Immer mehr Unternehmen wagen sich als Anbieter von Gütern oder Dienstleistungen auf ausländische Märkte. „Das heißt, gerade auch kleinere Firmen sehen sich zunehmend mit internationalen Steuerfragen konfrontiert“, sagt Professor Dr. Peter Lüdemann, Vorstandsmitglied von Ecovis und Experte für internationales Steuerrecht. „Die Fallstricke werden ihnen aber oft erst bewusst, wenn sie wegen Verletzung steuerlicher Vorschriften im Zielland ins Visier der dortigen Finanzbehörden geraten.“ Bei der Umsatzsteuer kann das ausländischen Unternehmen bei bestimmten Geschäften auch dann passieren, wenn sie ihre Lieferungen oder Leistungen ohne Einschaltung einer eigenen Niederlassung oder Betriebsstätte im fremden Land erbringen. Ecovis wollte es daher von den Partnerkanzleien im internationalen Netzwerk genauer wissen: Wann müssen ausländische Lieferanten und Dienstleister im Importland Umsatzsteuer entrichten und sich daher bei den lokalen Finanzbehörden registrieren lassen? Und welche Konsequenzen drohen, wenn Umsatzsteuerpflichten verletzt werden? Ecovis-Partner aus 25 Staaten – von Argentinien bis Japan – nahmen an der Umfrage teil. Aus den Antworten ergibt sich, was die Umsatzsteuerpflicht im Zielland angeht, ein vielschichtiges Bild. Selbst innerhalb der EU unterscheiden sich die Regelungen im Detail. „Es ist daher sinnvoll, kompetenten Umsatzsteuerrat einzuholen, bevor man mit einem Land Geschäfte aufnimmt“, sagt Josef Debono, Spezialist für indirekte Steuern bei Ecovis Malta. Mit einer Ausnahme: In Hongkong muss man sich über die Umsatzsteuer keine Gedanken machen, weil es dort keine gibt. Was die Folgen verspäteter Deklaration oder Zahlung der Umsatzsteuer betrifft, müssen die säumigen Unternehmen in allen der verbleibenden 24 Staaten mit Strafgebühren oder -zuschlägen rechnen, die meist mit der Dauer der Verspätung steigen. Im Detail zeigen sich jedoch auch hier erhebliche Unterschiede, die es zu beachten gilt.
Die umsatzsteuerliche Registrierungspflicht ist von Land zu Land unterschiedlich geregelt, doch lassen sich aus den Antworten gewisse Tendenzen ableiten: Wenn ein ausländisches Unternehmen Geschäfte über eine feste Niederlassung im Land betreibt, muss es (bzw. die Niederlassung) sich in der Regel dort registrieren lassen. Umgekehrt gilt dies nicht, wenn es als reiner Exporteur lediglich einen Inlandskunden von außen mit Waren beliefert und daher von der Umsatzsteuer verschont bleibt. Dafür kassiert der lokale Fiskus dann meist Einfuhrumsatzsteuer beim Importeur.
Kompliziertere Regelungen gelten tendenziell bei Dienstleistungen, die nicht im Land ansässige ausländische Unternehmen vor Ort erbringen. Hier hängt es von verschiedenen Bedingungen ab, ob sie dort umsatzsteuer- und damit registrierungspflichtig sind. In China zum Beispiel „müssen sich ausländische Firmen, die dort Bauprojekte durchführen oder Arbeitsleistungen erbringen, innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss beim zuständigen lokalen Finanzamt melden“, erklärt Lun Wang, Ecovis-Partner in Shanghai.
In Neuseeland können sich ausländische Unternehmen ohne dortigen Sitz, die zu versteuernde Lieferungen und Leistungen erbringen, umsatzsteuerlich registrieren lassen; zum Vorsteuerabzug sind sie jedoch nur berechtigt, soweit sie steuerbare Umsätze im Land tätigen. Eine Registrierungspflicht besteht, wenn die Inlandsumsätze 60.000 Neuseeland-Dollar (umgerechnet gut 38.000 Euro) überschreiten. Gemäß einer Neuregelung, die am 1. April 2014 verabschiedet wurde, können auch nicht in Neuseeland niedergelassene Unternehmen, die dort keine zu versteuernden Umsätze erzielen, eine Umsatzsteuerregistrierung beantragen und so dort gezahlte Vorsteuer erstattet bekommen, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. „Damit werden alle ausländischen Gesellschaften insofern wirtschaftlich gleichgestellt, als sie nicht die Vorsteuer tragen müssen“, erklärt Wade Glass, Ecovis-Parnter in der Wirtschaftsmetropole Neuseeland.
