Die CRR Datensysteme GmbH, Systemintegrator aus Langenfeld, zeigt auf der diesjährigen DMS-Expo in Essen (27. bis 29. September 2005) verschiedene Anwendungsszenarien für eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung. Im Mittelpunkt stehen dabei neue Lösungen auf der Basis von ASP (Application Service Providing). CRR bietet seinen Kunden für den Rechnungseingang zwei Möglichkeiten: So können die Nutzer der ASP-Variante ihre Rechnungen alle an den Dienstleister schicken lassen. CRR übernimmt dann für den Kunden das Aufbereiten, Scannen und Erfassen der Dokumente und stellt die ausgelesenen Daten für das jeweilige ERP-System zur Verfügung. Gleichzeitig werden die Images revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt - wahlweise "Inhouse" beim Kunden oder auch als ASP- oder Hosting-Angebot. Als zweite Möglichkeit können die Kunden ihre Belege selbst scannen und die Images anschließend an CRR übermitteln. In diesem Fall extrahiert der Dienstleister die notwendigen ERP-Daten und gibt diese wiederum an das Kundensystem zurück. Mit ihrer ASP-Rechnungseingangslösung wendet sich CRR vor allem an Unternehmen mit einem täglichen Rechnungseingang von 50 bis 400 Belegen. Diese müssen damit keine großen Investitionen tätigen, können aber dennoch von der intelligenten und effizienten Technologie profitieren und ihre Prozesse optimieren. Die Lösungen werden zu kalkulierbaren monatlichen Pauschalen angeboten, jeweils abhängig von der vereinbarten Leistung und vom Dokumentenvolumen. So kostet etwa die Erfassung und Archivierung einer Rechnung -nur ein bis zwei Euro.
"Üblicherweise kostet die manuelle Bearbeitung einer Rechnung zwischen 10 und 50 Euro. Dies zeigt, welch hohes Rationalisierungspotenzial allein in diesem Prozess liegt, der sich mit relativ niedrigem Aufwand automatisieren lässt", betont Carsten König, Prokurist bei CRR Datensysteme. Daher bietet CRR auch für die Prüf- und Freigabeprozesse per Workflow eine Lösung auf ASP-Basis an. Die Nutzer erhalten bei Belegen, die geprüft werden müssen, eine E-Mail-Benachrichtigung und können wahlweise per Internet, Virtual Private Network oder gesicherte Datenleitungen und persönlicher Authentifizierung auf alle notwendigen gescannten Unterlagen zugreifen. Auf diese Weise lassen sich auch problemlos Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sowie Anwender in Home-Offices in den Ablauf der fachlichen und rechnerischen Prüfung, Verbuchung und Zahlungsfreigabe einbinden. Dabei können abhängig vom Benutzer oder der Benutzergruppe unterschiedliche Befugnisse und Berechtigungen vergeben werden. Die zuständigen Sachbearbeiter aus der Kreditorenbuchhaltung haben mit der Lösung stets einen Überblick über den Bearbeitungsstatus jeder einzelnen Rechnung. Alle Prozesse sind durch eine detaillierte Protokollierung aller Prüfschritte stets transparent und nachvollziehbar. Insgesamt profitieren die Kunden mit der CRR-Lösung von einer beschleunigten Abwicklung des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses sowie dem Ausnutzen von Skontovorteilen.
Neben der ASP-Lösung bietet die CRR Datensysteme für Unternehmen mit mehr als 400 Eingangsrechnungen pro Tag auch ein Inhouse-System für die Rechnungseingangsbearbeitung an. Mit dieser lässt sich der Workflowprozess zur Rechnungsprüfung aus unterschiedlichen Quellen anstoßen, etwa aus SAP-Transaktionen, übergebenen Informationen aus der Anwendung CRR_Invoice Capturing oder auch Transaktionen aus anderen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen. Zur Prüfung können alle wichtigen Unterlagen wie Bestellungen, Lieferscheine und Verträge herangezogen werden. Darüber hinaus unterstützt der Workflow selbstverständlich auch die Fehlerbehandlung bei Rechnungen.
"Üblicherweise kostet die manuelle Bearbeitung einer Rechnung zwischen 10 und 50 Euro. Dies zeigt, welch hohes Rationalisierungspotenzial allein in diesem Prozess liegt, der sich mit relativ niedrigem Aufwand automatisieren lässt", betont Carsten König, Prokurist bei CRR Datensysteme. Daher bietet CRR auch für die Prüf- und Freigabeprozesse per Workflow eine Lösung auf ASP-Basis an. Die Nutzer erhalten bei Belegen, die geprüft werden müssen, eine E-Mail-Benachrichtigung und können wahlweise per Internet, Virtual Private Network oder gesicherte Datenleitungen und persönlicher Authentifizierung auf alle notwendigen gescannten Unterlagen zugreifen. Auf diese Weise lassen sich auch problemlos Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sowie Anwender in Home-Offices in den Ablauf der fachlichen und rechnerischen Prüfung, Verbuchung und Zahlungsfreigabe einbinden. Dabei können abhängig vom Benutzer oder der Benutzergruppe unterschiedliche Befugnisse und Berechtigungen vergeben werden. Die zuständigen Sachbearbeiter aus der Kreditorenbuchhaltung haben mit der Lösung stets einen Überblick über den Bearbeitungsstatus jeder einzelnen Rechnung. Alle Prozesse sind durch eine detaillierte Protokollierung aller Prüfschritte stets transparent und nachvollziehbar. Insgesamt profitieren die Kunden mit der CRR-Lösung von einer beschleunigten Abwicklung des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses sowie dem Ausnutzen von Skontovorteilen.
Neben der ASP-Lösung bietet die CRR Datensysteme für Unternehmen mit mehr als 400 Eingangsrechnungen pro Tag auch ein Inhouse-System für die Rechnungseingangsbearbeitung an. Mit dieser lässt sich der Workflowprozess zur Rechnungsprüfung aus unterschiedlichen Quellen anstoßen, etwa aus SAP-Transaktionen, übergebenen Informationen aus der Anwendung CRR_Invoice Capturing oder auch Transaktionen aus anderen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen. Zur Prüfung können alle wichtigen Unterlagen wie Bestellungen, Lieferscheine und Verträge herangezogen werden. Darüber hinaus unterstützt der Workflow selbstverständlich auch die Fehlerbehandlung bei Rechnungen.
