Warum Unternehmen sichere Alternativen brauchen, um Kosten zu senken und Datenschutzanforderungen zu erfüllen
Ab 2025 steigen die Portopreise in Deutschland auf 95 Cent pro Standardbrief. Für Unternehmen, die regelmäßig sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Geschäftspost versenden, bedeutet dies eine deutliche Kostensteigerung von 11,76 Prozent! Ein Beispiel: Mit 12 Briefen pro Jahr entstehen allein durch das Porto pro Mitarbeiter 11,40 €. Bei 100 Mitarbeitern summieren sich die reinen Versandkosten auf 1.140 € jährlich. Müssen mehrere Dokumente versandt werden, belaufen sich die Kosten pro Großbrief sogar auf 1,10 €. Hinzu kommen je Versandvorgang zusätzliche Kostenfresser, wie Druck-, Papier- oder Verwaltungskosten. Vom Zeitaufwand, der dafür ebenso anfällt, ganz zu schweigen. Laut bitkom (bitkom: Digital Office Index 2024) streben bereits 90 Prozent der deutschen Unternehmen an, ihre Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Doch welche Alternativen gibt es für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten?
Ist die digitale Zustellung von HR-Dokumenten überhaupt zulässig?
Es gibt generell keine rechtliche Grundlage, die Unternehmen vorschreibt, Personaldokumente nur in Papierform zu versenden. Gemäß der Gewerbeordnung (GewO) schreibt das Gesetz vor, dass der Arbeitgeber den Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausstellen muss. Im Gesetzestext steht wortwörtlich: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ (§ 108 GewO). Neben HR-Dokumenten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung können seit dem neuen Jahr 2025 zudem Vertragsbedingungen in digitaler Form übermittelt werden. Das regelt das Nachweisgesetz (NachwG), welches im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV geändert wurde. Damit macht auch der Gesetzgeber den Weg in die HR-Digitalisierung weiter frei.
Datensicherheit im Zustellprozess
Die Umstellung auf E-Mail für sensible Daten ist dabei keine Option, da Sicherheits- und Datenschutzanforderungen nicht erfüllt werden. So kann ein ungewollter Fehler in der Empfängeradresse dazu führen, dass unverschlüsselte Gehaltsabrechnungen an unbefugte Dritte gesandt werden können und somit die sensiblen Mitarbeiterdaten gefährdet sind. Im Übrigen bestehen auch beim postalischen Versand entsprechend hohe Risiken. Probleme in der Zustellung, weil Dokumente auf dem Weg verloren gehen oder die versehentliche Zustellung an eine falsche Adresse können ebenso die Datensicherheit gefährden. Welche Möglichkeiten für eine sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten gibt es also konkret?
Tipp: Versenden Sie sensible Personaldokumente und Geschäftspost rechtssicher
Optimieren Sie die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten und sparen Sie Kosten und Verwaltungsaufwand 2025 ein – mit der digitalen Postzustellung per postbox!
Mit der postbox stellen Sie HR-Dokumente künftig digital und sicher in Postfächer Ihrer Mitarbeiter zu – einfach per Klick aus der genutzten HR-Software. Sie profitieren von einer direkten Anbindung an Ihr genutztes Lohnabrechnungs- und HR-Programm und müssen dementsprechend keine Anpassung in Ihrem führenden System durchführen.
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Portallösungen: Ein erster Schritt in die digitale Zukunft
Eine verbreitete Lösung für die digitale Bereitstellung von HR-Dokumenten und Informationen sind Portallösungen. Diese bieten einen zentralen, passwortgeschützten Zugang, über den Mitarbeiter Dokumente einsehen und herunterladen können.
Vorteile von Portallösungen:
So effizient Portallösungen auch sind, sie haben Schwächen, welche die sichere digitale Kommunikation in manchen Branchen erschweren:
Die postbox: Sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten
Nicht nur für Unternehmen, die Mitarbeiterportale nicht flächendeckend für alle Mitarbeiter einsetzen können, bietet die postbox eine ideale Lösung für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten. Die postbox ermöglicht eine verschlüsselte Zustellung in ein digitales Postfach abseits der E-Mail, DSGVO konform und im Gegensatz zu Portallösungen sicher mit Zustellnachweis, der bspw. für Arbeitsverträge notwendig ist. Die digitale Zustellung von HR-Dokumenten erfolgt auf eine Weise, die weniger abhängig von der Infrastruktur des Empfängers ist. Die postbox ist ein persönlicher, digitaler und geschützter Briefkasten für ihre Empfänger.
Vorteile der Postbox:
Beispielrechnung: Postbox vs. physischer Versand
Die postbox und das dazugehörige Konto gehören allein den Empfängern und ist für jeden Nutzer kostenfrei und unbefristet – vergleichbar wie ein privater E-Mail-Account, jedoch in einer geschützten Umgebung. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleibt die postbox im Eigentum des Empfängers bestehen.