In Großbritannien lassen sich grundsätzlich fünf Konstellationen unterscheiden:
• Nicht registrierungspflichtig sind Unternehmen, die aus dem Ausland Geschäftskunden mit Waren beliefern, weil in diesem Fall die britischen Kunden nach der Reverse-Charge-Regel umsatzsteuerpflichtig sind, sobald sie die Waren erhalten.
• Bei Gütern, die ein Lieferant aus einem anderen EU-Land an britische Privatkunden verschickt, muss sich dieser erst dann im Vereinigten Königreich registrieren lassen und dort Umsatzsteuer abführen, wenn die Versandumsätze 70.000 Pfund (umgerechnet rund 88.000 Euro) im Jahr übersteigen.
• Bei entsprechenden Versandlieferungen aus Drittstaaten kann der ausländische Versender Importzoll und Einfuhrumsatzsteuer für seine britischen Kunden übernehmen. Geschieht dies nicht, muss der Kunde Zoll und Einfuhrumsatzsteuer entrichten.
• Wenn ein ausländisches Unternehmen an inländische Geschäfts- oder Privatkunden Waren aus Lagerbeständen in Großbritannien verkauft und liefert, muss es sich registrieren lassen und auf die Umsätze Mehrwertsteuer berechnen und abführen.
• Keine Registrierungspflicht besteht für ausländische Firmen ohne Niederlassung im Vereinigten Königreich, die dort Dienstleistungen für inländische Geschäftskunden erbringen, weil diese nach dem Reverse-Charge-Verfahren als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden. „Allerdings gibt es für bestimmte Services Sonderregelungen“, erklärt Roger Morgan, Leiter der Corporate-Tax-Abteilung bei der Londoner Partnerkanzlei Ecovis Wingrave Yeats.
Vergleichbare Registrierungsregeln für den grenzüberschreitenden Warenversand an Privatkunden innerhalb der EU gelten übrigens auch in anderen EU-Staaten, allerdings mit unterschiedlichen Schwellenwerten – zum Beispiel 35.000 Euro in Italien, Lettland, Malta, Spanien und Zypern, 100.000 Euro in Deutschland und Frankreich.
Ähnlich wie in Großbritannien bleiben in anderen EU-Staaten ausländische Unternehmen ohne dortige Niederlassung verschont, wenn sie dort Dienstleistungen erbringen und für diese das Reverse-Charge-Prinzip gilt – also ihre inländischen Kunden dafür umsatzsteuerpflichtig sind. Indes gibt es auch hier Ausnahmefälle, in denen der ausländische Dienstleister die lokale Umsatzsteuer zahlen und sich somit registrieren lassen muss.
In jedem zweiten untersuchten Land müssen die betroffenen ausländischen Unternehmen die Registrierung beantragen, sobald sie beginnen, inländischen Kunden Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen. In sechs der 24 Staaten (25 Prozent) ist dies erst beim Überschreiten einer bestimmten Umsatzschwelle der Fall. In fünf Ländern (22 Prozent) gilt je nach Art des Geschäfts die eine oder die andere Variante.
In zwei Drittel der Länder sind übrigens kleine Unternehmen, die ein bestimmtes Umsatzlimit unterschreiten, von der Umsatzsteuer befreit. In manchen Staaten gilt gilt dies aber nur für Minifirmen, die ihren Sitz oder eine Niederlassung im Inland haben. Das Limit liegt dabei zwischen 7.000 Euro in Malta und umgerechnet rund 101.000 Euro in Großbritannien. Manche Länder haben für Warenlieferungen höhere Umsatzschwellen als für Dienstleistungen – zum Beispiel Frankreich entsprechend mit 82.200 und 32.900 Euro sowie Irland mit 75.000 und 35.000 Euro.
