Einen Projektstrukturplan erstellen – muss das sein?

Eine Struktur aufbauen, Ordnung halten und nach Plan vorgehen – das hört sich für viele Projektmanager:innen an wie die natürlichen Feinde des agilen Projektmanagements. Aber ist das auch so? Oder braucht gerade Agilität, die ja Kreativität und Innovationskraft stärken soll, eine solide Basis? Wir gehen der Frage nach, ob man heutzutage noch einen Projektstrukturplan erstellen soll.

Projektstrukturplan erstellen – ein wichtiger Skill für das PM?

Das Projektmanagement arbeitet mit klassischen PM-Methoden, die Projekt-Teams nutzen erfolgreich die Möglichkeiten agiler Vorgehensweise: So sieht das Hybride Projektmanagement aus, wie es zum Beispiel durch Can Do möglich gemacht wird. Und weil diese Vorgehensweise so flexibel ist, macht sie einen Projektstrukturplan (PSP) überflüssig. Oder? Wir von Can Do sind der Meinung: Einen Projektstrukturplan erstellen ist eine grundlegende Tätigkeit, die zu Beginn eines jeden Projekts stehen sollte. Insbesondere bei komplexen Projekten unterstützt er das Projektmanagement dabei, dass kein Teilschritt vergessen wird und der Projekt-Fortschritt jederzeit umfassend nachvollzogen werden kann. Doch das ist noch nicht alles:

Vorteile, wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen

Der Projektstrukturplan teilt gleich zu Beginn Ihr Gesamtprojekt in Aufgaben, Teilprojekte und Arbeitspakete auf und klärt die entsprechenden Zuständigkeiten. Das verschafft Ihnen als Projetkmanager:in u.a. folgende Benefits, die Ihr Projekt von der ersten Planung über die Durchführung bis hin zum Projektziel begleiten werden:

• Ein PSP verleiht einer eher abstrakten Projektplanung konkrete Gestalt, visualisiert die einzelnen Projekt-Abschnitte und verhilft zu besserer Übersicht.
• Es gibt im Projekt-Verlauf keine Diskussionen über Verantwortlichkeiten.
• Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, stellt dieser gewissermaßen den Soll-Zustand dar. Ein Abgleich mit dem Ist-Stand Ihres Projektes ist schnell möglich, und Sie können im Projektmanagement schnell und effektiv auf Abweichungen reagieren.
• Zum PSP gehört immer auch ein Budget. Damit ermöglichen Sie eine einfache und zügige Kostenkontrolle während des laufenden Projekts.
• Alle Stakeholder haben durch den PSP Zugriff auf eine identische Planungsbasis des Projekts. So lassen sich die jeweiligen Reports besser verstehen und einfacher bewerten.
• Ob die wichtigen Bewertungsfaktoren im Projektmanagement, nämlich Zeit, Budget und Qualität, noch "in der Spur" sind, lässt sich durch einen Vergleich mit dem PSP jederzeit sagen.
• Weil beim Projektstrukturplan erstellen alle Projektbeteiligten mitwirken, kann sich jede:r ins neue Projekt einbringen und stärker damit identifizieren. Motivation und Teamgeist erfahren dadurch einen Schub.

Wie entsteht ein Projektstrukturplan?

Es gibt unterschiedliche Wege, wie Sie auf effiziente Weise einen tragfähigen Projektstrukturplan erstellen. Das beginnt schon damit, dass Sie eine Entscheidung darüber treffen, welcher Aspekt im Mittelpunkt des PSP stehen soll. So können Sie nach Funktionen, nach ähnlichen parallelen Aufgaben oder nach Projektphasen gliedern. Welche Herangehensweise die Richtige für Ihr aktuelles Projekt ist und was die "6 Schritte zum idealen PSP" sind – das erfahren Sie im Detail auf unserer Wissensseite zum Projektstrukturplan erstellen. 

Was passiert mit dem Projektstrukturplan?

Grundsätzlich sollte Sie der PSP, den Sie zu Beginn eines Projekts erstellt haben, bis zum Erreichen dessen Ziele begleiten. Wenn Sie eine Projektmanagement- und Ressourcenmanagement-Software wie Can Do verwenden, geht der Projektstrukturplan in einem digitalen Projektplan auf. Bei Can Do übernimmt dieser die Funktion des ursprünglichen PSP als Basis für die weitere Kontrolle und Steuerung des Projekts.

Fazit: Wir haben einen Plan!

Agilität hin, Spontaneität her: Ein Projektstrukturplan ist nach wie vor ein höchst hilfreiches Instrument, um Ihre Projekte erfolgreich ins Ziel zu bringen. Gerade bei komplexen Projekt-Vorhaben macht er Ziele greifbar und stellt Erfolge genauso dar wie eventuelle Abweichungen. Und mit Can Do können Sie die Vorgaben des PSP transparent verfolgen. Wie genau die Integration Ihres Projektstrukturplans in die Projektmanagement- und Ressourcenmanagement-Software Can Do aussehen kann, machen wir gerne zum Thema einer persönlichen Demo. Wir freuen uns darauf, von Ihnen und Ihren Herausforderungen im Projektmanagement zu hören!

Gerne verweisen wir zum Schluss nochmals auf unsere Wissensseite zum Thema "Projektstrukturplan erstellen".