Mit dem Scan-Client FASTScan erweitert die daa Systemhaus AG ihre Dokumentenmanagement- und Archivierungs-Software scanview® um eine hochspezialisierte Anwendung zum Scannen großer Dokumentenvolumen. FASTScan unterstützt über die TWAIN-Schnittstelle praktisch alle gängigen Scanner. Wahlweise ist der Scan-Client im Online- oder Offline-Betrieb einsetzbar. Im Offline-Betrieb werden gescannte Dokumente zunächst lokal aufbereitet und zu einem späteren Zeitpunkt via FTP (File Transfer Protocol) an scanview® übertragen. Eine differenzierte Image-Verarbeitung ermöglicht unter anderem die Zusammenfassung von mehrseitigen Dokumenten zu einer TIFF-Datei. FASTScan eignet sich besonders für Unternehmen und Organisationen mit einem hohen oder schnell wachsenden Dokumentenaufkommen.
„FASTScan erweitert unser Produktportfolio um eine spezialisierte Scan-Anwendung und stellt somit keinen Ersatz sondern eine Erweiterung für unseren klassischen scanview®-Client dar“, erläutert Renè Iffarth, Vorstand Consulting der daa Systemhaus AG. Das Produkt dokumentiert alle Funktionen auf einer zentralen Oberfläche, sodass deren Eigenschaften und aktueller Status für die Anwender leicht erkennbar sind.
Ansteuerung der Kofax-Produktfamilie
Der hochspezialisierte Scan-Client unterstützt die Kofax-Produktfamilie wie die Acceleration Boards und die Virtual Rescan (VRS)-Technologie. Während die Acceleration Boards den Scanvorgang beschleunigen, verbessert die Bildoptimierungstechnologie VRS die Qualität von gescannten Images. Während des Scanprozesses führt VRS eine Mehr-Punkt-Überprüfung der Dokumente durch, wobei Schräglagen, Helligkeit und Kontrast automatisch überprüft und ausgeglichen werden.
Scannen im Online- oder Offline-Modus
Je nach Notwendigkeit kann der Anwender FASTScan im Online- oder Offline-Modus nutzen. Im Online-Modus ist der Scan-Client direkt mit scanview® verbunden, sodass die Dokumente unmittelbar nach dem Scanvorgang im DMS abgelegt und sofort verfügbar sind. Im Offline-Modus hingegen werden gescannte Dokumente zunächst lokal aufbereitet und zu einem späteren Zeitpunkt via FTP (File Transfer Protocol) an scanview® übertragen. Dabei unterstützt das System sowohl das Standard- als auch das Secure-FTP. Eine zusätzliche FTP-Software ist nicht erforderlich.
Intelligente Dokumenten-Trennungs-Funktionen
FASTScan beinhaltet eine intelligente Dokumenten-Trennungsfunktion, die den einzuscannenden Papierstapel automatisch in einzelne Dateien trennt. Dies geschieht entweder über eine Barcode-Erkennung oder durch Vorgabe von festen Seitenzahlen. Alternativ kann der Anwender die Dokumente aber auch manuell zusammenstellen. Der Barcode dient zusätzlich der Verschlagwortung der Dokumente. Als erweiterte Image-Verarbeitung ermöglicht die PreScan-Funktion das Sichten der Images vor der Übertragung an scanview®. Beim Scannen über TWAIN ist auch die Anzeige mehrerer Images gleichzeitig möglich. Außerdem können mehrseitige Dokumente zu einer Multipage-TIFF-Datei zusammengefasst werden. Das Einbetten von TIFF-Seiten in eine PDF-Datei und die Ablage als PDF sind ebenso möglich wie der Import von extern gescannten Images.
Das Produkt ist auch als Light-Version, ohne Kofax- und ohne Online- Support, sowie in weiteren Spezialmodi erhältlich, beispielsweise mit einer Parameterdatei, die Arbeitslisten zur Unterstützung vorgegebener Scanprozesse erstellt.
FASTScan ist unter anderem bereits erfolgreich im Einsatz bei adidas Hongkong (aSIS), der globalen Bestell- und Produktions-Koordinationsstelle für alle adidas-Länderniederlassungen. Der Sportausstatter scannt und archiviert mit FASTScan alle Hersteller-Unterlagen sowie Einfuhr- und Zollpapiere seiner Lieferanten, validiert diese in einem integrierten Workflow auf Vollständigkeit und Erfüllung aller Export- und Importvoraussetzungen und stellt diese schließlich den Länderniederlassungen zu deren Disposition des Wareneingangs zur Verfügung. Die Zulieferer nutzen dabei FASTScan als universellen Offline-Scan-Client und übertragen die gemäß Arbeitsliste erstellten Dokumente via gesicherter FTP-Verbindung nach Hong Kong in das „eDoc System“ (interner Name für scanview®). Die Kontaktbüros der Zulieferer prüfen die gelieferten Dokumente und die Länderniederlassungen haben schließlich umgehenden Zugriff auf die Warnbegleitdokumente und können so schon wesentlich früher als bisher den Weitertransport der Waren organisieren.