Für die Registrierung sind in allen Staaten spezielle Formulare auszufüllen. Zu den üblichen Nachweisen, die ausländische Unternehmen beifügen müssen, gehören:
• die Umsatzsteuer-Registrierung im Heimatland,
• Dokumente (zum Beispiel Handelsregisterauszug), die belegen, dass die Person, die den Registrierungsantrag unterzeichnet, als Geschäftsführer oder per Handlungsvollmacht dazu berechtigt ist,
• Kopie des Reisepasses oder Personalausweises des Vertretungsberechtigten,
• bei Kapitalgesellschaften auch eine Kopie der Satzung.
Verlangt werden auch Informationen über die Art der Geschäftstätigkeit. In manchen Staaten – wie zum Beispiel Frankreich, Großbritannien oder der Schweiz – wollen die Finanzbehörden auch die geschätzten monatlichen oder jährlichen Umsätze im Land wissen, mit denen die ausländischen Unternehmen rechnen. In Großbritannien und Polen müssen sie auch ein inländisches Bankkonto nachweisen.
In der Regel müssen die vorzulegenden Dokumente aus dem Heimatland in die Landessprache übersetzt werden. Mexiko und Uruguay fordern zusätzlich Beglaubigungen durch einen inländischen Notar.
In der Schweiz müssen die ausländischen Unternehmen für die Registrierung zudem einen lokalen steuerlichen Vertreter benennen; in Polen und Zypern sind nur Unternehmen aus Staaten außerhalb der EU dazu verpflichtet, alternativ können sie in dem Inselstaat eine Garantie stellen. Dagegen ist in Griechenland seit Mai 2013 kein umsatzsteuerlicher Vertreter und keine lokale Buchführung nach griechischem Recht mehr erforderlich. „Die ausländischen Unternehmen müssen nur ihre Umsatzsteuernummer beantragen und vierteljährlich ihre Umsatzsteuermeldungen abgeben“, sagt Panagiotis Vroustouris, Ecovis-Partner in Athen.
In Neuseeland können die Unternehmen übrigens beim Registrierungsantrag selbst wählen, ob sie die Umsatzsteuermeldung monatlich, zweimonatlich oder halbjährlich abgeben wollen und auf welcher Basis (Rechnungen, Zahlungseingänge oder hybrid) sie die Umsatzsteuer dabei ermitteln.
Bis die erstmalige Registrierung unter Dach und Fach ist, dauert es je nach Land zwischen ein und etwa 30 Tagen. Am schnellsten sind mit einem Tag nach Einreichung des Antrags inklusive aller erforderlichen Dokumente die japanischen Finanzbehörden. Auch in Mexiko dauert es nach Auskunft von Ecovis-Partner Ricardo Quibrera Saldaña „normalerweise nur einen Tag, wenn man erst einmal einen Termin hat und alle Anforderungen erfüllt“. In sechs weiteren Ländern ist die Registrierung in höchstens einer Woche erledigt. Am längsten dauert die amtliche Prozedur mit rund 30 Tagen in Großbritannien, Italien, Polen und Spanien. „In Deutschland kommt es auf das zuständige Finanzamt an“, sagt Ann-Christin Büscher, Umsatzsteuerexpertin bei Ecovis in Düsseldorf. „Aber normalerweise ist alles innerhalb eines Monats erledigt.“
Bei verspätetem Registrierungsantrag werden in den allermeisten Staaten (20 von 24) Strafzahlungen fällig, nur in vier Ländern nicht: Australien, Kroatien, Neuseeland und Polen.
Die Bemessung der Strafzuschläge ist allerdings sehr unterschiedlich geregelt. Zum Beispiel verlangen Zypern und Argentinien feste Beträge von 85 Euro bzw. umgerechnet rund 50 Euro pro Verspätungsmonat. In Deutschland kassiert das Finanzamt für die verspätete Registrierung je angefangenem Monat ein halbes Prozent der Umsatzsteuerschuld. Ein grobmaschigeres Zeit- und Prozentraster gilt in Großbritannien: 5 Prozent der Umsatzsteuerschuld, wenn die Anmeldefrist um bis zu neun Monate überschritten wird, 10 Prozent für neun bis 18 Monate Verspätung und 15 Prozent danach – in jedem Fall aber mindestens 50 Pfund.
