Die City1 Group, Projektentwickler, Bauträger und Bestandsverwalter mit Hauptsitz in Neu-Isenburg, hat das ECM-System M-Files für die Rechnungsbearbeitung, -freigabe und elektronische Archivierung eingeführt, implementiert von der DMSFACTORY GmbH. Zur Gesamtlösung gehören neben M-Files die erforderlichen Scanner und eine Software zum Auslesen der Rechnungsdaten, ABBYY Flexi Capture for Invoices.
Papierrechnungen wurden bei City 1 früher per Hauspost an die verschiedenen Freigeber geschickt, einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozess gab es nicht. Die Buchungssätze wurden manuell in DATEV und die Branchenanwendung COOR für das Baukostenmanagement übertragen. Es kostete viel Zeit, Rechnungen zuzuordnen und freizugeben. Außerdem gingen in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Baustellen und Gewerken immer wieder Belege verloren. Verzug und z.T. hohe Skontoverluste ließen sich nicht vermeiden.
Die monatlich rund 500 eingehenden Belege teilen sich auf in allgemeine Rechnungen, Baurechnungen und einen kleinen Teil Kassenbelege. Jede Eingangsrechnung wird nun in der Poststelle auf einem Stapel der jeweiligen Kategorie abgelegt. Die jeweils erste Rechnungsseite erhält einen Barcodeaufkleber mit eindeutiger fortlaufender Nummer, anschließend folgt das Scannen. Die ABBYY-Software liest die Kopfdaten aus, eine Mitarbeiterin prüft kurz, ob alles richtig erkannt wurde und im nächsten Schritt exportiert die Scansoftware das erzeugte PDF/A-Dokument samt der Rechnungsdaten als XML-Datei nach M-Files, wo es rechtssicher im Archiv abgelegt wird. Die Rechnung wird einem bestimmen Projekt/Sachbearbeiter bzw. einer Abteilung zugewiesen und damit startet der Rechnungsfreigabeworkflow, über den die Freigeber eine Benachrichtigung mit Link auf die digitalisierte Rechnung erhalten. Gleichzeitig stellt das System die Buchungssätze in Form von CSV-Dateien für die Anfangsbuchung in DATEV bereit.
M-Files ist für die einzelnen Gesellschaften der City 1 Group mandantenfähig aufgebaut und wurde von der DMSFACTORY mit der DATEV-Software sowie COOR verbunden. Knapp 30 Mitarbeiter/innen arbeiten permanent mit M-Files, die sowohl in der Firmenzentrale, aber auch in externen Büros und auf Baustellen sitzen.
Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste sind für City1 Group-Geschäftsführer Vassilios Farmakis die größten Vorteile des neuen Rechnungsprüfungsprozesses. „Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, erklärt er. „M-Files kann nicht nur als Rechnungsfreigabeprogramm genutzt werden, sondern lässt sich später zur digitalen Verwaltung verschiedenster Dokumentarten ausbauen, zum Beispiel für Bauaktenpläne, Schriftverkehr mit Kunden und weitere Dokumente.“
Papierrechnungen wurden bei City 1 früher per Hauspost an die verschiedenen Freigeber geschickt, einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozess gab es nicht. Die Buchungssätze wurden manuell in DATEV und die Branchenanwendung COOR für das Baukostenmanagement übertragen. Es kostete viel Zeit, Rechnungen zuzuordnen und freizugeben. Außerdem gingen in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Baustellen und Gewerken immer wieder Belege verloren. Verzug und z.T. hohe Skontoverluste ließen sich nicht vermeiden.
Die monatlich rund 500 eingehenden Belege teilen sich auf in allgemeine Rechnungen, Baurechnungen und einen kleinen Teil Kassenbelege. Jede Eingangsrechnung wird nun in der Poststelle auf einem Stapel der jeweiligen Kategorie abgelegt. Die jeweils erste Rechnungsseite erhält einen Barcodeaufkleber mit eindeutiger fortlaufender Nummer, anschließend folgt das Scannen. Die ABBYY-Software liest die Kopfdaten aus, eine Mitarbeiterin prüft kurz, ob alles richtig erkannt wurde und im nächsten Schritt exportiert die Scansoftware das erzeugte PDF/A-Dokument samt der Rechnungsdaten als XML-Datei nach M-Files, wo es rechtssicher im Archiv abgelegt wird. Die Rechnung wird einem bestimmen Projekt/Sachbearbeiter bzw. einer Abteilung zugewiesen und damit startet der Rechnungsfreigabeworkflow, über den die Freigeber eine Benachrichtigung mit Link auf die digitalisierte Rechnung erhalten. Gleichzeitig stellt das System die Buchungssätze in Form von CSV-Dateien für die Anfangsbuchung in DATEV bereit.
M-Files ist für die einzelnen Gesellschaften der City 1 Group mandantenfähig aufgebaut und wurde von der DMSFACTORY mit der DATEV-Software sowie COOR verbunden. Knapp 30 Mitarbeiter/innen arbeiten permanent mit M-Files, die sowohl in der Firmenzentrale, aber auch in externen Büros und auf Baustellen sitzen.
Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste sind für City1 Group-Geschäftsführer Vassilios Farmakis die größten Vorteile des neuen Rechnungsprüfungsprozesses. „Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, erklärt er. „M-Files kann nicht nur als Rechnungsfreigabeprogramm genutzt werden, sondern lässt sich später zur digitalen Verwaltung verschiedenster Dokumentarten ausbauen, zum Beispiel für Bauaktenpläne, Schriftverkehr mit Kunden und weitere Dokumente.“
