Ob Gartenparty, Firmenfeier, Sportereignis, Messe oder Musik-Großveranstaltung – der Event-Vollausstatter Event Rent bietet mit seinem umfassenden Produktportfolio das passende Zubehör für jede Art von Veranstaltung. Dabei können Kunden benötigtes Equipment wie Geschirr, Dekoration, Bühnenzubehör oder Beleuchtung günstig und komfortabel auf Mietbasis buchen. Um das steigende Auftragsvolumen weiterhin effizient bewältigen und Kundenanforderungen optimal erfüllen zu können, setzt Event Rent auf die Lösung APplus des ERPII-Anbieters für den Mittelstand Asseco Solutions. Damit das spezifische Mietmodell vollständig unterstützt werden kann, wird diese in enger Zusammenarbeit mit Event Rent auf die individuellen Anforderungen des Veranstaltungsdienstleisters zugeschnitten. Ziel ist es, zeitraubende manuelle Arbeiten überflüssig zu machen, ineffiziente Prozessabläufe zu optimieren sowie die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu erhöhen.
Die Dienstleistungsangebote des Unternehmens aus Bocholt zeichnen sich dadurch aus, dass sie zusätzlich zur Lieferung der gewünschten Eventausstattung den gesamten organisatorischen Ablauf einer Veranstaltung miteinschließen: von der Planung über Aufbau bis hin zur Projektleitung vor Ort. Dieser Komplettservice aus einer Hand hebt das Angebot des 1990 gegründeten Dienstleisters deutlich von seinen Mitbewerbern ab – und ist einer der entscheidenden Gründe für die kontinuierlich steigende Auftragslage bei Event Rent. In den vergangenen drei Jahren konnte das Unternehmen seinen Umsatz verdoppeln.
„Uns wurde sehr schnell klar, dass bei einem derartigen Wachstum auch die Strukturen entsprechend mitwachsen müssen“, erinnert sich Jens Bungert, Projektleiter und verantwortlich für die APplus-Einführung bei Event Rent. „Denn bislang hatten wir lediglich ein klassisches Warenwirtschaftssystem im Einsatz, das unsere Abläufe nur rudimentär unterstützen konnte.“ Viele Arbeiten – gerade im Bereich Controlling und Lagerverwaltung – mussten manuell bewerkstelligt werden, wodurch teilweise zeitaufwendige Nacharbeiten und manuelle Recherchen notwendig waren: Oft ergeben sich im Projektverlauf spontane Änderungen, etwa in Bezug auf die Anzahl der benötigten Transportfahrzeuge oder Mitarbeiter. Die entsprechenden Auftragsdaten mussten hierzu im Prinzip täglich per Hand neu berechnet werden. Schlichen sich dabei Fehler ein, wurden unter Umständen falsche Artikel oder Mengen ausgeliefert. „Gerade bei Großprojekten geht es oft recht stressig zu, weshalb wir auf aufwendige Nachkalkulationen teilweise schlicht verzichten mussten“, räumt Jens Bungert ein. Als schließlich der Support des Warenwirtschaftssystems aufgekündigt wurde, nahm Event Rent dies zum Anlass, auf ein modernes ERP-System umzusteigen.
Mietmodell macht umfassende Individualprogrammierung notwendig
Um eine geeignete Lösung zu finden, veranstaltete Event Rent Mitte 2014 ein Auswahlverfahren, bei dem die Anbieter vor allem die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ihrer Lösungen unter Beweis stellen mussten. Denn um das Mietmodell von Event Rent abbilden zu können, waren umfassende Individualisierungen der Lösung unvermeidbar: Im Gegensatz zu klassischen Vertriebsmodellen bleiben die Waren stets Eigentum der Event Rent – und kehren nach Ende der jeweiligen Veranstaltung wieder ins Lager zurück. Dort müssen sie wieder verbucht, auf Schäden untersucht sowie gereinigt werden, bevor sie für den nächsten Auftrag wieder zur Verfügung stehen. Von den drei Anbietern in der Endauswahl fiel die Wahl im Oktober 2015 schließlich auf Asseco Solutions. „Asseco überzeugte uns vor allem mit ihrer Flexibilität in Bezug auf individuelle Anpassungen“, erklärt Jens Bungert. „Es war klar, dass der Aufwand sehr groß sein würde, doch das Konzept der Asseco zeigte, dass sie auch technisch über die notwendige Expertise verfügten, um das Vorhaben erfolgreich umzusetzen.“
Aufgrund des hohen individuellen Anpassungsaufwands weicht die Einführungsmethodik der Lösung vom Standardvorgehen ab. Aktuell befindet sich die Lösung in der Entwicklungsphase. Diese erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunde. Parallel werden Kundenstammblätter und Artikelstämme in das neue System übertragen. Bis zum Sommer bzw. Herbst sollen beide Prozesse abgeschlossen sein und der Live-Start des Systems erfolgen, denn die ruhigere Ferienzeit begünstigt die Einarbeitung der Mitarbeiter in das neue System sowie die Durchführung potenziell notwendiger Nachbesserungen.
