Erfolgreicher Einsatz der Software ConAktiv bei advice IT Consulting GmbH

advice IT Consulting GmbH ist ein unabhängiges Beratungshaus und Systemintegrator für Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Prozessoptimierung und Archivierung. Das Team erfahrener Berater betreut seit 2002 viele Kunden in ganz Deutschland "rund ums digitale Dokument" und realisiert Lösungen zur Automatisierung des Posteinganges. Auch die professionelle Unterstützung bei der Softwareauswahl gehört zum Leistungsportfolio.

Anforderung
Nach 7 Jahren stand advice IT vor der Wahl in Excel-Sheets zu ertrinken oder ein ERP-System einzuführen. Folgende Fragen sollten geklärt werden: Ist ein ERP-System nicht zu groß für uns? Welches ERP-System ist geeignet? Wie hoch ist der Aufwand der Implementierung eines ERP-System? Intern wurde schnell klar, advice IT benötigt:

• nur noch eine Datenbasis von der ersten Kaltakquise bis zur letzten Mahnung
• Leistungserfassung und Zeiterfassung
• Möglichkeit der Abrechnung von Dienstleistungen
• Zusammenspiel mit Lexware

Zwei advice IT-Mitarbeiter wurden beauftragt, den ERP-Markt im Hinblick auf die eigenen Anforderungen zu evaluieren. Beide sind unabhängig voneinander auf die ERP-Software ConAktiv IT aufmerksam geworden. Nach Online-Präsentation, Verhandlungen und mit dem Wissen, worauf es bei einer guten Software ankommt, hat sich advice IT Anfang 2009 für die Unternehmenssoftware ConAktiv entschieden.

Umsetzung

Vorplanung:
Für die Implementierung von ConAktiv IT wurden mit dem Connectivity-Berater Oliver Schultz gemeinsam zunächst die Vorplanung durchgeführt. Dazu zählen: Bestandsaufnahme, Definition und Analyse der Arbeitsprozesse und Umsetzung in ConAktiv sowie der Einführungszeitplan. Es standen dabei immer die spezifischen Kundenanforderungen im Vordergrund.

Realisierung:

• Installation durch den Support-Mitarbeiter Thorsten Setzer
• Datenimport
• Administratorenschulung: das „System erst mal verstehen“
• eigene Daten „in Ordnung“ bringen
• Formulare anlegen

Uwe Johann, Senior Consultant advice IT Consulting GmbH zur Einführungsphase von ConAktiv: „ Wir fühlten uns als Softwaremenschen im Rollentausch: Selber neue Software lernen statt anderen beibringen….Schmerz lass nach und dann schließlich konnten wir uns doch freischwimmen…“

Im nächsten Schritt wurde die Verwaltung von Wartungs- und Supportverträgen und die Abwicklung der Lagerwirtschaft/Inventarisierung in ConAktiv integriert. Sogar das Versenden von Weihnachtsgeschenken und Messeeinladungen wird mittlerweile einfach und reibungslos in ConAktiv abgebildet.

Nutzen

• advice IT kann mit Hilfe von ConAktiv sehr schnell Angebote erstellen - statt 20 Minuten werden nun nur 10 Minuten benötigt. Bei ca. 200 Angeboten pro Jahr werden rund 4-5 Arbeitsstunden pro Monat im Vertrieb gespart.
• Die Leistungserfassung geht etwas langsamer bis gleichschnell wie früher, sie läuft jedoch strukturiert ab. Also im Consulting etwa 0 Stunden gespart.
• Das Projektcontrolling wurde überhaupt erst möglich, da hat man also etwas Neues geschaffen.
• Die Auswertung der Leistungserfassung für die Rechnungsschreibung geht um Welten schneller. Statt 12 Excel Mappen á 4-5 Sheets pro Woche, d.h. 200 Sheets pro Monat auszuwerten und in Rechnungen zu übertragen, geht alles auf Knopfdruck. „Ich würde sagen, wir haben in der Verwaltung etwa eine halbe bis eine Stelle eingespart. Nicht, dass wir jemand entlassen hätten, aber wir hätten diese Stelle irgendwann schaffen müssen“, so Uwe Johann, advice IT GmbH.

Fazit
Mittlerweile hat sich alles „eingeschwungen“ und advice IT ist rundum zufrieden mit dem Einsatz von ConAktiv. Die zum Teil sehr komplexen Projekte mit umfangreichen Dienstleistungen, Lizenzen, Hardware und Wartung sind viel übersichtlicher geworden und können jetzt mit Hilfe von ConAktiv besser und einfacher abgerechnet werden. „Wir haben die richtige Entscheidung getroffen und der Support verdient sich Bestnoten“, so Uwe Johann, advice IT.

Ausblick
Es gibt immer neue Wünsche...