Anwender übergeben die in der Fakturierungssoftware erstellte Rechnung mittels des vorab installierten i-Post-Druckertreibers an Itella. Aufbereitung und Versand übernimmt der Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleister in dem vom Empfänger gewünschten Format. Dies schließt jetzt auch rechtskonform elektronisch signierte Rechnungen per E-Mail ein. Unternehmen sparen sich so eine Menge Aufwand: Ausdruck, Kuvertieren, Frankieren, Organisation des Transports bei Briefrechnungen beziehungsweise Handling der elektronischen Signatur beim E-Mail-Versand – inklusive der für den Empfänger sonst aufwändigen Verifizierung.
Laut interner Untersuchungen von Itella kostet eine intern erstellte und versandte Briefrechnung inklusive Porto rund 1,40 Euro. Mit der Umstellung auf i-Post lässt sich davon leicht die Hälfte sparen. Darüber hinaus ist die Rechnung dann auch schneller beim Empfänger – mit positiven Auswirkungen auf den Cash Flow. Elektronische Rechnungen sparen also nicht nur Geld, sie lassen auch die Einnahmen schneller sprudeln.
Neben Rechnungen eignet sich dieses Verfahren für jede Art von Geschäftspost. In Finnland, dem Stammland der Itella-Gruppe, gehört i-Post bereits zum Standard: In einem Markt mit nur knapp über fünf Millionen Einwohnern versandte Marktführer Itella im vergangenen Jahr die Rekordzahl von 83 Millionen Briefen über den i-Post-Service.
„Bisher war der Versand elektronischer Rechnungen häufig umständlich und mit hohen Investitionen verbunden. Das hat insbesondere den Mittelstand trotz der enormen Vorteile der e-Rechnung verunsichert. Mit Itella i-Post ist das vorbei. Unternehmen können jetzt einfach von heute auf morgen loslegen und sparen von der ersten Minute an Geld und Zeit“, erklärt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer der Itella GmbH.