Über diesen speziellen Anwendungszweck hinaus wird scanview® bei aSIS noch für alle „normalen“ Belange der Archivierung und des Dokumentenmanagements intern genutzt. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung von Rechnungen, Bankbelegen, Akkreditivien und allen weiteren rechtlich und steuerlich relevanten Dokumenten.
„FASTScan erweitert unser Produktportfolio um eine spezialisierte Scan-Anwendung und stellt somit keinen Ersatz sondern eine Erweiterung für unseren klassischen scanview®-Client dar“, erläutert Renè Iffarth, Vorstand Consulting der daa Systemhaus AG. Das Produkt dokumentiert alle Funktionen auf einer zentralen Oberfläche, sodass deren Eigenschaften und aktueller Status für die Anwender leicht erkennbar sind.
Ansteuerung der Kofax-Produktfamilie
Der hochspezialisierte Scan-Client unterstützt die Kofax-Produktfamilie wie die Acceleration Boards und die Virtual Rescan (VRS)-Technologie. Während die Acceleration Boards den Scanvorgang beschleunigen, verbessert die Bildoptimierungstechnologie VRS die Qualität von gescannten Images. Während des Scanprozesses führt VRS eine Mehr-Punkt-Überprüfung der Dokumente durch, wobei Schräglagen, Helligkeit und Kontrast automatisch überprüft und ausgeglichen werden.
Scannen im Online- oder Offline-Modus
Je nach Notwendigkeit kann der Anwender FASTScan im Online- oder Offline-Modus nutzen. Im Online-Modus ist der Scan-Client direkt mit scanview® verbunden, sodass die Dokumente unmittelbar nach dem Scanvorgang im DMS abgelegt und sofort verfügbar sind. Im Offline-Modus hingegen werden gescannte Dokumente zunächst lokal aufbereitet und zu einem späteren Zeitpunkt via FTP (File Transfer Protocol) an scanview® übertragen. Dabei unterstützt das System sowohl das Standard- als auch das Secure-FTP. Eine zusätzliche FTP-Software ist nicht erforderlich.
Intelligente Dokumenten-Trennungs-Funktionen
FASTScan beinhaltet eine intelligente Dokumenten-Trennungsfunktion, die den einzuscannenden Papierstapel automatisch in einzelne Dateien trennt. Dies geschieht entweder über eine Barcode-Erkennung oder durch Vorgabe von festen Seitenzahlen. Alternativ kann der Anwender die Dokumente aber auch manuell zusammenstellen. Der Barcode dient zusätzlich der Verschlagwortung der Dokumente. Als erweiterte Image-Verarbeitung ermöglicht die PreScan-Funktion das Sichten der Images vor der Übertragung an scanview®. Beim Scannen über TWAIN ist auch die Anzeige mehrerer Images gleichzeitig möglich. Außerdem können mehrseitige Dokumente zu einer Multipage-TIFF-Datei zusammengefasst werden. Das Einbetten von TIFF-Seiten in eine PDF-Datei und die Ablage als PDF sind ebenso möglich wie der Import von extern gescannten Images.
Das Produkt ist auch als Light-Version, ohne Kofax- und ohne Online- Support, sowie in weiteren Spezialmodi erhältlich, beispielsweise mit einer Parameterdatei, die Arbeitslisten zur Unterstützung vorgegebener Scanprozesse erstellt.
FASTScan ist unter anderem bereits erfolgreich im Einsatz bei adidas Hongkong (aSIS), der globalen Bestell- und Produktions-Koordinationsstelle für alle adidas-Länderniederlassungen. Der Sportausstatter scannt und archiviert mit FASTScan alle Hersteller-Unterlagen sowie Einfuhr- und Zollpapiere seiner Lieferanten, validiert diese in einem integrierten Workflow auf Vollständigkeit und Erfüllung aller Export- und Importvoraussetzungen und stellt diese schließlich den Länderniederlassungen zu deren Disposition des Wareneingangs zur Verfügung. Die Zulieferer nutzen dabei FASTScan als universellen Offline-Scan-Client und übertragen die gemäß Arbeitsliste erstellten Dokumente via gesicherter FTP-Verbindung nach Hong Kong in das „eDoc System“ (interner Name für scanview®). Die Kontaktbüros der Zulieferer prüfen die gelieferten Dokumente und die Länderniederlassungen haben schließlich umgehenden Zugriff auf die Warnbegleitdokumente und können so schon wesentlich früher als bisher den Weitertransport der Waren organisieren.
Über diesen speziellen Anwendungszweck hinaus wird scanview® bei aSIS noch für alle „normalen“ Belange der Archivierung und des Dokumentenmanagements intern genutzt. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung von Rechnungen, Bankbelegen, Akkreditivien und allen weiteren rechtlich und steuerlich relevanten Dokumenten.