Fazit: Postbox als sicherer Baustein einer digitalen Strategie
Die steigenden Portokosten ab 2025 machen digitale Zustellungslösungen unverzichtbar. Während Portallösungen eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement bieten, stoßen sie in Branchen ohne flächendeckende digitale Arbeitsplätze an ihre Grenzen. Hier punktet die Postbox als flexible, kostengünstige und benutzerfreundliche Alternative. Zudem macht die postbox auch die digitale Kommunikation mit Externen, wie beispielsweise Bewerbern, Kunden oder Geschäftspartnern sicher. Unternehmen können nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern eine sichere und einfache Zustellmethode bieten.
Außerdem können Sie durch sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten ineffiziente manuelle und administrative Aufgaben verringern und somit wertvolle Zeit freischaufeln, die Sie in die Entwicklung und Betreuung Ihrer Belegschaft investieren können.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, auf digitale Lösungen umzusteigen. Sicher und datenschutzkonform. Weitere Informationen zur postbox finden auf unserer Webseite.
Autor: Susann Schneider
Susann ist seit vielen Jahren im IT-Marketing unterwegs und hat sich auf HR, People und Learning Solutions spezialisiert. Sie teilt ihre Insights zu aktuellen HR-Trends und Herausforderungen, vor allem im Zusammenhang mit der HR-Digitalisierung, um Personalabteilungen durch smarte Lösungen den Rücken freizuhalten, Themen wie Work-Life-Balance, Fachkräftemangel oder New Generation zu meistern und sich von administrativer Arbeit zu befreien.
Ab 2025 steigen die Portopreise in Deutschland auf 95 Cent pro Standardbrief. Für Unternehmen, die regelmäßig sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Geschäftspost versenden, bedeutet dies eine deutliche Kostensteigerung von 11,76 Prozent! Ein Beispiel: Mit 12 Briefen pro Jahr entstehen allein durch das Porto pro Mitarbeiter 11,40 €. Bei 100 Mitarbeitern summieren sich die reinen Versandkosten auf 1.140 € jährlich. Müssen mehrere Dokumente versandt werden, belaufen sich die Kosten pro Großbrief sogar auf 1,10 €. Hinzu kommen je Versandvorgang zusätzliche Kostenfresser, wie Druck-, Papier- oder Verwaltungskosten. Vom Zeitaufwand, der dafür ebenso anfällt, ganz zu schweigen. Laut bitkom (bitkom: Digital Office Index 2024) streben bereits 90 Prozent der deutschen Unternehmen an, ihre Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Doch welche Alternativen gibt es für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten?
Ist die digitale Zustellung von HR-Dokumenten überhaupt zulässig?
Es gibt generell keine rechtliche Grundlage, die Unternehmen vorschreibt, Personaldokumente nur in Papierform zu versenden. Gemäß der Gewerbeordnung (GewO) schreibt das Gesetz vor, dass der Arbeitgeber den Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausstellen muss. Im Gesetzestext steht wortwörtlich: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ (§ 108 GewO). Neben HR-Dokumenten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung können seit dem neuen Jahr 2025 zudem Vertragsbedingungen in digitaler Form übermittelt werden. Das regelt das Nachweisgesetz (NachwG), welches im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV geändert wurde. Damit macht auch der Gesetzgeber den Weg in die HR-Digitalisierung weiter frei.
Datensicherheit im Zustellprozess
Die Umstellung auf E-Mail für sensible Daten ist dabei keine Option, da Sicherheits- und Datenschutzanforderungen nicht erfüllt werden. So kann ein ungewollter Fehler in der Empfängeradresse dazu führen, dass unverschlüsselte Gehaltsabrechnungen an unbefugte Dritte gesandt werden können und somit die sensiblen Mitarbeiterdaten gefährdet sind. Im Übrigen bestehen auch beim postalischen Versand entsprechend hohe Risiken. Probleme in der Zustellung, weil Dokumente auf dem Weg verloren gehen oder die versehentliche Zustellung an eine falsche Adresse können ebenso die Datensicherheit gefährden. Welche Möglichkeiten für eine sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten gibt es also konkret?
Tipp: Versenden Sie sensible Personaldokumente und Geschäftspost rechtssicher
Optimieren Sie die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten und sparen Sie Kosten und Verwaltungsaufwand 2025 ein – mit der digitalen Postzustellung per postbox!
Mit der postbox stellen Sie HR-Dokumente künftig digital und sicher in Postfächer Ihrer Mitarbeiter zu – einfach per Klick aus der genutzten HR-Software. Sie profitieren von einer direkten Anbindung an Ihr genutztes Lohnabrechnungs- und HR-Programm und müssen dementsprechend keine Anpassung in Ihrem führenden System durchführen.
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Portallösungen: Ein erster Schritt in die digitale Zukunft
Eine verbreitete Lösung für die digitale Bereitstellung von HR-Dokumenten und Informationen sind Portallösungen. Diese bieten einen zentralen, passwortgeschützten Zugang, über den Mitarbeiter Dokumente einsehen und herunterladen können.
