Die Schnellen fressen die Langsamen: Für Unternehmen bedeutet die zeitgleiche Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen in einem Arbeitsgang wertvollen Zeitgewinn und Wettbewerbsvorteile. Aber: Modellierung und Implementierung in einem Schritt – geht so etwas überhaupt? Ein klares „Ja!“ auf diese Frage gibt das im IGZ Innovations- und Gründerzentrum Nürnberg-Fürth-Erlangen beheimatete, auf IT-Consulting und Softwareentwicklung spezialisierte Unternehmen Dr. Hagen & Partner GmbH.
Geschäftsprozesse sind keine Arbeitsanweisungen
Der erste Arbeitstag. „Gut, Frau Müller“, sagt der Chef, „dann lesen Sie sich diese Mappe nun mal in Ruhe durch. Da steht für den Anfang alles drin. Morgen können Sie dann richtig loslegen.“ Klischee oder Wirklichkeit? „Leider oft die Wirklichkeit“, sagt Dr. Georg Hagen, Geschäftsführer der Hagen & Partner GmbH, „und für eine allererste Einführung des Mitarbeiters mag ein solches Vorgehen durchaus in Ordnung gehen. Danach aber wäre ein solches Verfahren weit, weit weg von einem Prozessmanagement, wie es heute in einem gut geführten Unternehmen Standard sein sollte.“
Georg Hagen ist kein Freund von Marketing-Buzzwords. Wenn er von „Prozessmanagement“, von „Geschäftsprozessen“ und „Workflows“ spricht, so tut er es mit Überlegung. Geschäftsprozesse und Workflow haben ihre Gemeinsamkeit darin, dass sie Abläufe in Unternehmen beschreiben, so Georg Hagen. Der Geschäftsprozess bezeichnet sachlogisch zusammenhängende und inhaltlich abgeschlossene Aktivitäten und Funktionen, die der Realisierung der übergeordneten Ziele des Unternehmens dienen. Der Geschäftsprozess erbringt Wertschöpfung, „Ein Geschäftsprozess ist also nicht mit einer Arbeitsanweisung zu verwechseln!“, betont Georg Hagen. „Ein modellierter Workflow hingegen beschreibt möglichst genau und operativ die auszuführenden Arbeitsschritte. Wenn Sie so wollen: Zum ‚was‘ kommt das ‚wie‘. Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für die Mitarbeiter als eine mögliche Automatisierbarkeit der Ausführung. Workflow-Modelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedenster Applikationen in die jeweiligen Arbeitsabläufe sicherzustellen.“
Automatisierung von Arbeitsschritten, optimale Einbindung verschiedenster Applikationen in die jeweiligen Arbeitsabläufe: Damit ist auch klar, weshalb es im Arbeitsalltag mit der Überreichung einer Nachschlagemappe für den Mitarbeiter längst nicht getan ist. Prozesse und deren Zusammenwirken gilt es ganzheitlich und zuverlässig zu lenken. Dies aber können Instrumente einer passiven Prozesslenkung mit Dokumenten wie etwa der Darstellung von Prozessabläufen als Flussdiagramme nicht leisten. Ebenso wenig genügen Führungslisten mit Vorgaben für Arbeitsschritte und Hinweisen auf Muster, Verantwortung und gültige Vordrucke.
Bereits etwas moderner und effektiver im Vergleich dazu mag sich eine Bereitstellung dieser Dokumente im Intranet mit Links und einer Workflow-Unterstützung per E-Mail erweisen. Der Weisheit letzter Schluss sieht Georg Hagen jedoch aus guten Gründen darin nicht: „Kein Mitarbeiter blättert bei seiner täglichen Arbeit laufend in Beschreibungen nach. Egal ob es sich dabei um einen Ordner im Regal oder um einen Link im Intranet handelt. In beiden Fällen haben wir es letzlich mit passiven Nachschlagewerken zu tun. Für ein effektiveres Arbeiten braucht es Hilfsmittel, die den Mitarbeiter prozessabhängig führen!“
eCovum PWM schließt Marktlücke
Exakt in diese Marktlücke will die Dr. Hagen & Partner GmbH mit dem neuen Softwarepaket eCovum PWM stoßen. Das Produkt stellt ein web-basiertes Prozess- und Workflow-Management-System zur zentralen Lenkung der Arbeitsprozesse – auch über verschiedene Standorte und Unternehmensgrenzen hinweg – zur Verfügung. Mehr noch: Die Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen oder Workflows erfolgt dabei jeweils zeitgleich in einem Arbeitsgang. Georg Hagen erläutert dazu: „Aus einem grafisch-interaktiven Prozessmodell, das neben den Prozessschritten auch den Informations- und Kommunikationsfluss sowie die Verantwortlichkeiten beschreibt, wird mit unserem Paket automatisch und sofort eine ablauffähige Version des Prozesses generiert.“
Prozesse werden dadurch einfacher implementierbar, Anpassungen und Erweiterungen sind selbstständig durchführbar. Georg Hagen: „Der Detaillierungs- und Automatisierungsgrad ist hierbei flexibel wählbar; Prozesse können also in beliebig abstrakter oder auch sehr detaillierter Form modelliert und implementiert werden.“ Die übliche Vorgehensweise dabei ist, mit einem relativ abstrakten, vorwiegend aufgabengesteuerten Prozessmodell zu beginnen. Dieses wird dann Schritt für Schritt zu einer teil- oder vollautomatisierten Prozesslösung ausgebaut. Wichtig dabei: Das System ist konsequent auf einfache Bedienbarkeit ausgelegt, so dass auch Benutzer, die über keine Programmierkenntnisse verfügen, über den grafisch-interaktiven Aufbau des Prozessmodells sehr schnell lauffähige Prozesse implementieren können. eCovum PWM verfügt hierzu über einen praktischen Objektbaukasten.