Optimierte Prozesse sorgen für Zeit- und Kostenersparnis
In der Folge soll durch die Asseco-Lösung vor allem eine umfassende Entlastung von Lager und Logistik erreicht werden. „In Hochzeiten beliefern und betreuen wir teilweise bis zu 250 Veranstaltungen gleichzeitig“, betont Jens Bungert. „Da das System in Zukunft die Neuberechnung aller Änderungen automatisiert für uns übernimmt, sparen wir sehr viel Zeit. Zudem sinkt damit auch unsere Fehlerquote, sodass wir Lieferungen mit falschen Artikeln oder Mengen reduzieren können.“ Auch im Lager beschleunigt APplus manuelle Arbeiten: Mithilfe von Barcodes können Wareneingänge und -ausgänge künftig deutlich effizienter und schneller verbucht werden.
Auf Basis der Mobility-Funktionen von APplus werden darüber hinaus alle Fahrer mit Tablets ausgestattet, die eine papierlose Abwicklung der Lieferungen inklusive Quittierung des Kunden vor Ort ermöglichen. Alle Informationen werden dabei unmittelbar an die Zentrale zurückgemeldet, wodurch vor allem die Betreuung von Abendveranstaltungen vereinfacht wird: „Bei Anlieferungen am Abend hatten wir häufig das Problem, dass die Fahrer erst nach Dienstschluss in die Zentrale zurückkehrten und die anfallenden Informationen nicht mehr an die Kollegen weitergeben konnten, die am nächsten Morgen die Abholung der Ausstattung übernahmen“, erläutert Jens Bungert. „Durch die automatisierte Datenübertragung haben die Kollegen am nächsten Tag künftig schon alle Daten vorliegen und können ohne Verzögerung starten.“
Auch sein Controlling will Event Rent durch APplus optimieren: Die Asseco-Lösung ermöglicht dem Unternehmen mit seinen Analysefunktionalitäten einen Überblick darüber, welche Aufträge besonders rentabel sind und in welchen Fällen das Unternehmen Verluste macht. Gleichzeitig schafft das System die Voraussetzung, Transportwege optimal einzuplanen, sodass Touren besser zusammengefasst und Transportkosten eingespart werden können. Ein Lieferantenstamm vereinfacht darüber hinaus die Ermittlung des jeweils günstigsten Zulieferers. „Auf diese Weise können wir deutlich besser wirtschaften und unsere Kosten optimieren“, freut sich Jens Bungert. „Das wiederum werden wir an unsere Kunden weitergeben und ihnen ein größeres Portfolio mit mehr Auswahl bieten.“
Vorarbeit für Weiterentwicklung der eigenen Lösung
Die Erfahrungen der Individualprogrammierung bei Event Rent für die Abbildung des Mietmodells will Asseco darüber hinaus auch für die eigene Lösungsentwicklung nutzen: Durch das gewonnene Know-how schafft der ERP-Anbieter die Grundlage dafür, ähnliche Geschäftsmodelle mit APplus in Zukunft noch einfacher unterstützen zu können.
Die Dienstleistungsangebote des Unternehmens aus Bocholt zeichnen sich dadurch aus, dass sie zusätzlich zur Lieferung der gewünschten Eventausstattung den gesamten organisatorischen Ablauf einer Veranstaltung miteinschließen: von der Planung über Aufbau bis hin zur Projektleitung vor Ort. Dieser Komplettservice aus einer Hand hebt das Angebot des 1990 gegründeten Dienstleisters deutlich von seinen Mitbewerbern ab – und ist einer der entscheidenden Gründe für die kontinuierlich steigende Auftragslage bei Event Rent. In den vergangenen drei Jahren konnte das Unternehmen seinen Umsatz verdoppeln.
„Uns wurde sehr schnell klar, dass bei einem derartigen Wachstum auch die Strukturen entsprechend mitwachsen müssen“, erinnert sich Jens Bungert, Projektleiter und verantwortlich für die APplus-Einführung bei Event Rent. „Denn bislang hatten wir lediglich ein klassisches Warenwirtschaftssystem im Einsatz, das unsere Abläufe nur rudimentär unterstützen konnte.“ Viele Arbeiten – gerade im Bereich Controlling und Lagerverwaltung – mussten manuell bewerkstelligt werden, wodurch teilweise zeitaufwendige Nacharbeiten und manuelle Recherchen notwendig waren: Oft ergeben sich im Projektverlauf spontane Änderungen, etwa in Bezug auf die Anzahl der benötigten Transportfahrzeuge oder Mitarbeiter. Die entsprechenden Auftragsdaten mussten hierzu im Prinzip täglich per Hand neu berechnet werden. Schlichen sich dabei Fehler ein, wurden unter Umständen falsche Artikel oder Mengen ausgeliefert. „Gerade bei Großprojekten geht es oft recht stressig zu, weshalb wir auf aufwendige Nachkalkulationen teilweise schlicht verzichten mussten“, räumt Jens Bungert ein. Als schließlich der Support des Warenwirtschaftssystems aufgekündigt wurde, nahm Event Rent dies zum Anlass, auf ein modernes ERP-System umzusteigen.
