Schwören Sie immer noch auf die Papierakte? Inzwischen gibt es effiziente Lösungen um die gesamte Vorgangsakte abzulegen und doch im Blick zu haben. Das Angebot auf dem Markt für die elektronische Aktenverwaltung in der Kanzlei wird immer größer. Ohne ein komfortables, funktionierendes Dokumenten Management System (DMS) wären viele Kanzleien inzwischen aufgeschmissen. Denn der größte Teil der Kommunikation findet heute bereits per Email, oder auf elektronischen Weg statt. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater druckten bisher an manchen Abenden mehrere hundert Seiten aus, um eine Akte am nächsten Tag komplett dabei zu haben. Emails wurden den vorhandenen Handakten zugeordnet und eingeheftet. Dieser Vorgang bedeutete hohen Aufwand und kostete viel Zeit und Geld. Die langen Suchzeiten sowie eine dezentrale Information im Team zur gesamten Mandantenakte waren fast unmöglich.
Die DM Dokumenten Management GmbH stellt mit Ihrem Produkt lobodms die ideale Lösung für mittelständische, interdisziplinäre Kanzleien zur Verfügung. Unsere Lösung wird bereits bei Kanzleien ab 40 bis 500 Mitarbeitern eingesetzt und bietet natürlich auch mit Anbindung an die jeweilige Kanzleisoftware, wie z.B. DATEV. Die jeweiligen Mandanten und Auftrage werden automatisch im DMS zur Verfügung gestellt, ohne dass eine Eingabe per Hand erfolgen muss. Die Aktenbildung erfolgt voll automatisch, denn die Auftrags- und Stammdaten werden laufend synchronisiert. Da Mobilität eine immer größere Rolle spielt, bietet der rechtessichere Zugriff auf Akten auch außerhalb der Kanzlei, ungeahnte Möglichkeiten. Die Berater haben immer den aktuellen Informationsstand zu den jeweiligen Aufträgen und Mandanten auch auf mobilen Geräten.
Falls einmal keine Verbindung zur Kanzlei besteht – zurück vom Termin - werden evtl. bearbeitete Dokumente und Akten automatisch synchronisiert und die Akte vervollständigt. Ein elektronisches Posteingangs- und Ausgangsbuch runden die Lösung ab. Da das Papier nicht mehr durch die Kanzlei „irrt“, können Prozesse und Aufgaben besser nachvollzogen und die Auskunftsbereitschaft verbessert werden. Im Vertretungsfall eines zuständigen Sachbearbeiters, kann der aktuelle Sachverhalt schnell erkannt und darauf reagiert werden, dass arbeiten im Team wird dadurch erleichtert. Die automatische Bescheideerkennung spart viel Zeit, da die Bescheide nicht mehr von Hand eingegeben werden müssen. Die Integration der Aktenstruktur in der E-Mail-Client vereinfacht die Dokumentenablage deutlich. Die „intelligenten“ Suchmöglichkeiten in den elektronisch, abgelegten Dokumenten erschließt das gesamte Wissen der Kanzlei, und ermöglicht so ein effizientes Wissensmanagement.
Fazit: Die elektronische Akte in der mittelständischen, interdisziplinären Kanzlei ist längst Realität. Die Erhöhung der Auskunftsbereitschaft und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge bei Mandanten wird bereits seit vielen Jahren praktiziert. Aufgrund der langjährigen Erfahrung der Berater von lobodms ist die Einführung in der Kanzlei in kurzer Zeit möglich – Nutzenpotenziale können einfach erschlossen werden.
Erfahren Sie mehr über die ungeahnten Möglichkeiten, und überzeugen Sie sich von den vielfältigen Chancen in der „Realität“ vom 29.09-01.10.2015 in Stuttgart auf der IT&Business/DMS EXPO in Halle 1 B51.
Die DM Dokumenten Management GmbH stellt mit Ihrem Produkt lobodms die ideale Lösung für mittelständische, interdisziplinäre Kanzleien zur Verfügung. Unsere Lösung wird bereits bei Kanzleien ab 40 bis 500 Mitarbeitern eingesetzt und bietet natürlich auch mit Anbindung an die jeweilige Kanzleisoftware, wie z.B. DATEV. Die jeweiligen Mandanten und Auftrage werden automatisch im DMS zur Verfügung gestellt, ohne dass eine Eingabe per Hand erfolgen muss. Die Aktenbildung erfolgt voll automatisch, denn die Auftrags- und Stammdaten werden laufend synchronisiert. Da Mobilität eine immer größere Rolle spielt, bietet der rechtessichere Zugriff auf Akten auch außerhalb der Kanzlei, ungeahnte Möglichkeiten. Die Berater haben immer den aktuellen Informationsstand zu den jeweiligen Aufträgen und Mandanten auch auf mobilen Geräten.
Falls einmal keine Verbindung zur Kanzlei besteht – zurück vom Termin - werden evtl. bearbeitete Dokumente und Akten automatisch synchronisiert und die Akte vervollständigt. Ein elektronisches Posteingangs- und Ausgangsbuch runden die Lösung ab. Da das Papier nicht mehr durch die Kanzlei „irrt“, können Prozesse und Aufgaben besser nachvollzogen und die Auskunftsbereitschaft verbessert werden. Im Vertretungsfall eines zuständigen Sachbearbeiters, kann der aktuelle Sachverhalt schnell erkannt und darauf reagiert werden, dass arbeiten im Team wird dadurch erleichtert. Die automatische Bescheideerkennung spart viel Zeit, da die Bescheide nicht mehr von Hand eingegeben werden müssen. Die Integration der Aktenstruktur in der E-Mail-Client vereinfacht die Dokumentenablage deutlich. Die „intelligenten“ Suchmöglichkeiten in den elektronisch, abgelegten Dokumenten erschließt das gesamte Wissen der Kanzlei, und ermöglicht so ein effizientes Wissensmanagement.
Fazit: Die elektronische Akte in der mittelständischen, interdisziplinären Kanzlei ist längst Realität. Die Erhöhung der Auskunftsbereitschaft und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge bei Mandanten wird bereits seit vielen Jahren praktiziert. Aufgrund der langjährigen Erfahrung der Berater von lobodms ist die Einführung in der Kanzlei in kurzer Zeit möglich – Nutzenpotenziale können einfach erschlossen werden.
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