In anderen Staaten bewegen sich die Strafzuschläge für die verspätete Registrierung in festen Bandbreiten – zum Beispiel in Luxemburg zwischen 50 und 5.000 Euro, in Mexiko zwischen umgerechnet rund 220 und 658 US-Dollar. In Irland wiederum kann der Fiskus für das Versäumnis eine einheitliche Strafzahlung von 4.000 Euro auferlegen. Richtig teuer kann es in Japan werden: 5 bis 35 Prozent der Umsatzsteuerschuld.
Wenn Unternehmen ihre Umsatzsteuermeldungen oder -erklärungen nicht rechtzeitig abgeben, müssen sie in allen 23 Ländern dafür büßen, wenn auch unterschiedlich schwer. Dabei werden in den einzelnen Staaten meist vergleichbare Strafzahlungsmechanismen angewandt wie bei der verspäteten Registrierung.
Am gnädigsten ist der Fiskus in Uruguay: Dort beträgt die Strafgebühr für verspätete Umsatzsteuerdeklaration umgerechnet gerade mal 10 Euro. Neuseeland begnügt sich mit 50 NZ-Dollar bei Ist-Besteuerung (Zahlungseingänge) und 250 NZ-Dollar bei Soll-Besteuerung (Forderungen) und im Hybrid-Fall. In der Schweiz wiederum ist es Ermessenssache, ob bei verspäteter Abgabe ein Strafzuschlag erhoben wird.
In Deutschland kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent der zu zahlenden Umsatzsteuer, höchstens 25.000 Euro, erheben. In Frankreich beträgt die Strafzahlung für die verspätete Abgabe von Umsatzsteuermeldungen einheitlich 10 Prozent der Umsatzsteuerschuld, in Österreich bis zu 10 Prozent. In Großbritannien liegt die Strafgebühr zwischen 5 und 15 Prozent der Umsatzsteuerschuld. Griechenland verlangt je nach Rechtsform und Sündenregister an vorherigen Fristversäumnissen zwischen 250 und 30.000 Euro. In Indien fallen bei einer bescheidenen Strafgebühr von 500 Rupien (umgerechnet 6 Euro) vor allem die Verzugszinsen von 15 Prozent jährlich (bzw. eines von der Regierung festgelegten höheren oder niedrigeren Zinssatzes) ins Gewicht.
Am härtesten ahndet der italienische Fiskus die verspätete Abgabe von Umsatzsteuer-Meldungen: mit einer Strafzahlung von 120 bis 240 Prozent der bis dahin vorenthaltenen Umsatzsteuer. Selbst wenn sich aus der Deklaration keine Umsatzsteuerschuld ergibt, kostet der Fristverstoß noch zwischen 258 und 2.065 Euro.
Keinen Spaß verstehen die Finanzbehörden in den 24 Ländern auch bei verspäteter Zahlung fälliger Umsatzsteuern. Die meisten Staaten verlangen mindestens entsprechende Verzugszinsen oder vergleichbare Säumniszuschläge, manche Länder auch zusätzliche Strafzahlungen (zum Beispiel in Luxemburg zwischen 50 und 5.000 Euro oder in Lettland zwischen 10 und 50 Prozent der Umsatzsteuerschuld).
In Deutschland beträgt der Säumniszuschlag ein Prozent der ausstehenden Umsatzsteuerschuld je angefangenem Verspätungsmonat. In Neuseeland wird schon für den ersten Tag nach dem Fälligkeitsdatum ein Prozent der Umsatzsteuerschuld aufgeschlagen, zusätzliche vier Prozent, wenn am Ende des siebten Tages das Finanzamt noch eine Forderung offen hat, und je ein Prozent für jeden Verspätungsmonat.
Die Schweiz berechnet Verzugszinsen von 4 Prozent jährlich. In China sind es 0,05 Prozent für jeden Verspätungstag, also rund 18 Prozent jährlich. Wird aber die neu gesetzte Zahlungsfrist überschritten, können die Finanzbehörden empfindliche Strafzahlungen von 50 bis 500 Prozent der Umsatzsteuerschuld verhängen.
