Wenn Pakete in ein Unternehmen kommen, dann ist die erste Station, die sie durchlaufen der Sendungseingang. Die Bearbeitung des Sendungseinganges kann in verschiedenen Formen erfolgen.
Verschiedene Formen
Die händische Bearbeitung mit Stift und Papier bietet einen ersten Überblick, ist aber sehr mühselig und fehleranfällig. Diese Variante ist nur möglich, wenn nicht zu viele Pakete am Tag ankommen. Sonst hat man schnell keinen Überblick mehr. Probleme können auch mit der Sendungsnummer entstehen, da Zahlendreher auftauchen können. Informationen können fehlen oder falsch abgeschrieben werden. Niemand hat eine aktuelle Übersicht, wo sich die Pakete gerade im Prozess befinden.
Die Bearbeitung mit Excel ist besser als die händische Bearbeitung, aber es können immer noch Fehler und Probleme auftreten. Excel ist ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung. Wenn die Liste auf einem Server liegt, wo alle Zuständigen Zugriff darauf haben, dann kann jeder sehen, wo ein Paket gerade sein sollte. Das Problem dabei ist, dass alle Mitarbeiter daran denken müssen, die Excel-Liste immer zu aktualisieren. Echtzeitdaten gibt es nicht, da meist erst später die Liste bearbeitet wird.
Die nächste Bearbeitungsmöglichkeit ist es, es digital mit Software und der richtigen Hardware zu machen. Vom Sendungseingang bis zur Zustellung beim Empfänger kann eine Sendungsverfolgung sichergestellt werden. Dafür kommen die Echtzeitdaten, die man von der Software bekommt, zum Einsatz. Die Hardware sind Scanner. Viele verschiedene Geräte können als Scanner verwendet werden. Dazu zählen Smartphones, Tablets und auch MDE-Geräte. Smarte Paketschränke können durch die IT-technische Ausstattung einfach in die Software eingebunden werden. Dadurch ist eine weitere Zustellungsmöglichkeit gegeben.
COSYS Software
COSYS bietet eine Komplettlösung für den Sendungseingang an. Diese besteht aus Software und Hardware. Nachdem das Paket im Sendungseingang angekommen ist, wird es als erstes gescannt. Die Software ist als App auf den mobilen Geräten verfügbar. In der Webanwendung sieht man alle Pakete und kann deren Status und alle Informationen zum Paket nachvollziehen. Es gibt unterschiedliche Sichtweisen und Rollen in der Software. Diese können so eingestellt werden, dass die Sicherheit für Ihr Unternehmen gewährleistet ist. Im Prozess sind verschiedene Arten von Sicherheiten eingebaut. Es gibt einmal das Barcode Scanning, die Unterschriftendokumentation und die Fotoerfassung. Es kann eingestellt werden, in welchen Modulen man diese erfassen kann und auch, ob diese Pflicht sind. Mit den Fotos können Beschädigungen, Abstellungen an einem Ablageort oder ähnliches dokumentiert werden. Eine automatische Benachrichtigung geht raus, wenn das Paket zur Abholung bereitsteht oder zugestellt worden ist.
Prozessdatenanalyse (PDA)
In einer PDA werden Auswertungen und Analysen visuell verarbeitet. Beim Sendungseingang werden jeden Tag viele Daten gespeichert. Um einen Zweck zu erfüllen, können diese genommen und ausgewertet werden. Optimierungspotenziale werden damit aufgedeckt und Sie erfahren, wie Ihr Unternehmen verbessert werden kann. Die Auswertungen haben Parameter, die man verändern kann. Das sind frei einstellbare Zeitebenen und Kategorisierungen. Kategorien können zum Beispiel Lademittel oder KEP-Dienste sein.
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