Die Fingerprint-Daten der Mitarbeiter sind im Leser und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Der Erfassungsvorgang ist einfach und schnell. Möchte eine Person Zutritt erlangen oder ihre Arbeitszeit erfassen, wählt sie zuerst die entsprechende Funktion und wird dann aufgefordert, sich zu identifizieren. Eine kurze Berührung des Sensors mit dem Finger reicht aus. Sobald das dazugehörige Template in der Datenbank gefunden wurde, wird die Buchung akzeptiert. Der gesamte Vorgang der Identifizierung dauert ca. 1 Sekunde und benötigt keinen Ausweis. In den wenigen Fällen, in denen sich eine Person biometrisch nicht erfassen lässt, kann für die Buchung die ID-Nummer über die Tastatur eingegeben werden.
Für das Erfassen der Templates sorgt ein einfaches Enrollment. Das ausgefeilte System zur Verteilung der Templates unterstützt nun auch zentral organisierte verteilte Systeme sowie lokales und zentrales Enrollment der Mitarbeiter. Je sorgfältiger man die Finger einliest, desto sicherer und schneller ist später der Identifikationsvorgang am Terminal. Durch die Client-Server-Architektur der Enrollmentsoftware können an mehreren Stationen parallel Finger eingelesen werden. Die Templates werden dann über einen Server an alle Biometrieterminals verteilt. Dabei wird nicht der richtige Fingerabdruck gespeichert und weiterverteilt, sondern der biologische Abdruck wird durch einen Algorithmus in eine Zahlenkolonne umgewandelt. Das Kopieren eines berechtigten Fingerabdrucks führt somit nicht zu einer positiven Identifizierung.
Ein solches Biometriesystem ist nicht nur sicher und zuverlässig, es spart auch Zeit und Geld. Denn die Kosten für die Ausweise und das Ausweismanagement entfallen. Auch müssen viel weniger fehlende Buchungen nachgetragen werden.