Nachvollziehbarkeit und Reproduzierbarkeit der Prozesse
Alle Interaktionen, Informations- und Kommunikationsflüsse werden von eCovum PWM mitprotokolliert. Damit ist stets nachvollziehbar, wie es im Verlauf eines Prozesses zu Entscheidungen kam, wer welche Verantwortlichkeiten hatte – und wann, wie und auf welcher Datenbasis Entscheidungen beruhten. Die Verwaltungs- und Versionsfunktionen ermöglichen somit einerseits die vollständige Dokumentation, was wie und von wem zu welchem Zeitpunkt gemacht und entschieden wurde. Zum anderen aber auch die Reproduzierbarkeit von Ereignissen zu beliebigen späteren Zeitpunkten oder Statistiken, Analysen und Auswertungen als Grundlage für weitere Verbesserungen und Optimierungen. Georg Hagen:
„eCovum PWM eigent sich damit auch ideal als zentraler Dreh- und Angelpunkt im Qualitätsmanagement, Stichwort: ISO 9000-Zertifizierung. Auch hier ist es enorm wichtig, die Möglichkeit zu haben, bei Bedarf bereits beendete Prozesse zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt nochmals identisch ablaufen lassen, sprich: reproduzierbar machen zu können. Mit eCovum PWM, davon bin ich überzeugt, eröffnen sich für Unternehmen völlig neue Potenziale zur ständigen Verbesserung und Optimierung ihrer Prozesse. Sie behalten mit eCovum PWM die Hoheit über ihre Prozesse und sichern sich so auch das darin enthaltene Know-how. Denn: Prozesse sind Werte des Unternehmens!“
Geschäftsprozesse sind keine Arbeitsanweisungen
Der erste Arbeitstag. „Gut, Frau Müller“, sagt der Chef, „dann lesen Sie sich diese Mappe nun mal in Ruhe durch. Da steht für den Anfang alles drin. Morgen können Sie dann richtig loslegen.“ Klischee oder Wirklichkeit? „Leider oft die Wirklichkeit“, sagt Dr. Georg Hagen, Geschäftsführer der Hagen & Partner GmbH, „und für eine allererste Einführung des Mitarbeiters mag ein solches Vorgehen durchaus in Ordnung gehen. Danach aber wäre ein solches Verfahren weit, weit weg von einem Prozessmanagement, wie es heute in einem gut geführten Unternehmen Standard sein sollte.“
Georg Hagen ist kein Freund von Marketing-Buzzwords. Wenn er von „Prozessmanagement“, von „Geschäftsprozessen“ und „Workflows“ spricht, so tut er es mit Überlegung. Geschäftsprozesse und Workflow haben ihre Gemeinsamkeit darin, dass sie Abläufe in Unternehmen beschreiben, so Georg Hagen. Der Geschäftsprozess bezeichnet sachlogisch zusammenhängende und inhaltlich abgeschlossene Aktivitäten und Funktionen, die der Realisierung der übergeordneten Ziele des Unternehmens dienen. Der Geschäftsprozess erbringt Wertschöpfung, „Ein Geschäftsprozess ist also nicht mit einer Arbeitsanweisung zu verwechseln!“, betont Georg Hagen. „Ein modellierter Workflow hingegen beschreibt möglichst genau und operativ die auszuführenden Arbeitsschritte. Wenn Sie so wollen: Zum ‚was‘ kommt das ‚wie‘. Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für die Mitarbeiter als eine mögliche Automatisierbarkeit der Ausführung. Workflow-Modelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedenster Applikationen in die jeweiligen Arbeitsabläufe sicherzustellen.“
Automatisierung von Arbeitsschritten, optimale Einbindung verschiedenster Applikationen in die jeweiligen Arbeitsabläufe: Damit ist auch klar, weshalb es im Arbeitsalltag mit der Überreichung einer Nachschlagemappe für den Mitarbeiter längst nicht getan ist. Prozesse und deren Zusammenwirken gilt es ganzheitlich und zuverlässig zu lenken. Dies aber können Instrumente einer passiven Prozesslenkung mit Dokumenten wie etwa der Darstellung von Prozessabläufen als Flussdiagramme nicht leisten. Ebenso wenig genügen Führungslisten mit Vorgaben für Arbeitsschritte und Hinweisen auf Muster, Verantwortung und gültige Vordrucke.
