Die Anbieterauswahl mit der richtigen Strategie optimieren

Zu den größten Herausforderungen im digitalen Zeitalter gehört es, Wachstum zu sichern, von Wettbewerbern zu lernen, relevante KPIs auf- und umzusetzen, sowie eine nachhaltige Infrastruktur aufzubauen. Besondere Relevanz kommt dabei der Frage zu, ob die genutzte IT-Architektur sich nahtlos an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpasst. Dies macht oft Erneuerungen und damit zusätzliche Investitionen notwendig. Laut einer aktuellen Gartner-Studie bereuen jedoch 60 Prozent aller Unternehmen, die eine solche Erneuerung oder Erweiterung ihrer cloudbasierten Lösung in Betracht ziehen, ihre Kaufentscheidung recht bald. Dies hat jedoch weniger mit den Lösungen als vielmehr mit dem Kaufprozess zu tun. Denn hier ist oft ein besonderes Maß an Consulting erforderlich. Mario Pufahl, Chief Sales Officer bei DIGITALL, erläutert, wie sich die sogenannte Buyer's Remorse verhindern lässt.

Auf die Euphorie folgt der Kater

Buyer's Remorse ist ein populärer Begriff, der sowohl B2B- als auch B2C-Kunden betrifft. Oft setzt sie nach der anfänglichen Euphorie eines Kaufs ein, wenn das Produkt oder der Service besonders teuer war.

Andere Auslöser für Buyer's Remorse sind:

• Ein komplexer Entscheidungsprozess
• Die Wahl zwischen zwei ähnlichen Produkten oder Dienstleistungen
• Zeit-/Ressourceninvestitionen während des gesamten Entscheidungsprozesses
• Hohe Erwartungen
• Fehlende Einbindung von Beteiligten in den Entscheidungsprozess

Laut Gartner sind die drei Hauptgründe für Frust nach dem Technologiekauf schlechte Kauferfahrungen, mangelhafte Kommunikation sowie ein Überfluss an Optionen. Diese drei Punkte führen oft zu langen Kaufzyklen, was sowohl für Käufer als auch Anbieter aufwändig, kostspielig und frustrierend sein kann. Solche Probleme sind jedoch nicht immer auf den Anbieter zurückzuführen, sondern auch auf ineffektive oder dysfunktionale Verhaltensweisen innerhalb des Einkaufsteams. Das bedeutet, dass der Einkäufer den Prozess oft aufwändiger als notwendig macht.

So können Käufer Buyer's Remorse vermeiden

Ein gut strukturiertes Kickoff-Meeting mit allen Interessengruppen oder Stakeholdern ist ein guter Ansatz, um sicherzustellen, dass alle Personen einbezogen werden, die notwendige Impulse und Informationen bei der Recherche, Evaluierung und Entscheidung beisteuern können. In diesem ersten Briefing können Verantwortlichkeiten und Rollen definiert und ein grober Fahrplan aufgestellt werden. Dadurch kann auch definiert werden, in welchen Phasen welche Stakeholder einbezogen werden müssen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Ziele festlegen

Eine solide Zielsetzung für die Einführung einer neuen Lösung ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die endgültige Entscheidung unter den richtigen Rahmenbedingungen getroffen wurde. Natürlich können es auch mehrere Ziele sein. Wichtig ist nur, dass diese messbar sind und auf die Gesamtstrategie des Unternehmens einzahlen.

In der Regel sollte eine neue technologische Lösung nicht eingeführt werden, nur weil sie neu ist oder von der Konkurrenz verwendet wird. Ein Unternehmen muss sich über das „Warum“ im Klaren sein und idealerweise geeignete Anwendungsfälle im Kopf haben, die bei der Erstellung des Anforderungskatalogs helfen können.

Mögliche Zielesetzungen sind:

• Ablösung einer alten Lösung für mehr Flexibilität und Effizienz
• Einsparung von Kosten und/oder Zeitaufwänden
• Digitalisierung von Prozessen, um manuelle Arbeit zu reduzieren und Daten zu zentralisieren
• Etablierung einer Lösung, um standardisierte Vorlagen über verschiedene Standorte und Geschäftsbereiche hinweg anzubieten
• Einsatz von KI, um Ergebnisse zu optimieren
• Etablieren einer ganzheitlichen 360°-Sicht auf Kunden, Projekte, Stakeholder, etc.

