Welche Faktoren führen ein Projekt wirklich zum Erfolg? Welche Faktoren werden von den Projektleitern überschätzt und welche unterschätzt? Auf diese Fragen - und noch auf viele Fragen mehr - gibt die Studie „Erfolgsfaktoren im Projektmanagement“ von Prof. Dr. Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz Antworten. Das Besondere an der Studie ist, dass „die Ergebnisse nicht nur Meinungen und Wahrnehmungen widerspiegeln, sondern fakten- also evidenzbasiert und personenunabhängig überprüfbar sind“, betont Prof. Dr. Ayelt Komus im Gespräch mit der Can Do GmbH, Hersteller einer Projektmanagement-Software. „Mit der Effektstärke wird darüber hinaus deutlich, wie stark der Einfluss der jeweiligen Faktoren ist“, führt Prof. Dr. Komus die Besonderheiten der Studie weiter aus.
Rollen und Kompetenzklärung als effektivster Erfolgsfaktor
Für die Studie, die in Kooperation mit der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. durchgeführt wurde, wurden 400 Projekte untersucht, die als erfolgreich oder als nicht erfolgreich eingestuft werden konnten. Auf Basis dieser spezifischen Projekte wurden dann über 200 Faktoren in den jeweiligen Projekten abgefragt. So konnte das BPM-Labor für Business Process Management und Organizational Excellence an der Hochschule Koblenz unter Leitung von Prof. Dr. Komus analysieren, welche Muster bei erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Projekten regelmäßig auftraten.
Die größten Effektstärken und damit die stärksten Auswirkungen auf einen Projekterfolg stellte die Studie bei den Faktoren „frühzeitiges Managen der Risiken“, „zeitnahe Entscheidungen“ sowie „Rollendefinition und Kompetenzklärung in Projektorganisation hat sehr gut funktioniert“ fest „Zusammengefasst dominieren bei den Kernfaktoren also vor allem Klarheit, Funktionieren der Aufgabenverteilung, zeitnahes Handeln, Fehler- und Konfliktkultur und schließlich Reflektion der Projektzielsetzungen“, fasst Prof Dr. Komus zusammen. Faktoren wie Nutzung quantitativer Analysen, bspw. Earned Value Analyse, haben der Studie zufolge hingegen nur eine geringe Affektstärke.
Abweichung zwischen gefühlten und tatsächlichen Erfolgsfaktoren
Neben Erfolgsfaktoren erarbeitet die Studie auch Misserfolgsfaktoren, Begeisterungsfaktoren und Basisfaktoren. Ein Misserfolg des Projekts wird demnach wahrscheinlicher, wenn zwischen Auftraggeber und Projektteam oder zwischen Internen und Externen eine Lagerbildung festzustellen ist. Ein effektives Risikomanagement und eine zweckmäßige Stakeholder-Analyse sind wichtige Basisfaktoren, die zwar noch kein Projekt erfolgreich machen, deren Vernachlässigung jedoch das Vorhaben in Schieflage bringen können. Schließlich gibt es noch Begeisterungsfaktoren wie Vermeidung von Ausgrenzungen und gute Projektleiter. „Diese Faktoren machen anscheinend oft den Unterschied zwischen akzeptablen und sehr guten Projektergebnissen“, erläutert Prof. Dr. Komus.
Die Studie fragte auch nach der persönlichen Einschätzung der Studienteilnehmer für den Erfolg oder Misserfolg ihrer Projekte. Dabei ließen sich große Unterschiede dieser subjektiven Einschätzungen zur faktenbasierten Effektstärke dieser Faktoren ausmachen. Beispielsweise landete die Faktorengruppe Konfliktmanagement (evidenzbasierte Effektstärkte Rang 1 von 14) in der subjektiven Einschätzung gerade mal auf Rang 6 von 14, auch das Organizational Change Management (evidenzbasierte Effektstärkte Rang 3) wurde in der persönlichen Bewertung eine untergeordnete Rolle (Rang 13 von 14) zugesprochen.
„Übrigens sind die Erfolgsmuster, die wir in der Studie identifiziert haben, an auffallend vielen Stellen Faktoren und Elemente, die ganz zentral in agilen Methoden wie Scrum verankert sind“, beobachtet Prof. Dr. Komus. „Meines Erachtens stützen die Ergebnisse also die Bedeutung agiler Methodenelemente bzw. erklären ihren Erfolg“, fügt er hinzu.
Das vollständige Interview finden Sie auf der Website von Can Do.
