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Immer mehr Prozesse in Unternehmen sollen digitalisiert werden.
So verhält es sich auch mit der Erstellung von Druckvorlagen, was in großen Unternehmen sehr viel Arbeitszeit bindet, ob der manuellen Abstimmungen.
Grundsituation
Die Bestellung von Print Erzeugnissen ist in Unternehmen häufig noch ein manueller Prozess. Zu viele Feinheiten müssen abgestimmt werden, zu viel kann schief gehen, wenn eine hohe Auflage „verdruckt“ würde.
Dies ist jedoch dank der modernen Systeme, welche auf dem Markt existieren schon länger nicht mehr nötig.
Wir beleuchten die Stufenweise Einführung eines Web2Print Systems in diesem Beitrag und zeigen gleichzeitig weitere Einsatzmöglichkeiten im digitalen Vertrieb auf, die Ihnen vielleicht noch nicht bekannt waren.
Wissenstransfer vom Kopf in die Software
Die genaue Analyse der Anforderungen steht wie so oft an erster Stelle. Dabei ist der eigentliche Prozess zu beleuchten und zudem müssen genaue Regeln definiert werden, in dessen Rahmen sich der (unbedarfte) Besteller später bewegen darf, ohne das CI zu ruinieren, oder etwa abgeschnittene Texte zu verursachen.
Alle Dinge, die üblicherweise der Print-Designer im Kopf hat, müssen nun in die Software übertragen werden. Das ist nicht immer leicht, denn es sollten alle Eventualitäten abgefangen werden.
Sehen wir uns die einzelnen Schritte aber im Detail an, denn ein grundlegender Tipp ist, Fehler schon an der Wurzel zu erkennen und die Bestellung somit auf ein Minimum an Eingaben und Gestaltungsmöglichkeiten zu reduzieren.
Definition des Bestell-Prozesses
Durchlaufen wir einen klassischen Bestellprozess. Wie in jedem Webshop, wählt man aus einem Listing oder einer Kategorie den gewünschten Artikel aus.
Ist es ein Web2Print Artikel, so kann man ihn nicht sofort in den Warenkorb nehmen, sondern er muss zunächst konfiguriert werden. Dafür zeigt sich der entsprechende Button. Einmal geklickt, beginnt nun der typische Web2Print Workflow.
Dieser kann entweder umfangreich sein, oder sofort den Konfigurator aufrufen.
Spielen wir aber mal einen komplizierteren Prozess durch, wie er bei einem Konzern in der Praxis anzutreffen wäre.
Schritt 1 befasst sich mit der Auswahl des Standortes, welcher als Adressbasis für die z.B. Visitenkarte des Bestellers verwendet werden soll. Freilich könnten Sie diese auch eingeben lassen, aber besser Sie vermeiden Eingabefehler schon an der Wurzel, wie oben erwähnt. Reduzieren Sie die Eingabemöglichkeiten auf ein Minimum.
Wurde der Standort gewählt, kann man im Schritt 2 nun die z.B. Visitenkarte sehen und neben dieser ein paar Eingabefelder.
Änderungen in den Feldern werden sofort in Realtime auf der Visitenkarte dargestellt. Mit korrekter Schriftart, -Farbe, -Größe und Position auf der Karte.
Wählen Sie auch hier Eingabe-Arten, die wenig fehleranfällig sind. Wie beispielsweise ein Dropdown für die Funktionsbezeichnung, Kalenderauswahl für ein Datum, bei der Mailadresse nur den Teil vor dem @-Zeichen, usw.
Schritt 3 im Prozess kann für Wiederbestellfunktionen genutzt werden (Visitenkarte für einen weiteren Mitarbeiter am selben Standort bestellen), oder auch um direkt in den Warenkorb zu gelangen.
Handelsware und Web2Print Artikel im Warenkorb
Die ideale Prozessoptimierung sieht vor, dass Bestellungen sortenrein zum jeweiligen Lieferanten übertragen werden können. Dafür bietet das LeadPrint System eine Aufsplittung von Bestellpositionen. Print Artikel können per FTP direkt zu einer Druckerei Ihrer Wahl übertragen werden, Handelsware kann an die Warenwirtschaft übermittelt werden.
Selbst die direkte Anbindung an Onlinedruckereien ist vorgesehen, um die Produktion und Auslieferung direkt zu automatisieren.
Auch im CosmoShop können Bestellpositionen gesplittet werden, wenn es prozessual Sinn macht.
