Der Geschäftsbrief ist kein Auslaufmodell. Im Gegenteil: In vielen Fällen ist er nach wie vor die bessere Alternative zur E-Mail. Etwa als Anschreiben beim Versand von Material, als Zeichen der Wertschätzung oder um dem eigenen Anliegen Nachdruck zu verleihen. Und er garantiert Rechtssicherheit, die eine E-Mail heute nicht ohne Weiteres bieten kann. Doch es ist nicht immer einfach, alles richtig zu machen: Welcher Tonfall ist angemessen? Wie kommt mein Anliegen beim Adressaten an? Dr. Markus Nickl, Sprachexperte und Geschäftsführer der doctima GmbH, kennt die Fallstricke der modernen Geschäftskommunikation und gibt Praxistipps.
1. Struktur erleichtert das Lesen
Eine klare Struktur macht Ihren Brief übersichtlicher. Trennen Sie Einleitung, Hauptteil und Schluss durch Absätze. Halten Sie den Einleitungsteil kurz: Hier machen Sie deutlich, in welcher Verbindung Sie zum Adressaten stehen. Im Hauptteil erklären Sie Ihr Anliegen, im Schluss fassen Sie das Wesentliche noch einmal zusammen und gehen kurz auf das weitere Vorgehen ein.
2. Kampf dem Amtsdeutsch
Ein bürokratischer Schreibstil ist Gift für jeden Geschäftsbrief. Dazu zählen Abkürzungen wie u.a., ggf., etc., aber auch Nominalstil und Passivformen. Wenn Sie sich um eine lebendige Sprache bemühen, werden Ihre Briefe lesbarer. Beispiel gefällig? Die Aussage „Wir haben Ihr Geld heute überwiesen.“ ist verständlicher und freundlicher als „Der Betrag wurde termingerecht zur Zahlung angewiesen.“
3. Verbindlich, aber nicht persönlich
Ein Geschäftsbrief ist nicht das gleiche wie eine E-Mail an einen guten Freund. Er ist gekennzeichnet durch eine gewisse persönliche Distanz, sollte aber deshalb nicht hölzern oder gar abweisend formuliert sein. Schreiben Sie freundlich und verbindlich, ohne emotional oder persönlich zu werden.
4. Machen Sie’s kurz
Erleichtern Sie Ihrem Adressaten das Lesen! Achten Sie auf kurze und einfache Sätze. Hinterfragen Sie nach dem Schreiben jeden Satz: Was sagt er aus? Können Sie es einfacher sagen?
5. Sagen, was Sache ist
Sprechen Sie Ihr Anliegen deutlich an. Höfliches „Drumherumreden“ führt nur dazu, dass Ihr Anliegen als weniger dringend wahrgenommen wird. Ganz gleich, ob Sie jemanden auffordern, eine Rechnung zu begleichen, ihm für etwas danken wollen oder um eine Kontaktaufnahme bitten: Schreiben Sie es höflich, aber deutlich und ohne Umschweife.
6. Orientieren Sie sich am Standard
Für Geschäftsbriefe gibt es feste Standards: Die DIN-Norm 676 legt zum Beispiel die Seitenaufteilung eines Briefs fest. Nicht alles ist verpflichtend, aber bei der Platzierung von Adresse, Datum, Ort oder Betreffzeile sollten Sie keine kreativen Experimente wagen. Ein Tipp: Im Internet finden Sie Maßangaben und Vorlagen, mit denen Sie Ihre Schreiben DIN-fest machen können.
7. Schnörkellose Gestaltung
Ein Geschäftsbrief muss auch optisch einen professionellen Eindruck machen. Verwenden Sie klassische Schriftarten wie Times New Roman oder Arial anstelle von „lustigen“ Schrifttypen, die Sie irgendwo im Internet gefunden haben. Nutzen Sie Firmenbriefpapier, statt Ihr Firmenlogo selbst mit dem Tintenstrahler auszudrucken. Das führt nur dazu, dass in der Firma irgendwann zwanzig verschiedene Farbvarianten kursieren, da jeder Drucker andere Ergebnisse liefert.
