Vor großem Publikum klärten die Lizenzspezialisten von KPMG, Microsoft und DeskCenter auf der Roadshow über die Risiken und Pflichten beim Management von Softwarelizenzen auf. Fast 300 Unternehmensvertreter bei den sieben Roadshow-Stationen wollten wissen, was sie tun können und müssen, um drohende Lizenznachzahlungen oder gar zivilrechtliche Strafen zu vermeiden. Viele Fragen wurden beantwortet, Unklarheiten beseitigt – handeln müssen die Unternehmen nun selbst.
Es kommt nicht allzu oft vor, dass ein Besucher auf einer IT-Roadshow keinen Platz mehr bekommt. Dass DeskCenter mit seinem Thema Lizenzmanagement auf so großes Interesse stößt, hat jedoch ganz konkrete und nachvollziehbare Gründe: Die wachsende Angst der Unternehmen falsch lizenziert zu sein – und dabei ertappt zu werden. Denn die Softwarehersteller, sei es Microsoft, IBM oder Oracle, lassen mehr oder weniger offen anklingen, dass sie ihre Kunden künftig noch häufiger prüfen werden. Das bedeutet für die Anwender, dass das Risiko steigt, eines Fehltritts überführt zu werden – die Kosten für eine Nachlizenzierung können happig sein.
„Für ein Lizenzaudit müssen Unternehmen zwingend lückenlos und nachprüfbar dokumentieren, wann wo und wer welche Software nutzt. Damit sind viele Unternehmen überfordert“, weiß Dr. Jan Hachenberger, Lizenzauditor beim Wirtschaftsprüfer KPMG. Als einer der Vortragenden auf der DeskCenter-Roadshow hatte er dann auch eine Menge an Fragen zu beantworten.
Drei wichtige Gründe, weshalb sich Firmen mit Lizenzmanagement so schwer tun
Einer der Hauptgründe, weshalb Unternehmen sich über ihre Lizenzsituation nicht im Klaren sind, liegt daran, dass sie die Verträge nicht lesen. Einer Studie von Measuring Usability LLC aus dem Jahr 2011 zu Folge nehmen sich Kunden im Schnitt nur sechs Sekunden Zeit, um die Lizenzbestimmungen zu lesen, woraus das Unternehmen den Schluss ableitete, dass lediglich acht Prozent der Softwarekunden den Lizenzvertrag vollständig lesen. Das bedeutet im Umkehrschluss: 92 Prozent „unterschreiben“ die Lizenzvereinbarungen quasi unbesehen. „Da allein der Lizenzvertrag von Microsoft, darin eingeschlossen die Produktliste sowie die jeweils gültigen Produktbenutzungsrechte, über 300 Seiten umfasst und die einzelnen Bestimmungen überaus komplex und schwer verständlich sind, verwundert das nicht. Dazu kommt, dass Microsoft die Produktliste monatlich und die Produktbenutzungsrechte quartalsweise aktualisiert und erweitert. Dennoch ist das, was im unterschriebenen Vertrag steht, geltendes Recht und es ist mehr als fahrlässig, Lizenzbestimmungen zu ignorieren“, gibt Hachenberger zu bedenken.
Zweites Problem: Lizenzmanagement wird in Unternehmen meist „so nebenher“ betrieben. Dabei empfiehlt Microsoft: „Pro 1.000 Mitarbeiter eine LizenzmanagerIn“. Es braucht nicht nur Tools, sondern auch Menschen, die das Wissen um die Lizenzen und deren Hintergrund haben und sich auf dem Laufenden halten. Denn Lizenzmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und keine einmalige Aktion, die bei einem anstehenden Audit anfällt.
Drittes Problem: Die Zukunft liegt in der Cloud. Und mit der Auslagerung, Virtualisierung und mobilen Nutzung von Hard- und Softwarekomponenten, verändert sich auch die Lizenzsituation gravierend. So ist die Softwarenutzung heute vielfach nicht mehr an die Installation des Programms gebunden, sondern die Zugriffe der Nutzer über das Netzwerk auf eine Software sind ausschlaggebend für den Lizenzbedarf. Greifen nämlich alle 1.000 Mitarbeiter via SharePoint auf eine SQL-Datenbank zu, muss das Lizenzmodell für den SQL- Server stimmen – sonst wird es teuer.
