Microsoft Teams, das Werkzeug für Teamarbeit in Office 365, ist effektives Tool für mehr Produktivität und Effizienz. Es steht jedem Nutzer mit einer gültigen Lizenz zur Verfügung. Das Feature ist zwar benutzerfreundlich, doch die Aktivierung und ein Klick reichen für den erfolgreichen Start noch lange nicht aus. Damit „Teams“ wirklich nutzbringend eingesetzt werden kann, müssen zuerst einmal ein Einführungsplan und eine Strategie entwickelt werden. Lesen Sie nach, welche Erfolgsfaktoren eine Implementation zur Erfolgsstory machen!
Erfolgsfaktor 1: Vision
Wer das Kommunikation- und Kollaboration-Tool optimal nutzen möchte, muss sich zuerst einmal über seine Ziele klar werden, also eine Vision darüber entwickeln, wohin die Reise gehen sollte. Die Einführung von Microsoft Teams verändert grundlegend die Art und Weise der internen und externen Kommunikation. Diese Veränderungen können mitunter Widerstand bei Mitarbeitern und Partnern auslösen. Darauf und auf eine behutsame und doch zielführende Strategie bei der Umsetzung muss man daher im Veränderungsprozess unbedingt achten. Schliesslich ist ein Microsoft-Teams-Projekt nicht nur ein technisches, sondern vor allem auch ein organisatorisches Projekt, in das viele Unternehmensbereiche eingebunden sind.
Erfolgsfaktor 2: Prozess Innovation
Mit der Microsoft-Teams-Einführung werden sich die Prozesse im Unternehmen verändern. Das kann je nach Situation und Projektumfang eine Reihe von Tätigkeiten und Prozessen bis hin zum grundlegenden organisatorischen Veränderungsprozess umfassen. Sehen Sie sich daher genau an, welche Prozesse wirklich betroffen sind und in welcher Art und Weise sie sich verändern. Mit dem Umkrempeln von Prozessen gehen auch organisatorische Veränderungen einher. Diese müssen – so sie erfolgreich sein sollen – von allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern mitgetragen werden.
Erfolgsfaktor 3: Technologie
Microsoft Teams ist ein überaus leistungsstarkes Werkzeug. Bevor Sie damit loslegen, sollten Sie sich klar darüber werden, wie genau Sie die Technologie in Ihrem Unternehmen einsetzen und nutzen möchten. Klären Sie die Fragen, wie Teams innerhalb der Firma eingesetzt und welche Anwendungen und Lösung im Detail genutzt werden sollen! Auch an das wichtige Thema Sicherheit sollten Sie bei Ihren Überlegungen rund um die technischen Möglichkeiten denken.
Erfolgsfaktor 4: Top Management
Ein weiterer und sehr wichtiger Erfolgsfaktor ist die Unterstützung von Seiten des Top-Managements. Daher sollte immer ein Mitglied der Geschäftsleitung das Projekt begleiten und sozusagen unter seine Schirmherrschaft nehmen. Nur dann, wenn die Unterstützung ganz von oben kommt, werden das Projekt und die Strategie wirklich erfolgreich sein.
Erfolgsfaktor 5: User Akzeptanz
Ein essentieller Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz der Benutzer. Um hier erfolgreich zu sein, empfiehlt es sich, den Veränderungsprozess erst einmal mit einem kleinen Team zu testen. Das gilt sowohl für kleine wie auch für grössere Unternehmen. Dieses „Start-Up“ sollte breit gefächert sein und möglichst viele Tätigkeitsbereiche, Generationen und Menschentypen vereinen, um Ihre Organisationsstruktur möglichst gut abzubilden. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass Ihr „Testteam“ nicht zu gross ist.
Stellen Sie ein gut gemischtes interdisziplinäres Team zusammen, das möglichst aus den folgenden Mitgliedern bestehen soll:
Das Projektteam entscheidet, wann und in welcher Form das Projekt auf die gesamte Organisation ausgerollt wird. Der Rollout sollte in kleinen und flexiblen Schritten umgesetzt werden, damit der Prozess besser angenommen wird und die Benutzerfeedbacks wieder in den Entwicklungsprozess einfliessen können (Erfolgsfaktor 1). Nur in kleinen Schritten können Sie in einem Prozess der Veränderung Ihre Ziele erreichen und nicht mit einer Einführung sozusagen über Nacht.
Als kompetenter Begleiter in allen praktischen Fragen haben wir aus unserem Erfahrungsschatz einen Fragenkatalog zusammengestellt, der Ihnen bei der Analyse der Situation in Ihrem Unternehmen hilft. Er gibt Ihnen erste Einblicke und zeigt Ihnen auf, welche Strategien erfolgversprechend sind. Wir stehen Ihnen als erfahrener Partner bei allen Fragen rund um die Microsoft-Teams-Einführung gerne zur Seite und unterstützen Sie mit unserem Know-how bei der Implementierung.
