10 Milliarden Euro entgehen dem deutschen Fiskus jährlich durch fehlende Buchungen, falsch abrechnende Software und manipulierte Registrierkassen. Die mit 1. Januar 2020 in Kraft getretene Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) soll dem einen Riegel vorschieben, doch bei der Umsetzung sind viele Unternehmen säumig. Warum das so ist und wo die Gründe dafür zu suchen sind, erklären Christian Knell und Stephan Kaup.
„Im Prinzip ist es ganz einfach“, sagt Stephan Kaup. „Weil die Aufzeichnungen der Unternehmen in der Vergangenheit mangelhaft waren, stattet man die Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aus, die vor Manipulation schützt. Zusätzlich wird eine Schnittstelle eingerichtet, mit der Finanzbehörden die Daten auswerten können“, erklärt der Digitalisierungsspezialist für Rechnungsprozesse von der Firma Consult-SK.
Rechtsgrundlage für das beschriebene Szenario ist die seit Jahresbeginn in Deutschland wirksame Kassensicherungsverordnung. Sie schreibt vor, dass Registrierkassen in der Lage sein müssen, Belege auszugeben, alle Transaktionen in einem unveränderbaren Protokoll zu speichern und diese Daten den Finanzbehörden über eine digitale Schnittstelle (DSFinV-K) zur Verfügung zu stellen. Die Kassen sind beim Finanzamt anzumelden und müssen zertifizierte Sicherheitseinrichtungen (TSE) anbinden, die gewährleisten, dass jeder Kassenvorgang mit einer Signatur versehen wird.
Die Umsetzung der geforderten Anti-Manipulations-Standards verlangt Unternehmen allerdings Einiges ab. „Unsere Kunden haben die Erfahrung gemacht, dass die Kassenpflicht von Bund und Ländern unterschiedlich und zum Teil unkoordiniert gehandhabt wird“, erklärt Stephan Kaup. So gilt die Belegausgabepflicht zwar schon seit 1. Jänner. Die Nichtbefolgung wurde aber nicht sanktioniert, manche Bundesländer haben die Frist auch kurzerhand verlängert. Neben divergierenden Terminen und fehlenden Sanktionen verstört vor allem die Tatsache, dass die ab 30. September vorgeschriebene Zertifizierung der TSE’s bislang noch gar nicht durchgeführt werden kann. Die Folge? Unter bestimmten Bedingungen werden die Fristen erneut verlängert – bis zum 30. März 2021. Wenig überraschend, dass auch diese Fristerstreckung nicht in allen Bundesländern gleich gehandhabt wird.
„Das erinnert sehr an die Einführung der Registrierkasse in Österreich vor drei Jahren“, sagt snap-Geschäftsführer Christian Knell. „Auch da gab es bis zuletzt Unklarheiten und große Fragezeichen bei der Interpretation der organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.“ Denn auch in Österreich wurde lange gerätselt, wen genau die Registrierkassenpflicht überhaupt betrifft. „Einige unserer Kunden waren sehr überrascht, was sich letztendlich als „Bargeldprozess“ herausgestellt hat und welche konkreten Auswirkungen das auf Prozesse in SAP hatte“, sagt Christian Knell. Nachsatz: „Wir sprechen da von klassischen FI-Buchungen, dem Kassenbuch (der FBCJ, FPCJ bzw. FPCD) und viel Vertrieb (SD (Sales & Distribution) – manchmal kommen auch noch andere Exoten dazu.“ SAP übt sich bei dieser Thematik in Zurückhaltung. Der Hersteller überlässt die Implementierung den Unternehmen und bietet bis heute keine Standardlösung (Infostand Ende September 2020).
Kein Last-minute-Thema
Gerade weil es noch reichlich offene Fragen gibt, sollten sich Unternehmen rechtzeitig mit der Kassenpflicht beschäftigen. „Die Einführung ist ein Projekt, bei dem jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finden muss. Dementsprechend muss sie organisiert und gemanagt werden“, sagt Christian Knell. Dass das Interesse am Thema mittlerweile auch in Deutschland groß ist, bestätigt Stephan Kaup: „Die Nachfrage nach konkreten Angeboten hat sich innerhalb der letzten sechs Monate verfünffacht“.