Christoph Harvey, Bereichsvorstand Vertrieb und Marketing der DeskCenter Solutions AG, empfiehlt deshalb seinen Besuchern dringend, dem Problem tapfer ins Auge zu sehen und sich Klarheit über die Lizenzsituation zu verschaffen - und zu behalten. „Wer sich intensiv um das Thema Lizenzmanagement kümmert, sich mit einem professionellen Tool wie DeskCenter und ausreichend personellen Ressourcen absichert, der kann einem Lizenzaudit gelassen entgegen sehen. Das gilt es anzupacken.“
Es kommt nicht allzu oft vor, dass ein Besucher auf einer IT-Roadshow keinen Platz mehr bekommt. Dass DeskCenter mit seinem Thema Lizenzmanagement auf so großes Interesse stößt, hat jedoch ganz konkrete und nachvollziehbare Gründe: Die wachsende Angst der Unternehmen falsch lizenziert zu sein – und dabei ertappt zu werden. Denn die Softwarehersteller, sei es Microsoft, IBM oder Oracle, lassen mehr oder weniger offen anklingen, dass sie ihre Kunden künftig noch häufiger prüfen werden. Das bedeutet für die Anwender, dass das Risiko steigt, eines Fehltritts überführt zu werden – die Kosten für eine Nachlizenzierung können happig sein.
„Für ein Lizenzaudit müssen Unternehmen zwingend lückenlos und nachprüfbar dokumentieren, wann wo und wer welche Software nutzt. Damit sind viele Unternehmen überfordert“, weiß Dr. Jan Hachenberger, Lizenzauditor beim Wirtschaftsprüfer KPMG. Als einer der Vortragenden auf der DeskCenter-Roadshow hatte er dann auch eine Menge an Fragen zu beantworten.
Drei wichtige Gründe, weshalb sich Firmen mit Lizenzmanagement so schwer tun
Einer der Hauptgründe, weshalb Unternehmen sich über ihre Lizenzsituation nicht im Klaren sind, liegt daran, dass sie die Verträge nicht lesen. Einer Studie von Measuring Usability LLC aus dem Jahr 2011 zu Folge nehmen sich Kunden im Schnitt nur sechs Sekunden Zeit, um die Lizenzbestimmungen zu lesen, woraus das Unternehmen den Schluss ableitete, dass lediglich acht Prozent der Softwarekunden den Lizenzvertrag vollständig lesen. Das bedeutet im Umkehrschluss: 92 Prozent „unterschreiben“ die Lizenzvereinbarungen quasi unbesehen. „Da allein der Lizenzvertrag von Microsoft, darin eingeschlossen die Produktliste sowie die jeweils gültigen Produktbenutzungsrechte, über 300 Seiten umfasst und die einzelnen Bestimmungen überaus komplex und schwer verständlich sind, verwundert das nicht. Dazu kommt, dass Microsoft die Produktliste monatlich und die Produktbenutzungsrechte quartalsweise aktualisiert und erweitert. Dennoch ist das, was im unterschriebenen Vertrag steht, geltendes Recht und es ist mehr als fahrlässig, Lizenzbestimmungen zu ignorieren“, gibt Hachenberger zu bedenken.
Zweites Problem: Lizenzmanagement wird in Unternehmen meist „so nebenher“ betrieben. Dabei empfiehlt Microsoft: „Pro 1.000 Mitarbeiter eine LizenzmanagerIn“. Es braucht nicht nur Tools, sondern auch Menschen, die das Wissen um die Lizenzen und deren Hintergrund haben und sich auf dem Laufenden halten. Denn Lizenzmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und keine einmalige Aktion, die bei einem anstehenden Audit anfällt.
Drittes Problem: Die Zukunft liegt in der Cloud. Und mit der Auslagerung, Virtualisierung und mobilen Nutzung von Hard- und Softwarekomponenten, verändert sich auch die Lizenzsituation gravierend. So ist die Softwarenutzung heute vielfach nicht mehr an die Installation des Programms gebunden, sondern die Zugriffe der Nutzer über das Netzwerk auf eine Software sind ausschlaggebend für den Lizenzbedarf. Greifen nämlich alle 1.000 Mitarbeiter via SharePoint auf eine SQL-Datenbank zu, muss das Lizenzmodell für den SQL- Server stimmen – sonst wird es teuer.
Christoph Harvey, Bereichsvorstand Vertrieb und Marketing der DeskCenter Solutions AG, empfiehlt deshalb seinen Besuchern dringend, dem Problem tapfer ins Auge zu sehen und sich Klarheit über die Lizenzsituation zu verschaffen - und zu behalten. „Wer sich intensiv um das Thema Lizenzmanagement kümmert, sich mit einem professionellen Tool wie DeskCenter und ausreichend personellen Ressourcen absichert, der kann einem Lizenzaudit gelassen entgegen sehen. Das gilt es anzupacken.“
