Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Mehr Zeit durch weniger Verschwendung in Kliniken

Gewohnheiten sind ein fundamentaler Bestandteil unseres täglichen Lebens. Wir alle entwickeln Routinen und Arbeitsweisen, die sich im Laufe der Zeit in unser Verhalten eingebettet haben. Diese Gewohnheiten sind oft ungemein mächtig, da sie es uns ermöglichen, Aufgaben und Aktivitäten effizient zu erledigen, ohne bewusste Anstrengung aufzuwenden. Sie sind jedoch auch der Grund, warum es so schwierig sein kann, ineffiziente Abläufe und Verschwendung zu erkennen und zu ändern.

Verschwendung in einem Unternehmen bezieht sich auf jegliche Aktivitäten, Ressourcen oder Prozesse, die keinen Mehrwert für die Organisation schaffen. Allerdings ist die Identifizierung von Verschwendung nicht immer einfach. Oftmals ist Verschwendung in den Prozessen, Routinen und Abläufen eines Unternehmens so tief verwurzelt, dass sie schwer zu erkennen ist. In jedem Fall gibt es jedoch immer Potenzial zur Verbesserung. Das Ziel ist es, Verschwendung auf ein absolutes Minimum zu reduzieren.

Allein durch die Beseitigung von Verschwendung könnten wir mehrere Millionen Euro pro Jahr einsparen und gleichzeitig die Qualität verbessern.

Es gibt Schätzungen darüber, wie viel Verschwendung durchschnittlich in Einrichtungen vorhanden sein kann:

Studien deuten darauf hin, dass etwa 20-30% der Arbeitszeit in vielen Einrichtungen auf ineffiziente Prozesse und nichtwertschöpfende Tätigkeiten entfallen können. Dies umfasst Aufgaben wie unnötige Dokumentation, Doppelarbeit und übermäßige Bewegungen. Wartezeiten machen oft einen erheblichen Teil der Durchlaufzeit aus. Es wird angenommen, dass sie 10-20% der Arbeitszeit ausmachen können. Qualitätsprobleme können 5-10% der Gesamtkosten ausmachen, je nach Branche.

Hier sind einige Gründe, warum Gewohnheit eine große Hürde darstellen kann:

1. Automatisierung von Abläufen: Wenn Mitarbeitende wiederholt Aufgaben auf eine bestimmte Weise erledigen, werden diese Handlungen mit der Zeit automatisiert. Das bedeutet, sie erledigen sie ohne bewusste Überlegung. Das Problem dabei ist, dass ineffiziente Prozesse, die unbewusst durchgeführt werden, nicht als solche wahrgenommen werden.
2. Psychologische Barrieren: Gewohnheiten sind auch mit psychologischen Barrieren verbunden. Menschen haben oft eine natürliche Abneigung gegen Veränderung, da sie mit Unsicherheit und Unbehagen einhergeht. Wenn Mitarbeitende mit der Aufforderung konfrontiert werden, ihre Gewohnheiten zu ändern, kann dies auf Widerstand stoßen, selbst wenn die Veränderung positive Auswirkungen hat.
3. Betriebsblindheit: Die tägliche Routine kann zur Betriebsblindheit führen. Mitarbeitende sind so stark auf ihre eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten fokussiert, dass sie subtile ineffiziente Abläufe oder Verschwendung in Teilen des Prozesses übersehen.
4. Fehlende Reflexion: Gewohnheiten führen oft dazu, dass Mitarbeitende keine Zeit für eine kritische Selbstreflexion haben. Sie erledigen einfach ihre Arbeit, ohne zu hinterfragen, ob es bessere Wege gibt, die Dinge zu tun.

Das Problem ist, dass in einem komplexen Arbeitsumfeld wie einem Krankenhaus Gewohnheiten dazu führen können, dass ineffiziente Abläufe und Verschwendung über Jahre hinweg unbemerkt bleiben. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz, die Kosten und die Qualität der Patientenversorgung.

Um diese Hürde zu überwinden, ist es erforderlich, eine bewusste Anstrengung zur Identifizierung und Änderung ineffizienter Gewohnheiten zu unternehmen. Dies erfordert:

• Schulung und Bewusstsein: Mitarbeitende müssen geschult und sensibilisiert werden, um die Prinzipien des Workflow-Managements zu verstehen und die Fähigkeit zur Identifizierung von Verschwendung zu entwickeln.

• Aktive Beteiligung: Mitarbeitende müssen aktiv in Prozessverbesserungsinitiativen eingebunden werden, um ihnen die Möglichkeit zu geben, ineffiziente Abläufe zu erkennen und Vorschläge zur Verbesserung einzubringen.

• Kommunikation und Kultur: Eine offene Kommunikationskultur und die Schaffung eines Umfelds, in dem Mitarbeitende ermutigt werden, neue Wege zur Effizienzsteigerung zu entdecken, sind entscheidend.

• Regelmäßige Überprüfung: Die Durchführung regelmäßiger Prozessüberprüfungen und -analysen, an denen Mitarbeitende beteiligt sind, kann dazu beitragen, ineffiziente Gewohnheiten und subtile Verschwendung zu identifizieren.

Zur Überwindung von Gewohnheiten und zur Identifizierung von Verschwendung sind eine kontinuierliche Anstrengung und ein gemeinsames Engagement notwendig, um die Qualität der Patientenversorgung zu verbessern und gleichzeitig die Effizienz sowie die Ressourcennutzung zu optimieren.

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) ist führend in der Entwicklung prozessorientierter Lösungen und hat mehrere Auszeichnungen für seine Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten erhalten. Aktuell sind wir wieder mit zwei weiteren Auszeichnungen geehrt worden, worüber wir uns sehr freuen, insbesondere für das Projekt "Gesunde Prozesse gestalten – Arbeit macht Spaß oder krank".

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"