"Es ist kaum nachvollziehbar, dass der Rechnungssteller elektronische Informationen zunächst auf Papier bringt und Portokosten zahlt, nur damit der Empfänger wiederum den Aufwand hat, die Daten manuell in sein eigenes System einzugeben", kommentiert Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. Fast 90 Prozent der Rechnungen haben nach Angaben der Unternehmen weniger als 10 Positionen und werden auf A4 Standardpapier verschickt. Struktur und Layout variieren nur in wenigen Fällen. "Dies sind eigentlich ideale Voraussetzungen, um sofort auf ein frühes Scanning mit Data Capturing vor der Bearbeitung der Eingangsrechnungen und dann Schritt für Schritt auf vollelektronische Rechnungen umzustellen. Den Aufwand, den viele Unternehmen scheuen, gibt es nicht, wenn ein Provider den gesamten Prozess bereitstellt", erklärt Schlotmann.
Papierbasierte Rechnungsprozesse werden nicht vollständig verschwinden, vielmehr kommt es darauf an, dass die Unternehmen alle Kanäle sowohl elektronisch als auch papierbasiert flexibel bedienen können. Auf der Versenderseite beinhaltet dies zum Beispiel den Druck, die elektronische Rechnung inklusive qualifizierter elektronischer Signatur oder den Versand via EDI-Anbindung. Beim Empfänger gilt es, die Rechnungen automatisiert in den Purchase to Pay-Prozess zu integrierten.
"Der gesamte Prozess kann ganz einfach bei einem Provider wie Itella als Service gebucht werden: Rechnungsstellung, Signatur und Versand sowie Verifizierung, Scanning und Data Capturing, Workflows und Archivierung. Dazu stellt der Provider eine zentrale Plattform als Drehscheibe für die Verbindung zwischen den Geschäftspartnern bereit. Empfänger und Versender erhalten somit eine einzige Schnittstelle für alle Kanäle. So ist eine schrittweise Umstellung hin zu elektronischen Prozessen ganz leicht möglich", sagt Schlotmann.
Den meisten Empfängern sind die Vorteile der elektronischen Rechnungslegung bewusst. Sie wissen jedoch nicht, wie sie ihre Lieferanten mit ins Boot holen sollen.
Etwa drei Viertel der Unternehmen gaben an, jährlich bei mehr als 250 unterschiedlichen Lieferanten zu kaufen. Diese davon zu überzeugen, elektronische Rechnungen zu schicken, erscheint vielen Empfängern unmöglich. Und selbst bei ihren Hauptlieferanten schätzen nur 17 Prozent der Unternehmen ihren Einfluss auf die Rechnungsstellung als groß ein.
"Bei der Überzeugungsarbeit kann der Dienstleister ebenfalls unterstützen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Lieferanten durchaus bereit sind, vermehrt elektronische Rechnungen zu verschicken. Man muss ihnen nur die massiven Vorteile vor Augen führen und konkrete Wege aufzeigen, wie sie mit minimalem Aufwand elektronische Prozesse einführen können", rät Schlotmann.