Kaup, der mit seiner Firma Consult SK in Deutschland zahlreiche namhafte Textil-, Lebensmittel- und Möbelhändler, etwa Tegut, Porta Möbel oder Ernstings Family betreut, hat schon frühzeitig versucht, seine Kunden zu sensibilisieren. Die Reaktionen waren ambivalent. „Manche Unternehmen haben sich den Konsequenzen der Kassensicherungsverordnung aktiv gestellt, alle relevanten Prozesse überprüft und, wo nötig, Anpassungen vorgenommen. Manche scheinen auf leider nicht existente out-of-the-box-Lösungen zu setzen und andere scheinen der Meinung zu sein, das Thema würde sie nicht betreffen. Mit zunehmender Präsenz des Themas in den Medien stellen wir aber fest, dass sich diese Einstellung sehr rasch ändern kann.“
Auch hier sieht Christian Knell Parallelen zu Österreich: „Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass Plug-and-Play einfach nicht funktioniert, weil gerade Unternehmen, die mit SAP arbeiten, sehr verschiedene Prozessabbildungen, Module und Branchenlösungen im Einsatz haben.“ Die gute Nachricht: „Dank der bereits erfolgten Einführung in Österreich stehen konkrete Erfahrungswerte zur Verfügung. Egal, ob ein Kunde eine Eigenentwicklung, den SAP SD Barverkaufsprozess, nur FI, ein Kassenbuch. ein „exotischeres“ Modul oder eine spezielle Branchenlösung im Einsatz hat“, erklärt der langjährige SAP-Partner.
Gesetzeskonform und in der Praxis bewährt
„Um unsere Kunden in Deutschland bestmöglich zu unterstützen, haben Consult-SK und snap ein Konsortium gebildet“, erklären Christian Knell und Stephan Kaup. Darin ist das Beste aus zwei Welten vereint: Großes Knowhow über die Prozesse und Anforderungen von Retail im deutschen Markt einerseits, sowie praktisch bewährtes Wissen zur Einführung und Umsetzung der Registrierkassenpflicht im SAP-Umfeld andererseits. „Das von snap entwickelte, praxiserprobte Add On stellt per ABAP die technische Basis für die Erweiterung, Protokollierung und Belegerzeugung her. Die Integration der geforderten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) im Standard realisieren wir beispielsweise mit der Cloud-TSE des Fiskalisierungsspezialisten Fiskaly“, sagt Christian Knell.
„Anfangs ging es nur darum, alle Daten unserer Kunden rund um den Kassenprozess zu archivieren. Das umfasste oft nur um zehn, manchmal aber auch um tausende Verkaufsstellen – selbstverständlich samt Bon, Kassenabschluss und natürlich Signatur. Mittlerweile ist es aber auch ein Thema der Gesamtdokumentation des Prozesses – von der Kasse bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung. Aktuell liegt der Fokus gerade auf der Fiskalisierung, die seit Jahren geltenden Verpflichtungen aus GDPdU und GoBD werden dabei oft vergessen oder verdrängt“, erklärt Knell. Potentielle Fehlerquellen, die dank der Zusammenarbeit von snap und Consult SK unterbunden werden, sagt Stephan Kaup, denn „durch die Anbindung unserer Lösungen helfen wir dabei, Daten gesetzeskonform vorzuhalten und zu verwalten. Und erfüllen dabei alle Nachweispflichten – auch über Systemgrenzen hinweg.“
Große Retailhäuser sind zwar in der Lage, über Kassensoftwarelösungen die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. Doch manchmal reicht das eben nicht aus, weil nebenbei auch noch Kassenbücher geführt werden, die dann nicht angebunden sind. Diese nachträglich mit dem SAP Warenwirtschaftssystem zu verknüpfen, erfordert beträchtlichen Zusatzaufwand und verursacht Mehrkosten. Mit der von snap und Consult-SK zur Verfügung gestellten Gesamtverwaltung können Unternehmen dank integriertem Ampel-System und Übersichts-Cockpit ihre Nachweispflicht lückenlos erfüllen. „Zudem ist unsere Lösung als einzige in der Lage, auf Aufforderung eines Finanzprüfers geforderte Belege tatsächlich und sofort vorzeigen zu können“, betonen Christian Knell und Stephan Kaup ein weiteres Asset ihrer Lösung.
Mit dem richtigen Partner klappt‘s
Trotz aller Unklarheiten und mangelhaften Vorgaben – und auch wenn die Deadline für die Umsetzung verlängert wird: die Kassensicherungsverordnung ist gesetzliche Realität und von den Unternehmen umzusetzen. Die Zeit dafür ist knapp, ja. Aber mit der entsprechenden Planung, der passenden Lösung und der Unterstützung durch fachlich kompetente und in der Praxis erfahrene Partner – wie dem Konsortium von snap Consulting und Consult-SK – ist eine professionelle, gesetzeskonforme und vollintegrierte Umsetzung machbar.