Über Prof. Dr. Ayelt Komus
Prof. Dr. Ayelt Komus (www.komus.de) lehrt an der Hochschule Koblenz (www.hs-koblenz.de) im Fachbereich Betriebswirtschaft und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Themen Projektmanagement sowie Business Process Management. Die unternehmensspezifische Gestaltung von Projektmanagement-Methodiken mit Trainings und Werkzeugen zählt genauso zu seinem Erfahrungsschatz wie die Verantwortung und Planung diverser IT-bezogener und IT-neutraler Großprojekte. Seine Studien "Status Quo Agile" untersuchten 2012 und 2014 Verbreitung, Erfolg und Praktiken agiler Methoden. Seine Studie „Erfolsfaktoren im Projektmanagement“ analysierte evidenzbasiert die Erfolgsfaktoren Projektmanagements (www.erfolgsfaktoren-projektmanagement.de)
Rollen und Kompetenzklärung als effektivster Erfolgsfaktor
Für die Studie, die in Kooperation mit der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. durchgeführt wurde, wurden 400 Projekte untersucht, die als erfolgreich oder als nicht erfolgreich eingestuft werden konnten. Auf Basis dieser spezifischen Projekte wurden dann über 200 Faktoren in den jeweiligen Projekten abgefragt. So konnte das BPM-Labor für Business Process Management und Organizational Excellence an der Hochschule Koblenz unter Leitung von Prof. Dr. Komus analysieren, welche Muster bei erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Projekten regelmäßig auftraten.
Die größten Effektstärken und damit die stärksten Auswirkungen auf einen Projekterfolg stellte die Studie bei den Faktoren „frühzeitiges Managen der Risiken“, „zeitnahe Entscheidungen“ sowie „Rollendefinition und Kompetenzklärung in Projektorganisation hat sehr gut funktioniert“ fest „Zusammengefasst dominieren bei den Kernfaktoren also vor allem Klarheit, Funktionieren der Aufgabenverteilung, zeitnahes Handeln, Fehler- und Konfliktkultur und schließlich Reflektion der Projektzielsetzungen“, fasst Prof Dr. Komus zusammen. Faktoren wie Nutzung quantitativer Analysen, bspw. Earned Value Analyse, haben der Studie zufolge hingegen nur eine geringe Affektstärke.
Abweichung zwischen gefühlten und tatsächlichen Erfolgsfaktoren
Neben Erfolgsfaktoren erarbeitet die Studie auch Misserfolgsfaktoren, Begeisterungsfaktoren und Basisfaktoren. Ein Misserfolg des Projekts wird demnach wahrscheinlicher, wenn zwischen Auftraggeber und Projektteam oder zwischen Internen und Externen eine Lagerbildung festzustellen ist. Ein effektives Risikomanagement und eine zweckmäßige Stakeholder-Analyse sind wichtige Basisfaktoren, die zwar noch kein Projekt erfolgreich machen, deren Vernachlässigung jedoch das Vorhaben in Schieflage bringen können. Schließlich gibt es noch Begeisterungsfaktoren wie Vermeidung von Ausgrenzungen und gute Projektleiter. „Diese Faktoren machen anscheinend oft den Unterschied zwischen akzeptablen und sehr guten Projektergebnissen“, erläutert Prof. Dr. Komus.
Die Studie fragte auch nach der persönlichen Einschätzung der Studienteilnehmer für den Erfolg oder Misserfolg ihrer Projekte. Dabei ließen sich große Unterschiede dieser subjektiven Einschätzungen zur faktenbasierten Effektstärke dieser Faktoren ausmachen. Beispielsweise landete die Faktorengruppe Konfliktmanagement (evidenzbasierte Effektstärkte Rang 1 von 14) in der subjektiven Einschätzung gerade mal auf Rang 6 von 14, auch das Organizational Change Management (evidenzbasierte Effektstärkte Rang 3) wurde in der persönlichen Bewertung eine untergeordnete Rolle (Rang 13 von 14) zugesprochen.
„Übrigens sind die Erfolgsmuster, die wir in der Studie identifiziert haben, an auffallend vielen Stellen Faktoren und Elemente, die ganz zentral in agilen Methoden wie Scrum verankert sind“, beobachtet Prof. Dr. Komus. „Meines Erachtens stützen die Ergebnisse also die Bedeutung agiler Methodenelemente bzw. erklären ihren Erfolg“, fügt er hinzu.
Das vollständige Interview finden Sie auf der Website von Can Do.
Über Prof. Dr. Ayelt Komus
Prof. Dr. Ayelt Komus (www.komus.de) lehrt an der Hochschule Koblenz (www.hs-koblenz.de) im Fachbereich Betriebswirtschaft und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Themen Projektmanagement sowie Business Process Management. Die unternehmensspezifische Gestaltung von Projektmanagement-Methodiken mit Trainings und Werkzeugen zählt genauso zu seinem Erfahrungsschatz wie die Verantwortung und Planung diverser IT-bezogener und IT-neutraler Großprojekte. Seine Studien "Status Quo Agile" untersuchten 2012 und 2014 Verbreitung, Erfolg und Praktiken agiler Methoden. Seine Studie „Erfolsfaktoren im Projektmanagement“ analysierte evidenzbasiert die Erfolgsfaktoren Projektmanagements (www.erfolgsfaktoren-projektmanagement.de)