Vorteile von Portallösungen:
- Hohe Sicherheit: Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, Zugangsrechte regeln den Zugriff, wodurch Datenschutzstandards wie die DSGVO eingehalten werden.
- Kostenersparnis: Im Vergleich zum Versand per Post entfallen Druck-, Papier- und Portokosten.
- Zentrale Organisation: Dokumente können an einem Ort gesammelt, archiviert und jederzeit abgerufen werden.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und Transportwege schonen die Umwelt.
So effizient Portallösungen auch sind, sie haben Schwächen, welche die sichere digitale Kommunikation in manchen Branchen erschweren:
- Digitale Arbeitsplätze nicht flächendeckend verfügbar: In Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie haben viele Mitarbeiter keinen regelmäßigen Zugang zu einem Computer oder einem digitalen Arbeitsplatz. Ein Login in ein Mitarbeiterportal ist für sie unpraktisch oder unmöglich.
- Portallösungen häufig nur über interne Zugänge auf Unternehmenshardware geregelt, was den flexiblen Zugang bspw. mobil über das eigene Handy erschwert.
Die postbox: Sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten
Nicht nur für Unternehmen, die Mitarbeiterportale nicht flächendeckend für alle Mitarbeiter einsetzen können, bietet die postbox eine ideale Lösung für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten. Die postbox ermöglicht eine verschlüsselte Zustellung in ein digitales Postfach abseits der E-Mail, DSGVO konform und im Gegensatz zu Portallösungen sicher mit Zustellnachweis, der bspw. für Arbeitsverträge notwendig ist. Die digitale Zustellung von HR-Dokumenten erfolgt auf eine Weise, die weniger abhängig von der Infrastruktur des Empfängers ist. Die postbox ist ein persönlicher, digitaler und geschützter Briefkasten für ihre Empfänger.
Vorteile der Postbox:
- Einfache Bedienung: Mitarbeiter erhalten ihre Dokumente direkt in einem sicheren, DSGVO-konformen digitalen Postfach. Der Zugriff ist über Web und Smartphone möglich, ohne dass ein komplexes Portal eingerichtet werden muss.
- Kostenersparnis: die postbox ist deutlich günstiger als der physische Versand. Je nach Anzahl der Dokumente belaufen sich die Kosten pro Mitarbeiter zwischen 6 und 9 € im Jahr.
- Flexibilität: Die postbox ist ideal für Mitarbeiter, die keine regelmäßige Verbindung zu einem digitalen Arbeitsplatz haben.
- Hohe Sicherheitsstandards: Verschlüsselte Zustellung, sicher & DSGVO-konform
- Nachhaltigkeit: Digitale Zustellung schont Papier- und Transportressourcen
Beispielrechnung: Postbox vs. physischer Versand
- Physischer Versand: 11,40 € pro Jahr (12 Briefe/Mitarbeiter)
- Postbox: ab 5,52 € pro Jahr (20 Dokumente/Mitarbeiter)
Die postbox und das dazugehörige Konto gehören allein den Empfängern und ist für jeden Nutzer kostenfrei und unbefristet – vergleichbar wie ein privater E-Mail-Account, jedoch in einer geschützten Umgebung. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleibt die postbox im Eigentum des Empfängers bestehen.
Fazit: Postbox als sicherer Baustein einer digitalen Strategie
Die steigenden Portokosten ab 2025 machen digitale Zustellungslösungen unverzichtbar. Während Portallösungen eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement bieten, stoßen sie in Branchen ohne flächendeckende digitale Arbeitsplätze an ihre Grenzen. Hier punktet die Postbox als flexible, kostengünstige und benutzerfreundliche Alternative. Zudem macht die postbox auch die digitale Kommunikation mit Externen, wie beispielsweise Bewerbern, Kunden oder Geschäftspartnern sicher. Unternehmen können nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern eine sichere und einfache Zustellmethode bieten.
Außerdem können Sie durch sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten ineffiziente manuelle und administrative Aufgaben verringern und somit wertvolle Zeit freischaufeln, die Sie in die Entwicklung und Betreuung Ihrer Belegschaft investieren können.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, auf digitale Lösungen umzusteigen. Sicher und datenschutzkonform. Weitere Informationen zur postbox finden auf unserer Webseite.
Autor: Susann Schneider
Susann ist seit vielen Jahren im IT-Marketing unterwegs und hat sich auf HR, People und Learning Solutions spezialisiert. Sie teilt ihre Insights zu aktuellen HR-Trends und Herausforderungen, vor allem im Zusammenhang mit der HR-Digitalisierung, um Personalabteilungen durch smarte Lösungen den Rücken freizuhalten, Themen wie Work-Life-Balance, Fachkräftemangel oder New Generation zu meistern und sich von administrativer Arbeit zu befreien.
