Personalunterlagen sind besonders vertrauliche Dokumente. Wer ein elektronisches Personalarchiv anlegt, muss daher einen kontrollierten Zugriff auf die Unterlagen über Rechtekonzepte und Zugriffslisten gewährleisten. Speziell für Personalabteilungen hat die DMSFACTORY GmbH ihre DMS- und Archivsystemsoftware TINCA jetzt mit einem zusätzlichen Mehrfachschutz ausgestattet. Die neue Funktion „Private Encryption“ bietet wirkungsvollen Zugriffsschutz und Datenverschlüsselung für ausgewählte Personalarchivbereiche in Einem.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: „Die Vorteile der elektronischen Archivierung nutzen heute schon viele Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen. Wenn es an den Personalbereich geht, zögern die Entscheider allerdings noch immer, und zwar aufgrund wenig ausgeprägter Möglichkeiten einer wirklich datengeschützten Archivierung sensibler Unterlagen. Dies ist unsere Erfahrung aus der Praxis als DMS-Integrator.“
Mit der neuen „Private Encryption“ Funktion werden alle Dokumente verschlüsselt, die in einem bestimmten Personalarchivbereich liegen. Die Verschlüsselung wird beim ersten Zugriff auf das Archiv automatisch initialisiert. Der Nutzer der vertraulichen Dokumente vergibt dabei ein persönliches Sicherheitskennwort für den Archivbereich, welches nicht manipuliert oder zurückgesetzt werden kann und welches auch der IT-Administrator nicht kennt. Die Dokumente sind 256 Bit-verschlüsselt nach dem anerkannten Advanced Encryption Standard und lassen sich nur nach Eingabe des Sicherheitskennwortes aufrufen.
Personal-Verschlusssachen sind damit noch besser vor Missbrauch schützt als eine weggeschlossene Akte. Alle TINCA Systeme sind mit der neuen Funktion ausgestattet; Datenklau ist damit sinnlos, denn auf die in TINCA abgelegen Dokumente hat nur Zugriff, wer das Sicherheitskennwort kennt. Auch bei einer etwaigen Veruntreuung von Daten erleidet das Unternehmen mit TINCA Private Encryption keinen Schaden, denn die gestohlenen Personaldaten sind ohne TINCA und Sicherheitskennwort nicht lesbar und damit wertlos für den Dieb. Mit diesen Schutzmechanismen ausgestattet, genügt TINCA auch höchsten Sicherheitsanforderungen besonders anspruchsvoller Geschäftsführer, Personalleiter oder Controller.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: „Die Vorteile der elektronischen Archivierung nutzen heute schon viele Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen. Wenn es an den Personalbereich geht, zögern die Entscheider allerdings noch immer, und zwar aufgrund wenig ausgeprägter Möglichkeiten einer wirklich datengeschützten Archivierung sensibler Unterlagen. Dies ist unsere Erfahrung aus der Praxis als DMS-Integrator.“
Mit der neuen „Private Encryption“ Funktion werden alle Dokumente verschlüsselt, die in einem bestimmten Personalarchivbereich liegen. Die Verschlüsselung wird beim ersten Zugriff auf das Archiv automatisch initialisiert. Der Nutzer der vertraulichen Dokumente vergibt dabei ein persönliches Sicherheitskennwort für den Archivbereich, welches nicht manipuliert oder zurückgesetzt werden kann und welches auch der IT-Administrator nicht kennt. Die Dokumente sind 256 Bit-verschlüsselt nach dem anerkannten Advanced Encryption Standard und lassen sich nur nach Eingabe des Sicherheitskennwortes aufrufen.
Personal-Verschlusssachen sind damit noch besser vor Missbrauch schützt als eine weggeschlossene Akte. Alle TINCA Systeme sind mit der neuen Funktion ausgestattet; Datenklau ist damit sinnlos, denn auf die in TINCA abgelegen Dokumente hat nur Zugriff, wer das Sicherheitskennwort kennt. Auch bei einer etwaigen Veruntreuung von Daten erleidet das Unternehmen mit TINCA Private Encryption keinen Schaden, denn die gestohlenen Personaldaten sind ohne TINCA und Sicherheitskennwort nicht lesbar und damit wertlos für den Dieb. Mit diesen Schutzmechanismen ausgestattet, genügt TINCA auch höchsten Sicherheitsanforderungen besonders anspruchsvoller Geschäftsführer, Personalleiter oder Controller.
