Assentis optimiert Dokumenten-Kommunikation für Versicherungen

Mit DocFamily bietet die Assentis Technologies AG jetzt eine Output-Management-Lösung, die speziell auf die Anforderungen von Versicherungen konzipiert ist. So können Makler und Außendienstler von überall her mit dem Textsystem DocWrite des Schweizer Softwarehauses aus Rotkreuz arbeiten. Dazu benötigen sie nicht mehr als einen Rechner und einen Webbrowser. Beim Kundenbesuch können sie so vor Ort direkt einen Vertrag abschließen. Bei diesem Prozess greifen sie auf Vorlagen zu, die zentral abgelegt sind. In wenigen Minuten erstellen Außendienstler ebenso wie Mitarbeiter im Büro Versicherungspolicen, Verträge, Briefe und Angebote im What-You-See-is-What-You-Get-Modus. Die Anwender sehen während der Bearbeitung direkt am Bildschirm, wie ihr Dokument ausgegeben wird. Zudem können sie ihre Vorlagen durch individuelle Textbausteine ergänzen, beispielsweise durch Informationen, die sie im Kundengespräch erfahren haben. Ebenso lassen sich interaktive Webformulare entwickeln. Diese werden beispielsweise dafür genutzt, um Verträge online abzuwickeln. Das mit DocWrite erstellte Dokument archiviert das System automatisch, ebenso protokolliert es sämtliche Druckaufträge. So gewährleistet die Software, dass der gesamte Schriftverkehr archiviert wird und das Unternehmen somit die rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Die Assentis-Lösung DocFamily basiert vollständig auf offenen Standards. Dadurch ist sie sehr gut skalierbar und verfügt über Schnittstellen zu beliebigen Geschäftsapplikationen, wie etwa CRM- oder ERP-Systemen. "DocWrite ist die einzige Output-Management-Lösung im Markt, die kein Plug-In und nur einen Browser benötigt. Das ist natürlich ein riesiger Vorteil, da Wartung und Verteilung der Software entfällt", erklärt Stephan Vanberg, VP Sales & Marketing von Assentis.

Selbst Marketing- und Vertriebsmitarbeiter profitieren von dem Output-Management-System. Sie können ihre Werbebotschaften in die Transaktionsdokumente wie Geschäftsbriefe oder Mahnungen integrieren und darin weitere Leistungen empfehlen. Da diese sehr aufmerksam vom Kunden gelesen werden, wird die zusätzliche Botschaft von vielen Lesern wahrgenommen. Zudem spart das Unternehmen Druck- und Portokosten, die für die Erstellung und den Versand von Werbeflyern anfallen. Falls ein Unternehmen dennoch nicht auf zusätzliche beigelegte Informationen verzichten möchte, erlaubt die Lösung, Werbeflyer digital und in Farbe zu entwerfen.

"Gerade Versicherungen müssen ihre Geschäftsdokumente stark individualisieren. Viele nutzen jedoch umständliche Tools, bei denen die Anwender noch mit Befehlszeilen arbeiten müssen", erklärt Stephan Vanberg, VP Sales & Marketing von Assentis. "DocWrite dagegen erfordert kein besonderes Know-how und ist einfach zu bedienen. Unsere Kunden bestätigen, dass sie mit DocWrite mehr als 20 Mal schneller individualisierte Dokumente erzeugen und darüber hinaus auch Kosten sparen."