„Im Prinzip ist es ganz einfach“, sagt Stephan Kaup. „Weil die Aufzeichnungen der Unternehmen in der Vergangenheit mangelhaft waren, stattet man die Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aus, die vor Manipulation schützt. Zusätzlich wird eine Schnittstelle eingerichtet, mit der Finanzbehörden die Daten auswerten können“, erklärt der Digitalisierungsspezialist für Rechnungsprozesse von der Firma Consult-SK.
Rechtsgrundlage für das beschriebene Szenario ist die seit Jahresbeginn in Deutschland wirksame Kassensicherungsverordnung. Sie schreibt vor, dass Registrierkassen in der Lage sein müssen, Belege auszugeben, alle Transaktionen in einem unveränderbaren Protokoll zu speichern und diese Daten den Finanzbehörden über eine digitale Schnittstelle (DSFinV-K) zur Verfügung zu stellen. Die Kassen sind beim Finanzamt anzumelden und müssen zertifizierte Sicherheitseinrichtungen (TSE) anbinden, die gewährleisten, dass jeder Kassenvorgang mit einer Signatur versehen wird.
Die Umsetzung der geforderten Anti-Manipulations-Standards verlangt Unternehmen allerdings Einiges ab. „Unsere Kunden haben die Erfahrung gemacht, dass die Kassenpflicht von Bund und Ländern unterschiedlich und zum Teil unkoordiniert gehandhabt wird“, erklärt Stephan Kaup. So gilt die Belegausgabepflicht zwar schon seit 1. Jänner. Die Nichtbefolgung wurde aber nicht sanktioniert, manche Bundesländer haben die Frist auch kurzerhand verlängert. Neben divergierenden Terminen und fehlenden Sanktionen verstört vor allem die Tatsache, dass die ab 30. September vorgeschriebene Zertifizierung der TSE’s bislang noch gar nicht durchgeführt werden kann. Die Folge? Unter bestimmten Bedingungen werden die Fristen erneut verlängert – bis zum 30. März 2021. Wenig überraschend, dass auch diese Fristerstreckung nicht in allen Bundesländern gleich gehandhabt wird.
„Das erinnert sehr an die Einführung der Registrierkasse in Österreich vor drei Jahren“, sagt snap-Geschäftsführer Christian Knell. „Auch da gab es bis zuletzt Unklarheiten und große Fragezeichen bei der Interpretation der organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.“ Denn auch in Österreich wurde lange gerätselt, wen genau die Registrierkassenpflicht überhaupt betrifft. „Einige unserer Kunden waren sehr überrascht, was sich letztendlich als „Bargeldprozess“ herausgestellt hat und welche konkreten Auswirkungen das auf Prozesse in SAP hatte“, sagt Christian Knell. Nachsatz: „Wir sprechen da von klassischen FI-Buchungen, dem Kassenbuch (der FBCJ, FPCJ bzw. FPCD) und viel Vertrieb (SD (Sales & Distribution) – manchmal kommen auch noch andere Exoten dazu.“ SAP übt sich bei dieser Thematik in Zurückhaltung. Der Hersteller überlässt die Implementierung den Unternehmen und bietet bis heute keine Standardlösung (Infostand Ende September 2020).
Kein Last-minute-Thema
Gerade weil es noch reichlich offene Fragen gibt, sollten sich Unternehmen rechtzeitig mit der Kassenpflicht beschäftigen. „Die Einführung ist ein Projekt, bei dem jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finden muss. Dementsprechend muss sie organisiert und gemanagt werden“, sagt Christian Knell. Dass das Interesse am Thema mittlerweile auch in Deutschland groß ist, bestätigt Stephan Kaup: „Die Nachfrage nach konkreten Angeboten hat sich innerhalb der letzten sechs Monate verfünffacht“.
