sofort auf die Ebene einzelner Applikationen zu gehen, sonst sieht man oft den berühmten Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Bevor es an die Feinheiten geht, sollte eine übergreifende Strategie für die verschiedenen Softwaretypen stehen. Auch die Kommunikationsstrategie darf nicht unterschätzt werden. So braucht es Plattformen für den regelmässigen Austausch und den Buy-in des Managements, um die Teilnahme aller relevanten Stakeholder zu sichern. Vor allem aber führt hier ein ganzheitlicher Ansatz mit eingespieltem Team statt Einzelmasken zum Erfolg."