Diese sieben Regeln helfen Ihnen, Ihre Geschäftsbriefe so zu schreiben, dass sie richtig und schnell verstanden werden. Ein schlichter, direkter und verbindlicher Stil hat übrigens noch einen besonderen Vorteil: Er ist auch für Nicht-Muttersprachler einfacher verständlich. Angesichts der steigenden Zahl international ausgerichteter Unternehmen wird dies immer wichtiger.
1. Struktur erleichtert das Lesen
Eine klare Struktur macht Ihren Brief übersichtlicher. Trennen Sie Einleitung, Hauptteil und Schluss durch Absätze. Halten Sie den Einleitungsteil kurz: Hier machen Sie deutlich, in welcher Verbindung Sie zum Adressaten stehen. Im Hauptteil erklären Sie Ihr Anliegen, im Schluss fassen Sie das Wesentliche noch einmal zusammen und gehen kurz auf das weitere Vorgehen ein.
2. Kampf dem Amtsdeutsch
Ein bürokratischer Schreibstil ist Gift für jeden Geschäftsbrief. Dazu zählen Abkürzungen wie u.a., ggf., etc., aber auch Nominalstil und Passivformen. Wenn Sie sich um eine lebendige Sprache bemühen, werden Ihre Briefe lesbarer. Beispiel gefällig? Die Aussage „Wir haben Ihr Geld heute überwiesen.“ ist verständlicher und freundlicher als „Der Betrag wurde termingerecht zur Zahlung angewiesen.“
3. Verbindlich, aber nicht persönlich
Ein Geschäftsbrief ist nicht das gleiche wie eine E-Mail an einen guten Freund. Er ist gekennzeichnet durch eine gewisse persönliche Distanz, sollte aber deshalb nicht hölzern oder gar abweisend formuliert sein. Schreiben Sie freundlich und verbindlich, ohne emotional oder persönlich zu werden.
4. Machen Sie’s kurz
Erleichtern Sie Ihrem Adressaten das Lesen! Achten Sie auf kurze und einfache Sätze. Hinterfragen Sie nach dem Schreiben jeden Satz: Was sagt er aus? Können Sie es einfacher sagen?
5. Sagen, was Sache ist
Sprechen Sie Ihr Anliegen deutlich an. Höfliches „Drumherumreden“ führt nur dazu, dass Ihr Anliegen als weniger dringend wahrgenommen wird. Ganz gleich, ob Sie jemanden auffordern, eine Rechnung zu begleichen, ihm für etwas danken wollen oder um eine Kontaktaufnahme bitten: Schreiben Sie es höflich, aber deutlich und ohne Umschweife.
6. Orientieren Sie sich am Standard
Für Geschäftsbriefe gibt es feste Standards: Die DIN-Norm 676 legt zum Beispiel die Seitenaufteilung eines Briefs fest. Nicht alles ist verpflichtend, aber bei der Platzierung von Adresse, Datum, Ort oder Betreffzeile sollten Sie keine kreativen Experimente wagen. Ein Tipp: Im Internet finden Sie Maßangaben und Vorlagen, mit denen Sie Ihre Schreiben DIN-fest machen können.
7. Schnörkellose Gestaltung
Ein Geschäftsbrief muss auch optisch einen professionellen Eindruck machen. Verwenden Sie klassische Schriftarten wie Times New Roman oder Arial anstelle von „lustigen“ Schrifttypen, die Sie irgendwo im Internet gefunden haben. Nutzen Sie Firmenbriefpapier, statt Ihr Firmenlogo selbst mit dem Tintenstrahler auszudrucken. Das führt nur dazu, dass in der Firma irgendwann zwanzig verschiedene Farbvarianten kursieren, da jeder Drucker andere Ergebnisse liefert.
Diese sieben Regeln helfen Ihnen, Ihre Geschäftsbriefe so zu schreiben, dass sie richtig und schnell verstanden werden. Ein schlichter, direkter und verbindlicher Stil hat übrigens noch einen besonderen Vorteil: Er ist auch für Nicht-Muttersprachler einfacher verständlich. Angesichts der steigenden Zahl international ausgerichteter Unternehmen wird dies immer wichtiger.