Kaup, der mit seiner Firma Consult SK in Deutschland zahlreiche namhafte Textil-, Lebensmittel- und Möbelhändler, etwa Tegut, Porta Möbel oder Ernstings Family betreut, hat schon frühzeitig versucht, seine Kunden zu sensibilisieren. Die Reaktionen waren ambivalent. „Manche Unternehmen haben sich den Konsequenzen der Kassensicherungsverordnung aktiv gestellt, alle relevanten Prozesse überprüft und, wo nötig, Anpassungen vorgenommen. Manche scheinen auf leider nicht existente out-of-the-box-Lösungen zu setzen und andere scheinen der Meinung zu sein, das Thema würde sie nicht betreffen. Mit zunehmender Präsenz des Themas in den Medien stellen wir aber fest, dass sich diese Einstellung sehr rasch ändern kann.“
Auch hier sieht Christian Knell Parallelen zu Österreich: „Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass Plug-and-Play einfach nicht funktioniert, weil gerade Unternehmen, die mit SAP arbeiten, sehr verschiedene Prozessabbildungen, Module und Branchenlösungen im Einsatz haben.“ Die gute Nachricht: „Dank der bereits erfolgten Einführung in Österreich stehen konkrete Erfahrungswerte zur Verfügung. Egal, ob ein Kunde eine Eigenentwicklung, den SAP SD Barverkaufsprozess, nur FI, ein Kassenbuch. ein „exotischeres“ Modul oder eine spezielle Branchenlösung im Einsatz hat“, erklärt der langjährige SAP-Partner.
Gesetzeskonform und in der Praxis bewährt
„Um unsere Kunden in Deutschland bestmöglich zu unterstützen, haben Consult-SK und snap ein Konsortium gebildet“, erklären Christian Knell und Stephan Kaup. Darin ist das Beste aus zwei Welten vereint: Großes Knowhow über die Prozesse und Anforderungen von Retail im deutschen Markt einerseits, sowie praktisch bewährtes Wissen zur Einführung und Umsetzung der Registrierkassenpflicht im SAP-Umfeld andererseits. „Das von snap entwickelte, praxiserprobte Add On stellt per ABAP die technische Basis für die Erweiterung, Protokollierung und Belegerzeugung her. Die Integration der geforderten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) im Standard realisieren wir beispielsweise mit der Cloud-TSE des Fiskalisierungsspezialisten Fiskaly“, sagt Christian Knell.
„Anfangs ging es nur darum, alle Daten unserer Kunden rund um den Kassenprozess zu archivieren. Das umfasste oft nur um zehn, manchmal aber auch um tausende Verkaufsstellen – selbstverständlich samt Bon, Kassenabschluss und natürlich Signatur. Mittlerweile ist es aber auch ein Thema der Gesamtdokumentation des Prozesses – von der Kasse bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung. Aktuell liegt der Fokus gerade auf der Fiskalisierung, die seit Jahren geltenden Verpflichtungen aus GDPdU und GoBD werden dabei oft vergessen oder verdrängt“, erklärt Knell. Potentielle Fehlerquellen, die dank der Zusammenarbeit von snap und Consult SK unterbunden werden, sagt Stephan Kaup, denn „durch die Anbindung unserer Lösungen helfen wir dabei, Daten gesetzeskonform vorzuhalten und zu verwalten. Und erfüllen dabei alle Nachweispflichten – auch über Systemgrenzen hinweg.“
Große Retailhäuser sind zwar in der Lage, über Kassensoftwarelösungen die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. Doch manchmal reicht das eben nicht aus, weil nebenbei auch noch Kassenbücher geführt werden, die dann nicht angebunden sind. Diese nachträglich mit dem SAP Warenwirtschaftssystem zu verknüpfen, erfordert beträchtlichen Zusatzaufwand und verursacht Mehrkosten. Mit der von snap und Consult-SK zur Verfügung gestellten Gesamtverwaltung können Unternehmen dank integriertem Ampel-System und Übersichts-Cockpit ihre Nachweispflicht lückenlos erfüllen. „Zudem ist unsere Lösung als einzige in der Lage, auf Aufforderung eines Finanzprüfers geforderte Belege tatsächlich und sofort vorzeigen zu können“, betonen Christian Knell und Stephan Kaup ein weiteres Asset ihrer Lösung.
Mit dem richtigen Partner klappt‘s
Trotz aller Unklarheiten und mangelhaften Vorgaben – und auch wenn die Deadline für die Umsetzung verlängert wird: die Kassensicherungsverordnung ist gesetzliche Realität und von den Unternehmen umzusetzen. Die Zeit dafür ist knapp, ja. Aber mit der entsprechenden Planung, der passenden Lösung und der Unterstützung durch fachlich kompetente und in der Praxis erfahrene Partner – wie dem Konsortium von snap Consulting und Consult-SK – ist eine professionelle, gesetzeskonforme und vollintegrierte Umsetzung machbar.
