Eine Rechnung, die in Papierform an Kunden übermittelt wird, ist aus vielerlei Gründen für Unternehmen nicht mehr die beste Lösung: So fallen unter anderem für Druck, Papier, Umschläge und Porto erhebliche Kosten an. Und der klassische Versand bringt es zudem mit sich, dass die Rechnung den Kunden erst einige Tage später erreicht. Werden hingegen elektronische Rechnungen direkt nach Leistungserbringung versandt, dann verkürzt das die Forderungslaufzeit erheblich - das spart Kosten und personelle Ressourcen.
Was ist eine eRechnung?
Manch ein Unternehmen geht davon aus, das es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung handelt. Doch das ist ein Missverständnis: PDF-Dokumente stellen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerade keine elektronische Rechnung dar. Es handelt sich hierbei lediglich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.
Eine echte eRechnung kann hingegen automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Es handelt sich daher um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Hierfür gibt es unterschiedliche Formate: Die in Deutschland bekanntesten Dateiformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD. Doch auch mittels EDI-Verfahren werden Rechnungsdaten ausgetauscht.
Wichtig: Auch bei einer elektronischen Rechnung müssen alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden und die Dateien aufbewahrt werden. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein Vorsteuerabzug möglich.
Die Pflicht zur eRechnung ab 2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.
Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Dies bedeutet, dass die Fähigkeit zur elektronischen Rechnungsbearbeitung zur Pflicht wird. Für die Pflicht zum Ausstellen einer elektronischen Rechnung ist eine gestaffelte Übergangsregelung vorgesehen, um den Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit zu gewähren.
Was ist eine eRechnung?
Eine elektronische Rechnung, oder eRechnung, ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieser Schritt zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und die Bürokratie zu reduzieren.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß der oben genannten Definition gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Zusätzlich müssen der liefernde Unternehmer und der Empfänger der Leistung im Inland (oder in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ihren Sitz haben.
Bitte beachten Sie: Die Ansässigkeit im Inland erfordert entweder einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland, die an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist. Sollte kein Sitz vorhanden sein, genügen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, ohne gleichzeitig ansässig zu sein, würde daher keine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auslösen.
Ausnahmen von der Verpflichtung
Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Formate, die den Anforderungen entsprechen
Das BMF hat bereits erste Hinweise gegeben, ob die bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllen werden. Das Ergebnis zeigt, dass sowohl das XStandard-Format als auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich den geplanten Anforderungen entsprechen. Dies ist eine wichtige Information für Unternehmen, die bereits eines dieser Formate nutzen oder planen, es zu implementieren. Es erhöht die Planungssicherheit und gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.
Einsatz von EDI-Verfahren
Das BMF hat sich auch zum Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren geäußert. Hierbei handelt es sich um elektronische Datenaustauschverfahren, die in vielen Unternehmen bereits etabliert sind. Das BMF arbeitet derzeit an einer Lösung, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen sicherstellen soll. Allerdings ist es nicht ausgeschlossen, dass technische Anpassungen erforderlich sein werden. Dennoch ist das BMF bestrebt, den Umstellungsaufwand für Unternehmen auf das Notwendige zu begrenzen.
Ausblick
Die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung ist unbestreitbar, insbesondere angesichts der offensichtlichen Effizienzvorteile, die sich aus der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten ergeben. Im öffentlichen Beschaffungswesen sind elektronische Rechnungen bereits verpflichtend, und auch im privaten Sektor wächst die Erwartung, dass Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Unabhängig von den nationalen oder EU-Gesetzgebungsplänen wächst der Druck zur Umstellung stetig. Die Zeit- und Ressourcenaufwendungen für diese Umstellung können je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein. Es ist daher ratsam, zeitnah geeignete Projektstrukturen zu implementieren, sofern dies noch nicht geschehen ist. Dies erleichtert eine rechtzeitige Umsetzung, sobald die endgültigen rechtlichen und technischen Details festgelegt sind. Unternehmen sollten sich aktiv auf die unausweichliche Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten.