Gründliche Ausarbeitung des Anforderungskatalogs

Ein Anforderungskatalog hilft dabei, zu definieren, was das Unternehmen und insbesondere die Nutzer der Technologie benötigen, um ihre Arbeit zu verrichten und zu optimieren. Dabei werden in der Regel verschiedene Geschäftsbereiche einbezogen, um sicherzustellen, dass IT-Kompatibilität, Compliance, Benutzerfreundlichkeit, Markenausrichtung, Funktionalitäten und Datenmanagement in der neuen Lösung abgedeckt sind.

Darüber hinaus enthält ein angemessener Anforderungskatalog verschiedene Prioritäten, die die Wahl zwischen zwei Anbietern erleichtern können, wenn diese beispielsweise alle „Must-Haves“ abdecken, sich aber in den „Nice to Haves“ unterscheiden.

Den richtigen Anbieter finden

Zunächst wird mit einer umfassenden Analyse aller verfügbaren Lösungen begonnen, um dann Schritt für Schritt die Auswahl auf eine überschaubare Shortlist zu reduzieren. Für viele Einkäufer kann die Menge an Auswahlmöglichkeiten zu Frustration und Stagnation führen. Deshalb ist es wichtig, einen richtigen Anforderungskatalog und ein diverses Entscheidungsteam zu haben, um sich auf die Lösungen zu konzentrieren, die allen Anforderungen gerecht werden.

Ausschreibungsunterlagen für eine engere Auswahl, Bewertungskriterien (Anforderungskatalog) sowie eine Longlist sollten möglichst parallel erstellt werden, um die Grundlagen für eine Angebotsanfrage (Request for Proposal oder auch RfP) parat zu haben, die dann an die ausgewählten Anbieter in der Longlist gesendet wird. Diese werden anschließend die relevanten Informationen zu ihrer Lösung zuliefern.

Von der Longlist zur Shortlist

Je nach Größe und Umfang der Technologielösung kann das RfP kurz oder sehr detailliert sein. Es sollte jedoch immer informativ genug sein, damit die Anbieter ein angemessenes Angebot abgeben können. Mit den Angeboten existieren nun weitere Informationen, um die Longlist auf eine Shortlist zu reduzieren. Je nach Umfang und Größe der Lösung kann nun entweder auf der Grundlage der Shortlist ausgewählt oder die Anbieter zu einer Präsentation oder einem Proof of Concept mit Präsentation eingeladen werden. Generell sind Präsentationen mit den Top-Kandidaten jedoch zu empfehlen.

Präsentation und Proof of Concept

Die Präsentationen bieten dem Käufer und dem Anbieter die Möglichkeit, Fragen zu stellen, sich über Ziele abzustimmen, die Angebote der Anbieter zu hören und ein Gefühl für den jeweiligen Kommunikationsstil und die Unternehmenskultur zu bekommen. Nach den Präsentationen sollten genug Informationen vorhanden sein, um die Top Kandidaten zu strukturieren und zu vergleichen, um eine endgültige Entscheidung zu treffen. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass alle relevanten Interessengruppen einbezogen sind, die zu Beginn des Bewertungsprozesses festgelegt wurden.

Es wird deutlich, dass der Prozess einer Anbieterauswahl nicht trivial ist und einiges an strategischem Geschick verlangt. Wie in allen Bereichen der IT ist es ab einem gewissen Punkt sinnvoll, Beratungspartner mit ins Boot zu holen, die über Know-how und Erfahrung in den entsprechende Lösungsbereichen verfügen. So ergibt beispielsweise die Bewertung der digitalen Fähigkeiten und Prozesse (Digital Maturity Assessment) eines Unternehmens in verschiedenen Dimensionen oft Sinn, um den digitalen Reifegrad zu bestimmen und Stärken und Schwächen zu ermitteln. Darauf aufbauend lassen sich umfassende Strategien  zur digitalen Transformation (Digital Transformation Strategy) entwickeln, um die Unternehmen an den rasanten technologischen Wandel anzupassen und im digitalen Zeitalter erfolgreich zu positionieren. In diesem Kontext darf auch die Beratung zu Cybersecurity-Bedrohungen, Risikobewertungen und implementieren Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der digitalen Assets und Kundendaten nicht vernachlässigt werden. Partner wie Digitall stellen die Beratungsleistungen inklusive Umsetzung aus einer Hand zur Verfügung. Mehr Infos dazu gibt es unter https://digitall.com/digital-consulting