Wie Sie Ihr Inkasso in die Hand nehmen: Fristgerecht mahnen und titulieren

Händler, Dienstleister und Hersteller, die noch Forderungen aus dem Jahr 2011 offen haben, müssen sich jetzt sputen, um die Zahlungen noch fristgerecht beizutreiben, denn: Rechnungen aus 2011 verjähren nach Ablauf des 31. Dezembers 2014 – entsprechend der gesetzlichen Zahlungsfrist für Rechnungen.

Schritt für Schritt die Verjährungsgefahr bekämpfen

Wer als geschädigtes Unternehmen nicht rechtzeitig zum Ende der Verjährungsfrist hin gegensteuert, erlebt oft böse Überraschungen. Der Extremfall: „Erprobte Nicht-Zahler widersprechen einem Mahnbescheid erst kurz vor Ende der Verjährungsfrist mit dem Hinweis, die bewusste Rechnung oder die dazugehörige Mahnung nie erhalten zu haben“, erläutert Stefan Duncker, Geschäftsführer bei der Wirtschaftsauskunftei Bürgel. Dann bleibe nur noch wenig Zeit, den Säumigen einerseits die Rechnungskopie zuzusenden (um sich abzusichern). Andererseits müssten Unternehmen dann zügig und unter Wahrung der gesetzlichen Widerspruchsfristen in die verschiedenen Phasen des Inkassoprozesses eintauchen – von den erforderlichen Mahnschritten über die Titulierung bis hin zum gerichtlichen Vollstreckungsbescheid. Der Schuldner kann in diesem Prozess jeweils binnen 14 Tagen gegen den Mahnbescheid und den Vollstreckungstitel Widerspruch einlegen. Hat der Gläubiger indes einen gerichtlichen Vollstreckungsbescheid erwirkt, kann dieser wie ein Urteil zur Zwangsvollstreckung eingesetzt werden: So sind u.a. Konto-, Mietkaution-, Lebensversicherungen- und Sachpfändungen möglich.

All diese Schritte sind erforderlich und gerade Mahnungen besonders wichtig: Sie setzen Schuldner in Verzug und fordern die entstandene Schadenssumme ein – Zinsen und Anwaltskosten miteingerechnet (§286 Abs. 1 Satz 1 BGB). Aber: „In der Regel reicht mehrfaches Mahnen – auch mit juristischer Unterstützung – nicht aus. Lenkt der Rechnungsempfänger nicht ein und weigert sich zu zahlen, dann helfen nur noch gerichtliche Maßnahmen, um die Verjährung zu unterbrechen“, begründet Duncker. Bei Fristeninterventionen im Forderungsmanagement unterscheidet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) den „Neubeginn“ und die „Hemmung“. Neubeginn meint, dass bei der Unterbrechung der Verjährung die Frist komplett neu beginnt (§ 212 BGB). Hemmung sagt aus, dass die Verjährung zu einem bestimmten Zeitpunkt angehalten wird und nach dem Wegfall des Hemmungsgrundes – etwa dem Ablauf eines Stichtags zum Jahreswechsel – weiterläuft (§ 209 und §§ 203 ff. BGB).

Die wichtigsten Tipps, wie Sie Forderungen beitreiben

Um die Verjährung gar nicht erst eintreten zu lassen, sollten Unternehmen, die sich mit säumigen Zahlern herumärgern, frühzeitig die Initiative ergreifen und den Inkassoprozess einläuten. Bürgel-Geschäftsführer Duncker skizziert die wichtigsten Handlungsempfehlungen:

• Loten Sie Ihre vorgerichtlichen Möglichkeiten aus, sobald Ihre Kunden Ihnen gegenüber in Verzug geraten.
• Rufen Sie säumige Kunden frühzeitig an und wägen Sie gemeinsam mit ihnen ab, ob diese sich auf ein Gerichtsverfahren einlassen und ein schlechtes Rating riskieren wollen. Oft hebt ein solches Telefonat die Zahlungsmoral.
• Helfen diese Versuche nicht, beantragen Sie einen Mahnbescheid: Ab dem Mahnbescheid erwirken Sie wegen zweier 14-tägiger Widerspruchsfristen frühestens nach vier Wochen einen Vollstreckungstitel. „Das bedeutet, dass Sie Ihre Forderungen dank eines verkürzten Verfahrens binnen zwei Monaten selbst oder mit der Hilfe von Profis durchpeitschen können“, betont Duncker. „Gerade wenn säumige Zahler nicht auf Rechnung, Mahnung und Co. reagieren, bringt es indes nichts mehr, sich mit diesen Schuldnern weiter zu ärgern.“ Stattdessen können Sie Ihre Forderungen auch an ein spezialisiertes Unternehmen abgeben.
• Überwachen Sie titulierte Forderungen kontinuierlich.