Best Practise Beispiel – Bayerische Versicherungskammer
Der Werbeartikelshop der Versicherungsgesellschaft wurde um ein Web2Print Modul erweitert. Da die Shopsoftware CosmoShop das Plugin fertig anbot, wurde es kurzerhand genutzt, um nicht etwa Printerzeugnisse damit zu individualisieren, sondern haptische Werbeartikel. Die Parkscheiben, Eiskratzer oder ähnliche Produkte wurden als Druckvorlage hinterlegt und eine Gestaltungsfläche über dem Produkt angebracht. Der Besteller kann nun seine Adresse, Telefonnummer oder URL auf dem Produkt platzieren, sich die Anmutung im Live Preview ansehen und den individuell gestalteten Werbeartikel auch gleich bestellen. Die Produktion erfolgt auf dem kurzen Dienstweg, denn die Druckdaten (als hochauflösendes PDF) sowie die Auftrags-Kopfdaten werden direkt zur Druckerei übertragen.
Eine Ausweitung des Web2Print Sortimentes ist bereits in Planung.
Konfiguration des Web2Print Plugins im Webshop
Die Schnittstelle vom Webshop zum LeadPrint Konfigurator ist bereits in ein fertiges Modul des CosmoShops gegossen worden. Shopbetreiber können also mit wenigen Konfigurationsschritten die Verbindung zwischen den beiden Systemen herstellen.
Dabei ist es nötig, im Webshop einen Artikel anzulegen und diesen mit einer Druckvorlage im LeadPrint System zu verknüpfen. Damit weiß das Shop-System, dass es kein klassischer Artikel ist, sondern die Konfigurationsschleife aufgerufen werden muss.
Die Schnittstelle sieht zudem Vor, dass Inhalte wie Texte oder Bilder vom Webshop an das Web2Print System übertragen werden können. Somit lassen sich mit wenigen Druckvorlagen variable Inhalte produzieren.
Praktische Tipps für die Ausbaustufen
Das Grundprinzip eines solchen Print-Konfigurators sollte zunächst allen Beteiligten verdeutlicht werden. Dazu lohnt sich ein gemeinsames Meeting mit dem Print-Designer und den zuständigen Abteilungen.
Der Designer kann dann bei der Erstellung von neuen Druckvorlagen darauf achten, dass diese mit dem variablen Prinzip des Web2Print Systems abgedeckt werden.
Als Beispiel lassen sich Produktblätter nennen, die das jeweilige Produkt immer an derselben Stelle zeigen. In diesem Fall würde in der Web2Print Druckvorlage nur ein Bildplatzhalter vorgesehen, das zugehörige Bild würde aber aus dem Webshop stammen und von dort an den Platzhalter übergeben werden.
Auf diese Weise können sogar „Kampagnen-Baukästen“ entstehen, d.h. der Besteller hat eine ganze Auswahl an Headlines, Packshots, Grafikelementen, Key-Visuals in einer Bildergalerie, Hintergründe, usw. zur Verfügung um sich sein Werbeplakat zu erstellen. Selbstverständlich lassen sich die Inhaltselemente logisch miteinander verknüpfen. Somit wird verhindert, dass eine Weihnachts-Headline mit einem Ostermotiv zusammen verwendet wird.
Neben den Möglichkeiten im Web2Print System selbst bestehen jedoch auch noch viele weitere Chancen in der Optimierung der Prozesse im Unternehmen.
Beispielsweise etablierte der aus dem TV bekannte Immobilienmakler „Homeday“ einen vollautomatisierten Prozess zum Onboarding neuer Makler. Nur durch einen Trigger aus dem CRM werden eine Vita, Visitenkarten und eine Reihe von Werbemitteln als Grundausstattung für den Makler produziert und versandt.
Der Prozess läuft dabei über den Webshop und das Web2Print System und mündet bei verschiedenen Lieferanten, welche sich um die Auslieferung kümmern.
Jede Menge Engagement auf beiden Seiten
Der Geschäftsführer von Be.Beyond, André Hausmann freut sich über die langjährige partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Shopsoftware Hersteller CosmoShop. „Wir sind mit CosmoShop sehr schnell zusammengewachsen, da wir mit dem ersten gemeinsamen Kunden „Unity Media“ bereits beweisen konnten, was LeadPrint alles zu leisten vermag. Da wir unsere Produktentwicklung stetig vorantreiben, partizipiert auch CosmoShop von vielen neuen Funktionen und Modulen“.
Auch Silvan Dolezalek, Geschäftsführer von CosmoShop ist mit viel Engagement dabei und ist davon überzeugt, dass sich die Arbeitswelt noch weiter in Richtung Digitalisierung bewegen wird, als das derzeit der Fall ist. „LeadPrint hat die Zeichen der Zeit schon frühzeitig erkannt und ergänzt unsere Shopsoftware somit um ein wertvolles Feature, welches wiederum das Geschäftsmodell unserer Kunden erweitert. Der klassische Vertrieb wird mittlerweile auch durch den digitalen Vertrieb unterstützt“.
