Die Digitale Poststelle

In vielen Poststellen wird noch immer mit Zettel und Stift gearbeitet. Die Mitarbeiter der Poststelle müssen oft den Empfängern hinterhertelefonieren oder händisch E-Mails schreiben. Wenn ein Empfänger wissen möchte, ob sein Paket schon da ist, muss erst mal gesucht werden. Im schlimmsten Fall ist die Dokumentation so unsauber, dass Sendungen verloren gehen und man auf den Kosten sitzen bleibt. Um diese Probleme zu lösen und die Arbeit in der Poststelle zu erleichtern, muss die Dokumentation schneller und sauberer werden.

Digitale Poststelle mit COSYS Software

Mit der Hauspost Software von COSYS bringen Sie Ihre Poststelle auf den aktuellen Stand der Technik und schaffen das Papier in der Poststelle ab. Die Software setzt an der Stelle an, wo die Verfolgung der Paketdienste aufhört, wodurch eine lückenlose Dokumentation und Sendungsverfolgung gewährleistet ist. Durch den modularen Aufbau der Software werden alle Prozesse abgedeckt, die ein Paket auf seinem Weg zum Empfänger durchläuft. Folgende Module stehen schon im Standard zur Verfügung:

• Sammelannahme: Entgegennehmen von vielen Paketen gleichzeitig mit Abgleich der Menge
• Paketannahme / Zuordnung: Annahme neuer Pakete und Zuordnung
• Einlagerung / Zuordnung auf Ladungsträger: Pakete auf einen Lagerplatz einlagern oder auf einen Ladungsträger buchen
• Selbstabholung: Abholung von Paketen an der Poststelle
• Verladung: verladen der Pakete auf ein Fahrzeug
• Auslieferung: Zustellung von Paketen
• Retoure: Rücknahme von Paketen
• Retoure KEP: Übergabe von Retouren an den Paketdienst
• Scan auf Lager: Rückbuchen von nicht ausgelieferten Paketen, die noch auf dem Fahrzeug liegen

In jedem Modul werden die Barcodes genutzt, die bereits von den Paketdiensten auf den Sendungen angebracht wurden. So können Sie auch Einschreiben, Proben und vieles mehr mit der Software nachverfolgen. Damit Ihre Mitarbeiter in der Poststelle entlastet werden, gibt es die Funktion der automatischen E-Mail-Benachrichtigungen. So werden Empfänger zum Beispiel automatisch benachrichtigt, sobald ein Paket für sie eingeht. Durch das COSYS Mobile Performance Scan Plug-in wird aus einer Smartphonekamera ein leistungsfähiger Scanner, auf dem die COSYS App betrieben werden kann. Grundsätzlich kommen aber alle Geräte mit Android oder iOS in Frage, also auch Tablets und klassische MDE Geräte mit integriertem Scanner. MDE Geräte wie das Honeywell EDA52 punkten gegenüber Smartphones durch ein robusteres Design, ergonomischeres Scannen und ein breites Portfolio an Zubehör für den professionellen Einsatz.

COSYS – Ein Ansprechpartner für das Komplettsystem

Unabhängig von dem Hardwaretyp für den Sie sich entscheiden, ist COSYS der Ansprechpartner für das komplette System, mit dem Sie Ihre Poststelle digitalisieren. Wir beraten Sie in Sachen Software, Hardware und den dazugehörigen Services und Sie profitieren von unseren Erfahrungen aus anderen Projekten. Die Hardware können Sie auch direkt über uns beziehen, wobei wir auch die Einrichtung übernehmen. Dadurch werden Ihre IT Ressourcen geschont und ein schneller Projektdurchlauf wird durch unsere Erfahrung gestützt.

Mit dem COSYS WebDesk behalten Sie immer alles im Blick

Alle Daten die über die mobile App erfasst werden, werden an das Backend übertragen und von dort aus über den WebDesk eingesehen. Das gesamte System wird so über den WebDesk verwaltet. Der WebDesk ist ebenfalls Modular aufgebaut und verfügt über folgende Module:

• Administration: Verwaltung von Benutzern, Rollen und Rechten sowie Verwaltung von Active Directory uvm.
• Stammdaten: Hinzufügen, bearbeiten und löschen von Empfängern und anderen Stammdaten
• Paket Management: Übersicht aller erfassten Sendungen und Nachverfolgung

Der Wichtigste wird hierbei ist für die Poststellen das Paket Management. Im Paket Management können Sie durch viele Filterfelder Sendungen nach beliebigen Informationen filtern und so nachverfolgen. Unterschriften und Fotos, die mit der App aufgezeichnet werden, sind im WebDesk ersichtlich. Auch Auswertungen zum Beispiel nach Durchlaufzeiten sind über die Dashboards möglich.
Das Backend des Systems kann sowohl lokal auf einem Server installiert werden (On Premise), als auch über die COSYS Cloud genutzt werden. Über die Cloud benötigen Sie nur einen Internetzugriff und können auf das System zugreifen. COSYS kümmert sich um Wartung, Sicherung und Monitoring der Systeme und sich brauchen dazu keine IT-Ressourcen bereitstellen.

Wenn Sie mehr über die digitale Poststelle und unsere Software erfahren möchten, erreichen Sie uns über den Live Chat auf unserer Webseite, per E-Mail an Vertrieb@cosys.de oder per Telefon unter +49 5062 900 0.