Mit dem Komfortpaket "Kommunikation & Belege" der Sage 100 wird jede Rechnung, die Sie aus dem System heraus versenden, automatisch um das ZUGFeRD-Format ergänzt. Damit können Rechnungsempfänger Ihre Rechnungen automatisch einlesen und schneller bearbeiten. So verkürzen Sie spürbar die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang.
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Was ist eine eRechnung?
Manch ein Unternehmen geht davon aus, das es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung handelt. Doch das ist ein Missverständnis: PDF-Dokumente stellen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerade keine elektronische Rechnung dar. Es handelt sich hierbei lediglich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.
Eine echte eRechnung kann hingegen automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Es handelt sich daher um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Hierfür gibt es unterschiedliche Formate: Die in Deutschland bekanntesten Dateiformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD. Doch auch mittels EDI-Verfahren werden Rechnungsdaten ausgetauscht.
Wichtig: Auch bei einer elektronischen Rechnung müssen alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden und die Dateien aufbewahrt werden. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein Vorsteuerabzug möglich.
Die Pflicht zur eRechnung ab 2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.
Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Dies bedeutet, dass die Fähigkeit zur elektronischen Rechnungsbearbeitung zur Pflicht wird. Für die Pflicht zum Ausstellen einer elektronischen Rechnung ist eine gestaffelte Übergangsregelung vorgesehen, um den Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit zu gewähren.
Was ist eine eRechnung?
Eine elektronische Rechnung, oder eRechnung, ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieser Schritt zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und die Bürokratie zu reduzieren.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß der oben genannten Definition gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Zusätzlich müssen der liefernde Unternehmer und der Empfänger der Leistung im Inland (oder in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ihren Sitz haben.
Bitte beachten Sie: Die Ansässigkeit im Inland erfordert entweder einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland, die an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist. Sollte kein Sitz vorhanden sein, genügen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, ohne gleichzeitig ansässig zu sein, würde daher keine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auslösen.
Ausnahmen von der Verpflichtung
Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Formate, die den Anforderungen entsprechen
Das BMF hat bereits erste Hinweise gegeben, ob die bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllen werden. Das Ergebnis zeigt, dass sowohl das XStandard-Format als auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich den geplanten Anforderungen entsprechen. Dies ist eine wichtige Information für Unternehmen, die bereits eines dieser Formate nutzen oder planen, es zu implementieren. Es erhöht die Planungssicherheit und gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.
Einsatz von EDI-Verfahren
Das BMF hat sich auch zum Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren geäußert. Hierbei handelt es sich um elektronische Datenaustauschverfahren, die in vielen Unternehmen bereits etabliert sind. Das BMF arbeitet derzeit an einer Lösung, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen sicherstellen soll. Allerdings ist es nicht ausgeschlossen, dass technische Anpassungen erforderlich sein werden. Dennoch ist das BMF bestrebt, den Umstellungsaufwand für Unternehmen auf das Notwendige zu begrenzen.
Ausblick
Die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung ist unbestreitbar, insbesondere angesichts der offensichtlichen Effizienzvorteile, die sich aus der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten ergeben. Im öffentlichen Beschaffungswesen sind elektronische Rechnungen bereits verpflichtend, und auch im privaten Sektor wächst die Erwartung, dass Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Unabhängig von den nationalen oder EU-Gesetzgebungsplänen wächst der Druck zur Umstellung stetig. Die Zeit- und Ressourcenaufwendungen für diese Umstellung können je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein. Es ist daher ratsam, zeitnah geeignete Projektstrukturen zu implementieren, sofern dies noch nicht geschehen ist. Dies erleichtert eine rechtzeitige Umsetzung, sobald die endgültigen rechtlichen und technischen Details festgelegt sind. Unternehmen sollten sich aktiv auf die unausweichliche Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten.
Mit dem Komfortpaket "Kommunikation & Belege" der Sage 100 wird jede Rechnung, die Sie aus dem System heraus versenden, automatisch um das ZUGFeRD-Format ergänzt. Damit können Rechnungsempfänger Ihre Rechnungen automatisch einlesen und schneller bearbeiten. So verkürzen Sie spürbar die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang.
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