Immer mehr Prozesse in Unternehmen sollen digitalisiert werden.
So verhält es sich auch mit der Erstellung von Druckvorlagen, was in großen Unternehmen sehr viel Arbeitszeit bindet, ob der manuellen Abstimmungen.
Grundsituation
Die Bestellung von Print Erzeugnissen ist in Unternehmen häufig noch ein manueller Prozess. Zu viele Feinheiten müssen abgestimmt werden, zu viel kann schief gehen, wenn eine hohe Auflage „verdruckt“ würde.
Dies ist jedoch dank der modernen Systeme, welche auf dem Markt existieren schon länger nicht mehr nötig.
Wir beleuchten die Stufenweise Einführung eines Web2Print Systems in diesem Beitrag und zeigen gleichzeitig weitere Einsatzmöglichkeiten im digitalen Vertrieb auf, die Ihnen vielleicht noch nicht bekannt waren.
Wissenstransfer vom Kopf in die Software
Die genaue Analyse der Anforderungen steht wie so oft an erster Stelle. Dabei ist der eigentliche Prozess zu beleuchten und zudem müssen genaue Regeln definiert werden, in dessen Rahmen sich der (unbedarfte) Besteller später bewegen darf, ohne das CI zu ruinieren, oder etwa abgeschnittene Texte zu verursachen.
Alle Dinge, die üblicherweise der Print-Designer im Kopf hat, müssen nun in die Software übertragen werden. Das ist nicht immer leicht, denn es sollten alle Eventualitäten abgefangen werden.
Sehen wir uns die einzelnen Schritte aber im Detail an, denn ein grundlegender Tipp ist, Fehler schon an der Wurzel zu erkennen und die Bestellung somit auf ein Minimum an Eingaben und Gestaltungsmöglichkeiten zu reduzieren.
Definition des Bestell-Prozesses
Durchlaufen wir einen klassischen Bestellprozess. Wie in jedem Webshop, wählt man aus einem Listing oder einer Kategorie den gewünschten Artikel aus.
Ist es ein Web2Print Artikel, so kann man ihn nicht sofort in den Warenkorb nehmen, sondern er muss zunächst konfiguriert werden. Dafür zeigt sich der entsprechende Button. Einmal geklickt, beginnt nun der typische Web2Print Workflow.
Dieser kann entweder umfangreich sein, oder sofort den Konfigurator aufrufen.
Spielen wir aber mal einen komplizierteren Prozess durch, wie er bei einem Konzern in der Praxis anzutreffen wäre.
Schritt 1 befasst sich mit der Auswahl des Standortes, welcher als Adressbasis für die z.B. Visitenkarte des Bestellers verwendet werden soll. Freilich könnten Sie diese auch eingeben lassen, aber besser Sie vermeiden Eingabefehler schon an der Wurzel, wie oben erwähnt. Reduzieren Sie die Eingabemöglichkeiten auf ein Minimum.
Wurde der Standort gewählt, kann man im Schritt 2 nun die z.B. Visitenkarte sehen und neben dieser ein paar Eingabefelder.
Änderungen in den Feldern werden sofort in Realtime auf der Visitenkarte dargestellt. Mit korrekter Schriftart, -Farbe, -Größe und Position auf der Karte.
Wählen Sie auch hier Eingabe-Arten, die wenig fehleranfällig sind. Wie beispielsweise ein Dropdown für die Funktionsbezeichnung, Kalenderauswahl für ein Datum, bei der Mailadresse nur den Teil vor dem @-Zeichen, usw.
Schritt 3 im Prozess kann für Wiederbestellfunktionen genutzt werden (Visitenkarte für einen weiteren Mitarbeiter am selben Standort bestellen), oder auch um direkt in den Warenkorb zu gelangen.
Handelsware und Web2Print Artikel im Warenkorb
Die ideale Prozessoptimierung sieht vor, dass Bestellungen sortenrein zum jeweiligen Lieferanten übertragen werden können. Dafür bietet das LeadPrint System eine Aufsplittung von Bestellpositionen. Print Artikel können per FTP direkt zu einer Druckerei Ihrer Wahl übertragen werden, Handelsware kann an die Warenwirtschaft übermittelt werden.
Selbst die direkte Anbindung an Onlinedruckereien ist vorgesehen, um die Produktion und Auslieferung direkt zu automatisieren.
Auch im CosmoShop können Bestellpositionen gesplittet werden, wenn es prozessual Sinn macht.