Griechenland und Uruguay ziehen die Daumenschrauben stufenweise umso stärker an, je länger sich die Unternehmen mit der Umsatzsteuerzahlung Zeit lassen. In Uruguay zum Beispiel beträgt der Strafzuschlag bei bis zu fünf Tagen Zahlungsverspätung 5 Prozent der Umsatzsteuerschuld, zwischen fünf und 90 Tagen 10 Prozent und darüber hinaus 20 Prozent.
Im Vergleich zur verspäteten Deklaration werden verspätete Umsatzsteuerzahlungen in Italien weniger streng geahndet, nämlich einheitlich mit 30 Prozent der Umsatzsteuerschuld, wenn eine Umsatzsteuermeldung vorliegt. In beiden Fällen können die Strafzuschläge aber reduziert werden, wenn der Steuersünder seine Umsatzsteuerschulden innerhalb einer bestimmten Frist begleicht. Allerdings sieht das Gesetz Kriminalstrafen vor, wenn die nicht gezahlte Umsatzsteuer 50.000 Euro im Jahr überschreitet.
Eine Besonderheit gibt es in Polen: „Sowohl die Überschreitung der Abgabefrist für Umsatzsteuer-Deklarationen als auch eine verspätete Zahlung stellen Steuervergehen dar, bei denen nicht das Finanzamt, sondern in der Regel ein Richter über die Höhe der Strafzahlungen entscheidet“, erklärt Rechtsanwalt Marcin Milczarek, Partner bei Ecovis in Warschau. In leichteren, klar auf der Hand liegenden Fällen können die Finanzbehörden jedoch, wenn der Steuerzahler dies akzeptiert, Strafzahlungen bis zu einer Höhe von umgerechnet 800 Euro verhängen – das entspricht dem doppelten aktuellen Mindestlohn.
„Auch bei den Strafzuschlägen für verspätete Umsatzsteuermeldungen und
-zahlungen zeigt sich, dass die EU von einer Harmonisierung noch weit entfernt ist“, erklärt Professor Dr. Lüdemann.
Die umsatzsteuerliche Registrierungspflicht ist von Land zu Land unterschiedlich geregelt, doch lassen sich aus den Antworten gewisse Tendenzen ableiten: Wenn ein ausländisches Unternehmen Geschäfte über eine feste Niederlassung im Land betreibt, muss es (bzw. die Niederlassung) sich in der Regel dort registrieren lassen. Umgekehrt gilt dies nicht, wenn es als reiner Exporteur lediglich einen Inlandskunden von außen mit Waren beliefert und daher von der Umsatzsteuer verschont bleibt. Dafür kassiert der lokale Fiskus dann meist Einfuhrumsatzsteuer beim Importeur.
Kompliziertere Regelungen gelten tendenziell bei Dienstleistungen, die nicht im Land ansässige ausländische Unternehmen vor Ort erbringen. Hier hängt es von verschiedenen Bedingungen ab, ob sie dort umsatzsteuer- und damit registrierungspflichtig sind. In China zum Beispiel „müssen sich ausländische Firmen, die dort Bauprojekte durchführen oder Arbeitsleistungen erbringen, innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss beim zuständigen lokalen Finanzamt melden“, erklärt Lun Wang, Ecovis-Partner in Shanghai.
In Neuseeland können sich ausländische Unternehmen ohne dortigen Sitz, die zu versteuernde Lieferungen und Leistungen erbringen, umsatzsteuerlich registrieren lassen; zum Vorsteuerabzug sind sie jedoch nur berechtigt, soweit sie steuerbare Umsätze im Land tätigen. Eine Registrierungspflicht besteht, wenn die Inlandsumsätze 60.000 Neuseeland-Dollar (umgerechnet gut 38.000 Euro) überschreiten. Gemäß einer Neuregelung, die am 1. April 2014 verabschiedet wurde, können auch nicht in Neuseeland niedergelassene Unternehmen, die dort keine zu versteuernden Umsätze erzielen, eine Umsatzsteuerregistrierung beantragen und so dort gezahlte Vorsteuer erstattet bekommen, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. „Damit werden alle ausländischen Gesellschaften insofern wirtschaftlich gleichgestellt, als sie nicht die Vorsteuer tragen müssen“, erklärt Wade Glass, Ecovis-Parnter in der Wirtschaftsmetropole Neuseeland.
