- Projektpläne für Hilfseinsätze einfach aus Vorlagen und Bausteinen zusammensetzen
- Effiziente Arbeit mit Vorlagen, die auch Ressourcenzuweisungen, Checklisten und Skill-Anforderungen enthalten
In einem breit angelegten, achtmonatigen Forschungsprojekt, das von der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft FFG und dem Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie unterstützt wurde, hat die Organisation Die Johanniter Österreich Ausbildung und Forschung gemeinnützige GmbH die Einsatzfähigkeit der Can Do-Software außerhalb des klassischen Projektmanagements ausführlich getestet. Ziel war es, die Tauglichkeit der Projektmanagement-Software für die Analyse und Konzeptualisierung von Assessment-Teams als Unterstützung des Disaster Managements in einem Katastrophenfall zu bewerten und nach Durchführung von zwei praktischen Einsatzübungen zu evaluieren.
„Die Can Do-Software ist ein Planungs- und Steuerungstool, mit dem wir versucht haben, unsere Katastrophenhilfe ideal abzubilden und effizient vorzubereiten“, so Herr Mag. Georg Aumayr, Leiter Forschung bei Die Johanniter Österreich Ausbildung und Forschung gem. GmbH. „Auch während der beiden Übungseinsätze bewährte sich die Software vor allem dadurch, dass wir stets einen sehr guten Überblick über die nächsten Schritte und damit auch eine optimierte Übersicht über Ressourcen und Auslastungen hatten“, ergänzt Projektleiterin Frau Mag. Gudrun Haider.
Bei der Konzeption und während der gesamten Umsetzungsphase wurden Die Johanniter Österreich Ausbildung und Forschung gemeinnützige GmbH unterstützt von der makeit information systems GmbH, einer der führenden IT- und Unternehmensberater am österreichischen Markt und seit dem Jahr 2002 Integrations- und Vertriebspartner der Münchner Can Do GmbH.
Die Herausforderung
In einem Katastrophenszenario sind die ersten drei Tage von größter Wichtigkeit. Daher ist es für den Einsatzleiter und die Helfer essentiell, auf bewährte Pläne für das situative Vorgehen zurückgreifen zu können. Abhängig vom Katastrophenszenario, z.B. ein großes Zugunglück, Erdbeben, Überflutungen, etc., und auf Basis der internationalen INSARAG-Leitlinie (INSARAG steht für International Search and Rescue Advisory Group) wurden in der Can Do-Software Projektvorlagen und Bausteine, die die Anforderungen und das Vorgehen verschiedener Einsätze repräsentieren, abgebildet. Diese erleichtern dem Einsatzleiter die Steuerung und Durchführung der notwendigen Aktivitäten. Dazu wurden die von der INSARAG empfohlenen Rollen und Fähigkeiten (Skills) in der Can Do-Software abgebildet, um darauf basierend die Ressourcen und Kapazitäten zunächst zu planen und in der Durchführung optimal steuern zu können.
Die Projektvorlagen wurden gemäß dem „Disaster Management Cycle“ und den darin abgebildeten vier Phasen der Katastrophenbewältigung konzipiert. In einem ersten Schritt wurde eine Projektvorlage im Can Do-System für den „Disaster Management Prozess“ erstellt (siehe Grafik 1).
Für die schnelle Anpassung der Projektvorlagen an unterschiedliche Einsatzszenarien entwickelten Die Johanniter in Österreich ein „Baukasten-System“ mit allen notwendigen Arbeitspaketen. Diesen wiesen sie nicht nur Ressourcen bzw. Rollen zu, sondern hinterlegten auch Tätigkeiten- und Ziele-Checklisten (siehe Grafik 2). Je nach Fall können Die Johanniter in Österreich so die jeweiligen Bausteine verwenden und per „Drag & Drop“ ein entsprechendes Projekt zusammensetzen.
Bei der Erstellung der Vorlagen nutzten Die Johanniter in Österreich das Skill-Management von Can Do, um den jeweiligen Arbeitspaketen die richtigen Einsatzkräfte zuzuordnen und die benötigten Ausrüstungen zu hinterlegen. Dabei erwies sich die Filterfunktion im Bereich Skill-Management, mit der nach unterschiedlichen Gesichtspunkten die Zuordnung bzw. Auswahl von Personen und Gruppen für die anstehenden Tätigkeiten gefiltert werden konnte, als sehr nützlich (siehe Grafik 3).
Nach den erfolgten Vorbereitungsarbeiten wurde die Can Do-Software bei zwei Übungen des Katastrophenhilfsdienstes der Johanniter-Unfall-Hilfe in Österreich eingesetzt. In beiden Einsätzen wurde gemäß den im Vorfeld entwickelten Vorlagen vorgegangen und die Arbeitspakete abgearbeitet (siehe Grafik 4).
Durch die lückenlose Dokumentation aller vorgenommen Änderungen und Einträge im Einsatz konnte nach Beendigung der Katastrophenübung eine auf diesen Daten basierende Analyse durchgeführt werden. Die Erkenntnisse daraus fließen in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, wodurch die Vorlagen noch besser auf die Katastrophenübungen ausgerichtet werden konnten und auch die Inhalte für künftige Schulungen adaptiert wurden.
Darüber hinaus konnte aufgrund des integrierten Berichtswesens im Nachgang an die Katastrophenübung eine detaillierte Auflistung der eingesetzten Ressourcen, Ausrüstungen und damit der tatsächlich aufgewendeten Kosten zur Verfügung gestellt werden. makeit hat das Can Do-Berichtswesen um einen Projekthandbuch-Generator erweitert, der per Mausklick ein IPMA-konformes Projekthandbuch ausgibt und in der Analyse des Einsatzes wertvolle Informationen lieferte. Grafik 5 zeigt eine Detailauswertung für ein spezifisches Arbeitspaket.
Das Ergebnis
Am Ende des Konzeptionsprojektes zogen der Leiter der Johanniter Forschung, Herr Mag. Georg Aumayr und die aus seinem Team eingesetzte Projektleiterin, Frau Mag. Gudrun Haider, ein positives Resümee:
Die Projektmanagement-Software von Can Do eignet sich für den Katastropheneinsatz als Simulationstool für Übungen in Leitständen und bietet sehr gute Möglichkeiten der Bereitstellung geeigneter Checklisten und einer zugehörigen Dokumentation.
Aufgrund der in diesem Projekt gewonnenen Erfahrungen haben sich Die Johanniter in Österreich für einen dauerhaften Einsatz der Can Do-Software für die optimierte Steuerung ihrer Projekte entschieden. Aktuell analysieren sie gemeinsam mit makeit und Can Do die im Zuge der beiden Katastrophenübungen gesammelten „lessons learned“ und erörtern, inwiefern die Can Do-Software in einem erweiterten Rahmen für die Katastropheneinsätze hilfreich sein kann.
makeit information systems GmbH:
Seit 2001 ist makeit einer der führenden Anbieter in den Bereichen IT Services und Unternehmensberatung. Als unabhängiges Unternehmen im Privatbesitz bietet makeit Konzepte und Produkte zur Steigerung der Wertschöpfung für Unternehmen des Mittelstandes und des Enterprise Bereichs. Eine Kernkompetenz liegt im Bereich Projekt-, Multiprojekt-, Programm- und Portfolio Management nach den gängigen Standards PMI, IPMA und PRINCE2 sowie dem in letzter Zeit stärker nachgefragten agilen Projektmanagement Framework Scrum. Als Vertriebs- und Integrationspartner der Can Do GmbH unterstützt makeit Kunden bei der Implementierung der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence zur erfolgreichen Projektsteuerung.
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