Bereits etwas moderner und effektiver im Vergleich dazu mag sich eine Bereitstellung dieser Dokumente im Intranet mit Links und einer Workflow-Unterstützung per E-Mail erweisen. Der Weisheit letzter Schluss sieht Georg Hagen jedoch aus guten Gründen darin nicht: „Kein Mitarbeiter blättert bei seiner täglichen Arbeit laufend in Beschreibungen nach. Egal ob es sich dabei um einen Ordner im Regal oder um einen Link im Intranet handelt. In beiden Fällen haben wir es letzlich mit passiven Nachschlagewerken zu tun. Für ein effektiveres Arbeiten braucht es Hilfsmittel, die den Mitarbeiter prozessabhängig führen!“
eCovum PWM schließt Marktlücke
Exakt in diese Marktlücke will die Dr. Hagen & Partner GmbH mit dem neuen Softwarepaket eCovum PWM stoßen. Das Produkt stellt ein web-basiertes Prozess- und Workflow-Management-System zur zentralen Lenkung der Arbeitsprozesse – auch über verschiedene Standorte und Unternehmensgrenzen hinweg – zur Verfügung. Mehr noch: Die Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen oder Workflows erfolgt dabei jeweils zeitgleich in einem Arbeitsgang. Georg Hagen erläutert dazu: „Aus einem grafisch-interaktiven Prozessmodell, das neben den Prozessschritten auch den Informations- und Kommunikationsfluss sowie die Verantwortlichkeiten beschreibt, wird mit unserem Paket automatisch und sofort eine ablauffähige Version des Prozesses generiert.“
Prozesse werden dadurch einfacher implementierbar, Anpassungen und Erweiterungen sind selbstständig durchführbar. Georg Hagen: „Der Detaillierungs- und Automatisierungsgrad ist hierbei flexibel wählbar; Prozesse können also in beliebig abstrakter oder auch sehr detaillierter Form modelliert und implementiert werden.“ Die übliche Vorgehensweise dabei ist, mit einem relativ abstrakten, vorwiegend aufgabengesteuerten Prozessmodell zu beginnen. Dieses wird dann Schritt für Schritt zu einer teil- oder vollautomatisierten Prozesslösung ausgebaut. Wichtig dabei: Das System ist konsequent auf einfache Bedienbarkeit ausgelegt, so dass auch Benutzer, die über keine Programmierkenntnisse verfügen, über den grafisch-interaktiven Aufbau des Prozessmodells sehr schnell lauffähige Prozesse implementieren können. eCovum PWM verfügt hierzu über einen praktischen Objektbaukasten.
Nachvollziehbarkeit und Reproduzierbarkeit der Prozesse
Alle Interaktionen, Informations- und Kommunikationsflüsse werden von eCovum PWM mitprotokolliert. Damit ist stets nachvollziehbar, wie es im Verlauf eines Prozesses zu Entscheidungen kam, wer welche Verantwortlichkeiten hatte – und wann, wie und auf welcher Datenbasis Entscheidungen beruhten. Die Verwaltungs- und Versionsfunktionen ermöglichen somit einerseits die vollständige Dokumentation, was wie und von wem zu welchem Zeitpunkt gemacht und entschieden wurde. Zum anderen aber auch die Reproduzierbarkeit von Ereignissen zu beliebigen späteren Zeitpunkten oder Statistiken, Analysen und Auswertungen als Grundlage für weitere Verbesserungen und Optimierungen. Georg Hagen:
„eCovum PWM eigent sich damit auch ideal als zentraler Dreh- und Angelpunkt im Qualitätsmanagement, Stichwort: ISO 9000-Zertifizierung. Auch hier ist es enorm wichtig, die Möglichkeit zu haben, bei Bedarf bereits beendete Prozesse zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt nochmals identisch ablaufen lassen, sprich: reproduzierbar machen zu können. Mit eCovum PWM, davon bin ich überzeugt, eröffnen sich für Unternehmen völlig neue Potenziale zur ständigen Verbesserung und Optimierung ihrer Prozesse. Sie behalten mit eCovum PWM die Hoheit über ihre Prozesse und sichern sich so auch das darin enthaltene Know-how. Denn: Prozesse sind Werte des Unternehmens!“
