Besonders Hotels mit Konferenz- und Seminar-Bereichen profitieren von diesen neue Informationsmedien. Plasma Bildschirme und elektronische Türschilder, zu Informationszwecke eingesetzt, zeigen den Gästen den Weg in ihre Veranstaltung. So wird beispielsweise der Gast schon im Empfangsbereich multimedial mit Informationen versorgt: Allgemeine Hotelinformationen werden präsentiert sowie Informationen über die im Hotel stattfindenden Konferenzen bzw. Seminare (z. B. Hinweise wie Raumnummer, Seminar-Inhalt, Dozent, etc.). PowerPoint-Präsentationen, Web Sites und Grafiken sind dabei in vielen Darstellungsvariationen einsetzbar. Weitere Plasmas, die ebenfalls die erwähnten Informationen zeigen, bieten an einem Nebeneingang des Hotels bzw. im Bereich der Konferenzräume Informationsmöglichkeiten.
Die elektronischen Türschilder an den Konferenz- und Seminarräume helfen den Gästen zudem, ihren Seminarraum zu finden. Auf den Türschildern steht jeweils der Name des Raumes, der Dozent, das Seminarthema und die Uhrzeit angezeigt. Dabei können die Inhalte in Form einer Agenda aufgebaut werden, so dass je nach Uhrzeit auch der Fortschritt der Tagung ersichtlich ist.
Sämtlich Inhalte, sowohl für die Plasma Displays als auch für die elektronischen Türschilder, müssen nur von den zuständigen Mitarbeitern über eine entsprechende Software eingepflegt werden.
Die Zahlen über den Tagungsmarkt in Deutschland geben der BTS Recht. Der Markt der Geschäfts- und Tagungsreisen in Deutschland (2006) hat nach Angaben des German Convention Bureau (GCB) ein Umsatzvolumen von 63,3 Milliarden Euro. Den größten Anteil daran haben Geschäftsreisen mit einer oder mehr Übernachtungen (ca. 38,5 Milliarden Euro Umsatz in 2006). Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer beträgt 6,1 Tage.
Bei der Art der Tagung dominieren sog. Corporate Meetings mit 48 Prozent Anteil an allen Tagungsarten. Nur 15 Prozent der Meetings sind gesellschaftlicher Natur und 16 Prozent dienen Kultur bzw. Unterhaltung. Der größte Teil (51%) der Tagungen wird für über 50 Teilnehmer geplant. Die meisten Veranstalter (77%) stellen pro Jahr ein Budget von bis zu 500.000 Euro für Tagungen und Veranstaltungen bereit. Die Auslastung der Tagungs- und Veranstaltungsflächen in Deutschland beträgt je nach Kategorie 43 bis 48 Prozent. Dabei haben Tagungshotels mit Konzentration auf Seminare/Tagungen mit 139 Veranstaltungstagen die beste Auslastung - im Gegensatz zu Kongresszentren. (Quelle: „Geschäftsreisemarkt Deutschland 200" der Deutschen Zentrale für Tourismus - DZT)
„Diese Zahlen zeigen, dass gerade der Bereich Seminar und Tagungen ein Bereich mit Potential ist“, erklärt Dipl. Inf. Steffen Groth, Geschäftsführer der BTS. „Deshalb ist es wichtig, dass Hotels mit modernster Technik und gutem Service ausgestattet sind, damit sich die Gäste wohlfühlen und auch wiederkommen möchten.“