Vielfältige Lösungen, realisiert mit der aktuellen Version 6.0 des integralen Archiv-, Dokumenten- und Workflow-Management-Systems d.3, stellt die d.velop AG aus Gescher zur diesjährigen CeBIT vor. Im Mittelpunkt der Messepräsentation stehen Lösungen für Vertragsmanagement, E-Mail-Management (Compliance), Posteingangslösungen sowie Qualitätsmanagement. Die Messebesucher können sich anhand von konkreten Anwendungsbeispielen Anregungen zur Umsetzung von Praxisanforderungen mit dem d.3-System holen. Mit dem Messekonzept richtet sich die d.velop dabei vor allem an mittelständische Unternehmen. "Unsere Zielgruppe ist mehr an Lösungsansätzen interessiert als an technischen Features", hat Vorstandsvorsitzender Christoph Pliete schon auf der vergangenen CeBIT festgestellt.
Elektronisches Vertragsmanagement mit d.3 ermöglicht dem Anwender einen vollständigen Überblick über den Status aller Verträge, über die Vertragsverpflichtungen und die aktuellen Vorgänge. Der Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails lässt sich so minimieren. Neben der Recherche der elektronisch abgelegten Vertragsdokumente trägt aber auch das Erstellen der Verträge, deren Bearbeitung sowie entsprechende Prüf- und Freigabeprozesse zur Arbeitserleichterung bei und sorgt damit für mehr Effizienz im Unternehmen. Die mit d.3 garantierte Revisionssicherheit bietet einen wirksamen Schutz vor Aktenverlust und -manipulation. Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen lassen sich darüber hinaus etwa mit der elektronischen Signatur oder Zeitstempeln umsetzen.
Strenge Regeln in bestimmten Branchensegmenten wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistung oder der Pharma-Branche sowie auch gesetzliche Anforderungen wie der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) erfordern ein rechtssicheres E-Mail-Management (Compliance). Die Unternehmen müssen mit internen Kontrollsystemen beispielsweise dafür sorgen, dass die elektronische Korrespondenz inklusive der Anlagen nach den gesetzlichen und internen Regeln sicher aufbewahrt wird. Speziell auch die Prozesse, die der Unternehmensberichterstattung vorgelagert sind, werden durch die Anforderungen der US-amerikanischen Gesetzgebung formalisiert. Mit dem d.3-System von d.velop lassen sich die Anforderungen sicher umsetzen und die Prozesse sicherer und wirtschaftlicher gestalten. Es bietet Transparenz und ermöglicht es auch, dass mehrere Verantwortliche über Standorte hinweg zusammen arbeiten können. Auch die Anforderungen der GDPdU und AO werden selbstverständlich erfüllt.
Für transparente Prozesse sorgt auch eine automatisierte Posteingangslösung, bei der das d.3-System mit seinen Modulen vom Scannen, Klassifizieren über Workflow-Prozesse bis hin zur revisionssicheren Ablage alle Arbeitsschritte abdeckt. Die automatische Klassifizierung von Dokumententypen und die Verteilung der Eingangspost an die jeweiligen Sachbearbeiter-Postkörbe nach zuvor definierten Regeln wirken sich positiv auf die Effizienz des Unternehmens aus. Auf diese Weise werden beispielsweise Sachbearbeiter gleichmäßig ausgelastet, und die erfassten Dokumente (wie beispielsweise Aufträge, Reklamationen, Rechnungen oder ähnliches) können nicht verloren gehen. Spezielle Warnmechanismen dienen dazu, Zeitverzögerungen bei der Bearbeitung zu erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten zu können.
Auch das interne Qualitätsmanagement gewinnt bei mittelständischen Unternehmen aller Branchen an Bedeutung. Mit dem d.3-System lassen sich elektronische Qualitätshandbücher pflegen, bei denen die Mitarbeiter jeweils immer auf die aktuellste Version von Arbeitsanweisungen und Verfahren zugreifen können. Über das Workflow-Modul lässt sich die Aktualisierung und Freigabe von Dokumenten papierlos steuern. Die Eingabemasken lassen sich individuell gestalten, so dass die Anwender intuitiv mit einer ihnen vertrauten Lösung arbeiten können.
Elektronisches Vertragsmanagement mit d.3 ermöglicht dem Anwender einen vollständigen Überblick über den Status aller Verträge, über die Vertragsverpflichtungen und die aktuellen Vorgänge. Der Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails lässt sich so minimieren. Neben der Recherche der elektronisch abgelegten Vertragsdokumente trägt aber auch das Erstellen der Verträge, deren Bearbeitung sowie entsprechende Prüf- und Freigabeprozesse zur Arbeitserleichterung bei und sorgt damit für mehr Effizienz im Unternehmen. Die mit d.3 garantierte Revisionssicherheit bietet einen wirksamen Schutz vor Aktenverlust und -manipulation. Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen lassen sich darüber hinaus etwa mit der elektronischen Signatur oder Zeitstempeln umsetzen.
Strenge Regeln in bestimmten Branchensegmenten wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistung oder der Pharma-Branche sowie auch gesetzliche Anforderungen wie der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) erfordern ein rechtssicheres E-Mail-Management (Compliance). Die Unternehmen müssen mit internen Kontrollsystemen beispielsweise dafür sorgen, dass die elektronische Korrespondenz inklusive der Anlagen nach den gesetzlichen und internen Regeln sicher aufbewahrt wird. Speziell auch die Prozesse, die der Unternehmensberichterstattung vorgelagert sind, werden durch die Anforderungen der US-amerikanischen Gesetzgebung formalisiert. Mit dem d.3-System von d.velop lassen sich die Anforderungen sicher umsetzen und die Prozesse sicherer und wirtschaftlicher gestalten. Es bietet Transparenz und ermöglicht es auch, dass mehrere Verantwortliche über Standorte hinweg zusammen arbeiten können. Auch die Anforderungen der GDPdU und AO werden selbstverständlich erfüllt.
Für transparente Prozesse sorgt auch eine automatisierte Posteingangslösung, bei der das d.3-System mit seinen Modulen vom Scannen, Klassifizieren über Workflow-Prozesse bis hin zur revisionssicheren Ablage alle Arbeitsschritte abdeckt. Die automatische Klassifizierung von Dokumententypen und die Verteilung der Eingangspost an die jeweiligen Sachbearbeiter-Postkörbe nach zuvor definierten Regeln wirken sich positiv auf die Effizienz des Unternehmens aus. Auf diese Weise werden beispielsweise Sachbearbeiter gleichmäßig ausgelastet, und die erfassten Dokumente (wie beispielsweise Aufträge, Reklamationen, Rechnungen oder ähnliches) können nicht verloren gehen. Spezielle Warnmechanismen dienen dazu, Zeitverzögerungen bei der Bearbeitung zu erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten zu können.
Auch das interne Qualitätsmanagement gewinnt bei mittelständischen Unternehmen aller Branchen an Bedeutung. Mit dem d.3-System lassen sich elektronische Qualitätshandbücher pflegen, bei denen die Mitarbeiter jeweils immer auf die aktuellste Version von Arbeitsanweisungen und Verfahren zugreifen können. Über das Workflow-Modul lässt sich die Aktualisierung und Freigabe von Dokumenten papierlos steuern. Die Eingabemasken lassen sich individuell gestalten, so dass die Anwender intuitiv mit einer ihnen vertrauten Lösung arbeiten können.