Best Practise Beispiel – Bayerische Versicherungskammer
Der Werbeartikelshop der Versicherungsgesellschaft wurde um ein Web2Print Modul erweitert. Da die Shopsoftware CosmoShop das Plugin fertig anbot, wurde es kurzerhand genutzt, um nicht etwa Printerzeugnisse damit zu individualisieren, sondern haptische Werbeartikel. Die Parkscheiben, Eiskratzer oder ähnliche Produkte wurden als Druckvorlage hinterlegt und eine Gestaltungsfläche über dem Produkt angebracht. Der Besteller kann nun seine Adresse, Telefonnummer oder URL auf dem Produkt platzieren, sich die Anmutung im Live Preview ansehen und den individuell gestalteten Werbeartikel auch gleich bestellen. Die Produktion erfolgt auf dem kurzen Dienstweg, denn die Druckdaten (als hochauflösendes PDF) sowie die Auftrags-Kopfdaten werden direkt zur Druckerei übertragen.
Eine Ausweitung des Web2Print Sortimentes ist bereits in Planung.
Konfiguration des Web2Print Plugins im Webshop
Die Schnittstelle vom Webshop zum LeadPrint Konfigurator ist bereits in ein fertiges Modul des CosmoShops gegossen worden. Shopbetreiber können also mit wenigen Konfigurationsschritten die Verbindung zwischen den beiden Systemen herstellen.
Dabei ist es nötig, im Webshop einen Artikel anzulegen und diesen mit einer Druckvorlage im LeadPrint System zu verknüpfen. Damit weiß das Shop-System, dass es kein klassischer Artikel ist, sondern die Konfigurationsschleife aufgerufen werden muss.
Die Schnittstelle sieht zudem Vor, dass Inhalte wie Texte oder Bilder vom Webshop an das Web2Print System übertragen werden können. Somit lassen sich mit wenigen Druckvorlagen variable Inhalte produzieren.
Praktische Tipps für die Ausbaustufen
Das Grundprinzip eines solchen Print-Konfigurators sollte zunächst allen Beteiligten verdeutlicht werden. Dazu lohnt sich ein gemeinsames Meeting mit dem Print-Designer und den zuständigen Abteilungen.
Der Designer kann dann bei der Erstellung von neuen Druckvorlagen darauf achten, dass diese mit dem variablen Prinzip des Web2Print Systems abgedeckt werden.
Als Beispiel lassen sich Produktblätter nennen, die das jeweilige Produkt immer an derselben Stelle zeigen. In diesem Fall würde in der Web2Print Druckvorlage nur ein Bildplatzhalter vorgesehen, das zugehörige Bild würde aber aus dem Webshop stammen und von dort an den Platzhalter übergeben werden.
Auf diese Weise können sogar „Kampagnen-Baukästen“ entstehen, d.h. der Besteller hat eine ganze Auswahl an Headlines, Packshots, Grafikelementen, Key-Visuals in einer Bildergalerie, Hintergründe, usw. zur Verfügung um sich sein Werbeplakat zu erstellen. Selbstverständlich lassen sich die Inhaltselemente logisch miteinander verknüpfen. Somit wird verhindert, dass eine Weihnachts-Headline mit einem Ostermotiv zusammen verwendet wird.
Neben den Möglichkeiten im Web2Print System selbst bestehen jedoch auch noch viele weitere Chancen in der Optimierung der Prozesse im Unternehmen.
Beispielsweise etablierte der aus dem TV bekannte Immobilienmakler „Homeday“ einen vollautomatisierten Prozess zum Onboarding neuer Makler. Nur durch einen Trigger aus dem CRM werden eine Vita, Visitenkarten und eine Reihe von Werbemitteln als Grundausstattung für den Makler produziert und versandt.
Der Prozess läuft dabei über den Webshop und das Web2Print System und mündet bei verschiedenen Lieferanten, welche sich um die Auslieferung kümmern.
Jede Menge Engagement auf beiden Seiten
Der Geschäftsführer von Be.Beyond, André Hausmann freut sich über die langjährige partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Shopsoftware Hersteller CosmoShop. „Wir sind mit CosmoShop sehr schnell zusammengewachsen, da wir mit dem ersten gemeinsamen Kunden „Unity Media“ bereits beweisen konnten, was LeadPrint alles zu leisten vermag. Da wir unsere Produktentwicklung stetig vorantreiben, partizipiert auch CosmoShop von vielen neuen Funktionen und Modulen“.
Auch Silvan Dolezalek, Geschäftsführer von CosmoShop ist mit viel Engagement dabei und ist davon überzeugt, dass sich die Arbeitswelt noch weiter in Richtung Digitalisierung bewegen wird, als das derzeit der Fall ist. „LeadPrint hat die Zeichen der Zeit schon frühzeitig erkannt und ergänzt unsere Shopsoftware somit um ein wertvolles Feature, welches wiederum das Geschäftsmodell unserer Kunden erweitert. Der klassische Vertrieb wird mittlerweile auch durch den digitalen Vertrieb unterstützt“.