In Großbritannien lassen sich grundsätzlich fünf Konstellationen unterscheiden:
• Nicht registrierungspflichtig sind Unternehmen, die aus dem Ausland Geschäftskunden mit Waren beliefern, weil in diesem Fall die britischen Kunden nach der Reverse-Charge-Regel umsatzsteuerpflichtig sind, sobald sie die Waren erhalten.
• Bei Gütern, die ein Lieferant aus einem anderen EU-Land an britische Privatkunden verschickt, muss sich dieser erst dann im Vereinigten Königreich registrieren lassen und dort Umsatzsteuer abführen, wenn die Versandumsätze 70.000 Pfund (umgerechnet rund 88.000 Euro) im Jahr übersteigen.
• Bei entsprechenden Versandlieferungen aus Drittstaaten kann der ausländische Versender Importzoll und Einfuhrumsatzsteuer für seine britischen Kunden übernehmen. Geschieht dies nicht, muss der Kunde Zoll und Einfuhrumsatzsteuer entrichten.
• Wenn ein ausländisches Unternehmen an inländische Geschäfts- oder Privatkunden Waren aus Lagerbeständen in Großbritannien verkauft und liefert, muss es sich registrieren lassen und auf die Umsätze Mehrwertsteuer berechnen und abführen.
• Keine Registrierungspflicht besteht für ausländische Firmen ohne Niederlassung im Vereinigten Königreich, die dort Dienstleistungen für inländische Geschäftskunden erbringen, weil diese nach dem Reverse-Charge-Verfahren als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden. „Allerdings gibt es für bestimmte Services Sonderregelungen“, erklärt Roger Morgan, Leiter der Corporate-Tax-Abteilung bei der Londoner Partnerkanzlei Ecovis Wingrave Yeats.
Vergleichbare Registrierungsregeln für den grenzüberschreitenden Warenversand an Privatkunden innerhalb der EU gelten übrigens auch in anderen EU-Staaten, allerdings mit unterschiedlichen Schwellenwerten – zum Beispiel 35.000 Euro in Italien, Lettland, Malta, Spanien und Zypern, 100.000 Euro in Deutschland und Frankreich.
Ähnlich wie in Großbritannien bleiben in anderen EU-Staaten ausländische Unternehmen ohne dortige Niederlassung verschont, wenn sie dort Dienstleistungen erbringen und für diese das Reverse-Charge-Prinzip gilt – also ihre inländischen Kunden dafür umsatzsteuerpflichtig sind. Indes gibt es auch hier Ausnahmefälle, in denen der ausländische Dienstleister die lokale Umsatzsteuer zahlen und sich somit registrieren lassen muss.
In jedem zweiten untersuchten Land müssen die betroffenen ausländischen Unternehmen die Registrierung beantragen, sobald sie beginnen, inländischen Kunden Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen. In sechs der 24 Staaten (25 Prozent) ist dies erst beim Überschreiten einer bestimmten Umsatzschwelle der Fall. In fünf Ländern (22 Prozent) gilt je nach Art des Geschäfts die eine oder die andere Variante.
In zwei Drittel der Länder sind übrigens kleine Unternehmen, die ein bestimmtes Umsatzlimit unterschreiten, von der Umsatzsteuer befreit. In manchen Staaten gilt gilt dies aber nur für Minifirmen, die ihren Sitz oder eine Niederlassung im Inland haben. Das Limit liegt dabei zwischen 7.000 Euro in Malta und umgerechnet rund 101.000 Euro in Großbritannien. Manche Länder haben für Warenlieferungen höhere Umsatzschwellen als für Dienstleistungen – zum Beispiel Frankreich entsprechend mit 82.200 und 32.900 Euro sowie Irland mit 75.000 und 35.000 Euro.
Für die Registrierung sind in allen Staaten spezielle Formulare auszufüllen. Zu den üblichen Nachweisen, die ausländische Unternehmen beifügen müssen, gehören:
• die Umsatzsteuer-Registrierung im Heimatland,
• Dokumente (zum Beispiel Handelsregisterauszug), die belegen, dass die Person, die den Registrierungsantrag unterzeichnet, als Geschäftsführer oder per Handlungsvollmacht dazu berechtigt ist,
• Kopie des Reisepasses oder Personalausweises des Vertretungsberechtigten,
• bei Kapitalgesellschaften auch eine Kopie der Satzung.