Erfolgsfaktor 1: Vision
Wer das Kommunikation- und Kollaboration-Tool optimal nutzen möchte, muss sich zuerst einmal über seine Ziele klar werden, also eine Vision darüber entwickeln, wohin die Reise gehen sollte. Die Einführung von Microsoft Teams verändert grundlegend die Art und Weise der internen und externen Kommunikation. Diese Veränderungen können mitunter Widerstand bei Mitarbeitern und Partnern auslösen. Darauf und auf eine behutsame und doch zielführende Strategie bei der Umsetzung muss man daher im Veränderungsprozess unbedingt achten. Schliesslich ist ein Microsoft-Teams-Projekt nicht nur ein technisches, sondern vor allem auch ein organisatorisches Projekt, in das viele Unternehmensbereiche eingebunden sind.
Erfolgsfaktor 2: Prozess Innovation
Mit der Microsoft-Teams-Einführung werden sich die Prozesse im Unternehmen verändern. Das kann je nach Situation und Projektumfang eine Reihe von Tätigkeiten und Prozessen bis hin zum grundlegenden organisatorischen Veränderungsprozess umfassen. Sehen Sie sich daher genau an, welche Prozesse wirklich betroffen sind und in welcher Art und Weise sie sich verändern. Mit dem Umkrempeln von Prozessen gehen auch organisatorische Veränderungen einher. Diese müssen – so sie erfolgreich sein sollen – von allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern mitgetragen werden.
Erfolgsfaktor 3: Technologie
Microsoft Teams ist ein überaus leistungsstarkes Werkzeug. Bevor Sie damit loslegen, sollten Sie sich klar darüber werden, wie genau Sie die Technologie in Ihrem Unternehmen einsetzen und nutzen möchten. Klären Sie die Fragen, wie Teams innerhalb der Firma eingesetzt und welche Anwendungen und Lösung im Detail genutzt werden sollen! Auch an das wichtige Thema Sicherheit sollten Sie bei Ihren Überlegungen rund um die technischen Möglichkeiten denken.
Erfolgsfaktor 4: Top Management
Ein weiterer und sehr wichtiger Erfolgsfaktor ist die Unterstützung von Seiten des Top-Managements. Daher sollte immer ein Mitglied der Geschäftsleitung das Projekt begleiten und sozusagen unter seine Schirmherrschaft nehmen. Nur dann, wenn die Unterstützung ganz von oben kommt, werden das Projekt und die Strategie wirklich erfolgreich sein.
Erfolgsfaktor 5: User Akzeptanz
Ein essentieller Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz der Benutzer. Um hier erfolgreich zu sein, empfiehlt es sich, den Veränderungsprozess erst einmal mit einem kleinen Team zu testen. Das gilt sowohl für kleine wie auch für grössere Unternehmen. Dieses „Start-Up“ sollte breit gefächert sein und möglichst viele Tätigkeitsbereiche, Generationen und Menschentypen vereinen, um Ihre Organisationsstruktur möglichst gut abzubilden. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass Ihr „Testteam“ nicht zu gross ist.
Stellen Sie ein gut gemischtes interdisziplinäres Team zusammen, das möglichst aus den folgenden Mitgliedern bestehen soll:
- Einem Projektleiter als Koordinator und Leiter des Projekts
- Einem IT- Verantwortlichem, der sich um alle technischen Fragen und um den optimalen Betrieb der Lösung kümmert
- Einem „Schirmherrn“ als Unterstützer aus dem Top-Management (siehe Erfolgsfaktor 3)
- Nutzer, Entscheider, Beeinflusser, Prozessverantwortliche und auch Kritiker. Der Umfang des Teams ist je nach Grösse der Organisation unterschiedlich.
Das Projektteam entscheidet, wann und in welcher Form das Projekt auf die gesamte Organisation ausgerollt wird. Der Rollout sollte in kleinen und flexiblen Schritten umgesetzt werden, damit der Prozess besser angenommen wird und die Benutzerfeedbacks wieder in den Entwicklungsprozess einfliessen können (Erfolgsfaktor 1). Nur in kleinen Schritten können Sie in einem Prozess der Veränderung Ihre Ziele erreichen und nicht mit einer Einführung sozusagen über Nacht.
Als kompetenter Begleiter in allen praktischen Fragen haben wir aus unserem Erfahrungsschatz einen Fragenkatalog zusammengestellt, der Ihnen bei der Analyse der Situation in Ihrem Unternehmen hilft. Er gibt Ihnen erste Einblicke und zeigt Ihnen auf, welche Strategien erfolgversprechend sind. Wir stehen Ihnen als erfahrener Partner bei allen Fragen rund um die Microsoft-Teams-Einführung gerne zur Seite und unterstützen Sie mit unserem Know-how bei der Implementierung.
