Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft - Die Geheimnisse von Workflow-Management
Im Gesundheitswesen stellt die Koordination und effiziente Durchführung von Arbeitsabläufen eine enorme Herausforderung dar. Komplexe, oft intransparente Prozesse führen zu vermeidbaren Verzögerungen, Kommunikationsproblemen und nicht wertschöpfenden Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) hat sich dieser Problematik angenommen und gezielt die Ursachen hinter ineffizienten Abläufen analysiert. Ziel ist es, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und nachhaltige Lösungen zu entwickeln.
Um die Anforderungen der internen Stakeholder wie Ärzte-, Pflege- und Verwaltungsteams optimal zu erfassen, setzt das IWiG auf die Quality Function Deployment (QFD)-Methode. Diese etablierte Methode ermöglicht es, spezifische Erwartungen der Mitarbeitenden systematisch in die Prozessgestaltung zu integrieren.
Häufig blieben in der Vergangenheit die Bedürfnisse dieser internen Kundengruppen unberücksichtigt, was zu einer Diskrepanz zwischen tatsächlichen Anforderungen und den entwickelten Lösungen führte. Durch QFD lassen sich die Wünsche der Teams detailliert erfassen und in konkrete, praktikable Maßnahmen umsetzen.
„Dank der QFD-Methode können wir die gewünschten Eigenschaften von Prozessen und Dienstleistungen präzise definieren. So setzen wir gezielt die Anforderungen der Mitarbeitenden um und schaffen gleichzeitig echten Mehrwert für die tägliche Arbeit in den Kliniken“, erläutert Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG.
Mit dem Einsatz der QFD-Methode hat das IWiG eine Qualitätsstrategie etabliert, die zu höherer Effizienz, besserer Kommunikation und gesteigerter Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden beiträgt. Unnötige Wartezeiten und Engpässe werden so langfristig minimiert, und der Klinikalltag wird entlastet.
Das IWiG wurde für seine Innovationskraft, zukunftsweisenden Strategien und die Fähigkeit, Veränderung aktiv zu gestalten von FOCUS-Business aus dem Hubert Burda Media Verlag als „Innovationschampion 2025“ ausgezeichnet. Besonders hervorgehoben wurde das Engagement des Instituts in den Bereichen Forschung, Entwicklung und Wissenschaft.
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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"