Mietmodell macht umfassende Individualprogrammierung notwendig
Um eine geeignete Lösung zu finden, veranstaltete Event Rent Mitte 2014 ein Auswahlverfahren, bei dem die Anbieter vor allem die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ihrer Lösungen unter Beweis stellen mussten. Denn um das Mietmodell von Event Rent abbilden zu können, waren umfassende Individualisierungen der Lösung unvermeidbar: Im Gegensatz zu klassischen Vertriebsmodellen bleiben die Waren stets Eigentum der Event Rent – und kehren nach Ende der jeweiligen Veranstaltung wieder ins Lager zurück. Dort müssen sie wieder verbucht, auf Schäden untersucht sowie gereinigt werden, bevor sie für den nächsten Auftrag wieder zur Verfügung stehen. Von den drei Anbietern in der Endauswahl fiel die Wahl im Oktober 2015 schließlich auf Asseco Solutions. „Asseco überzeugte uns vor allem mit ihrer Flexibilität in Bezug auf individuelle Anpassungen“, erklärt Jens Bungert. „Es war klar, dass der Aufwand sehr groß sein würde, doch das Konzept der Asseco zeigte, dass sie auch technisch über die notwendige Expertise verfügten, um das Vorhaben erfolgreich umzusetzen.“
Aufgrund des hohen individuellen Anpassungsaufwands weicht die Einführungsmethodik der Lösung vom Standardvorgehen ab. Aktuell befindet sich die Lösung in der Entwicklungsphase. Diese erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunde. Parallel werden Kundenstammblätter und Artikelstämme in das neue System übertragen. Bis zum Sommer bzw. Herbst sollen beide Prozesse abgeschlossen sein und der Live-Start des Systems erfolgen, denn die ruhigere Ferienzeit begünstigt die Einarbeitung der Mitarbeiter in das neue System sowie die Durchführung potenziell notwendiger Nachbesserungen.
Optimierte Prozesse sorgen für Zeit- und Kostenersparnis
In der Folge soll durch die Asseco-Lösung vor allem eine umfassende Entlastung von Lager und Logistik erreicht werden. „In Hochzeiten beliefern und betreuen wir teilweise bis zu 250 Veranstaltungen gleichzeitig“, betont Jens Bungert. „Da das System in Zukunft die Neuberechnung aller Änderungen automatisiert für uns übernimmt, sparen wir sehr viel Zeit. Zudem sinkt damit auch unsere Fehlerquote, sodass wir Lieferungen mit falschen Artikeln oder Mengen reduzieren können.“ Auch im Lager beschleunigt APplus manuelle Arbeiten: Mithilfe von Barcodes können Wareneingänge und -ausgänge künftig deutlich effizienter und schneller verbucht werden.
Auf Basis der Mobility-Funktionen von APplus werden darüber hinaus alle Fahrer mit Tablets ausgestattet, die eine papierlose Abwicklung der Lieferungen inklusive Quittierung des Kunden vor Ort ermöglichen. Alle Informationen werden dabei unmittelbar an die Zentrale zurückgemeldet, wodurch vor allem die Betreuung von Abendveranstaltungen vereinfacht wird: „Bei Anlieferungen am Abend hatten wir häufig das Problem, dass die Fahrer erst nach Dienstschluss in die Zentrale zurückkehrten und die anfallenden Informationen nicht mehr an die Kollegen weitergeben konnten, die am nächsten Morgen die Abholung der Ausstattung übernahmen“, erläutert Jens Bungert. „Durch die automatisierte Datenübertragung haben die Kollegen am nächsten Tag künftig schon alle Daten vorliegen und können ohne Verzögerung starten.“
Auch sein Controlling will Event Rent durch APplus optimieren: Die Asseco-Lösung ermöglicht dem Unternehmen mit seinen Analysefunktionalitäten einen Überblick darüber, welche Aufträge besonders rentabel sind und in welchen Fällen das Unternehmen Verluste macht. Gleichzeitig schafft das System die Voraussetzung, Transportwege optimal einzuplanen, sodass Touren besser zusammengefasst und Transportkosten eingespart werden können. Ein Lieferantenstamm vereinfacht darüber hinaus die Ermittlung des jeweils günstigsten Zulieferers. „Auf diese Weise können wir deutlich besser wirtschaften und unsere Kosten optimieren“, freut sich Jens Bungert. „Das wiederum werden wir an unsere Kunden weitergeben und ihnen ein größeres Portfolio mit mehr Auswahl bieten.“
Vorarbeit für Weiterentwicklung der eigenen Lösung
Die Erfahrungen der Individualprogrammierung bei Event Rent für die Abbildung des Mietmodells will Asseco darüber hinaus auch für die eigene Lösungsentwicklung nutzen: Durch das gewonnene Know-how schafft der ERP-Anbieter die Grundlage dafür, ähnliche Geschäftsmodelle mit APplus in Zukunft noch einfacher unterstützen zu können.