Verlangt werden auch Informationen über die Art der Geschäftstätigkeit. In manchen Staaten – wie zum Beispiel Frankreich, Großbritannien oder der Schweiz – wollen die Finanzbehörden auch die geschätzten monatlichen oder jährlichen Umsätze im Land wissen, mit denen die ausländischen Unternehmen rechnen. In Großbritannien und Polen müssen sie auch ein inländisches Bankkonto nachweisen.
In der Regel müssen die vorzulegenden Dokumente aus dem Heimatland in die Landessprache übersetzt werden. Mexiko und Uruguay fordern zusätzlich Beglaubigungen durch einen inländischen Notar.
In der Schweiz müssen die ausländischen Unternehmen für die Registrierung zudem einen lokalen steuerlichen Vertreter benennen; in Polen und Zypern sind nur Unternehmen aus Staaten außerhalb der EU dazu verpflichtet, alternativ können sie in dem Inselstaat eine Garantie stellen. Dagegen ist in Griechenland seit Mai 2013 kein umsatzsteuerlicher Vertreter und keine lokale Buchführung nach griechischem Recht mehr erforderlich. „Die ausländischen Unternehmen müssen nur ihre Umsatzsteuernummer beantragen und vierteljährlich ihre Umsatzsteuermeldungen abgeben“, sagt Panagiotis Vroustouris, Ecovis-Partner in Athen.
In Neuseeland können die Unternehmen übrigens beim Registrierungsantrag selbst wählen, ob sie die Umsatzsteuermeldung monatlich, zweimonatlich oder halbjährlich abgeben wollen und auf welcher Basis (Rechnungen, Zahlungseingänge oder hybrid) sie die Umsatzsteuer dabei ermitteln.
Bis die erstmalige Registrierung unter Dach und Fach ist, dauert es je nach Land zwischen ein und etwa 30 Tagen. Am schnellsten sind mit einem Tag nach Einreichung des Antrags inklusive aller erforderlichen Dokumente die japanischen Finanzbehörden. Auch in Mexiko dauert es nach Auskunft von Ecovis-Partner Ricardo Quibrera Saldaña „normalerweise nur einen Tag, wenn man erst einmal einen Termin hat und alle Anforderungen erfüllt“. In sechs weiteren Ländern ist die Registrierung in höchstens einer Woche erledigt. Am längsten dauert die amtliche Prozedur mit rund 30 Tagen in Großbritannien, Italien, Polen und Spanien. „In Deutschland kommt es auf das zuständige Finanzamt an“, sagt Ann-Christin Büscher, Umsatzsteuerexpertin bei Ecovis in Düsseldorf. „Aber normalerweise ist alles innerhalb eines Monats erledigt.“
Bei verspätetem Registrierungsantrag werden in den allermeisten Staaten (20 von 24) Strafzahlungen fällig, nur in vier Ländern nicht: Australien, Kroatien, Neuseeland und Polen.
Die Bemessung der Strafzuschläge ist allerdings sehr unterschiedlich geregelt. Zum Beispiel verlangen Zypern und Argentinien feste Beträge von 85 Euro bzw. umgerechnet rund 50 Euro pro Verspätungsmonat. In Deutschland kassiert das Finanzamt für die verspätete Registrierung je angefangenem Monat ein halbes Prozent der Umsatzsteuerschuld. Ein grobmaschigeres Zeit- und Prozentraster gilt in Großbritannien: 5 Prozent der Umsatzsteuerschuld, wenn die Anmeldefrist um bis zu neun Monate überschritten wird, 10 Prozent für neun bis 18 Monate Verspätung und 15 Prozent danach – in jedem Fall aber mindestens 50 Pfund.
In anderen Staaten bewegen sich die Strafzuschläge für die verspätete Registrierung in festen Bandbreiten – zum Beispiel in Luxemburg zwischen 50 und 5.000 Euro, in Mexiko zwischen umgerechnet rund 220 und 658 US-Dollar. In Irland wiederum kann der Fiskus für das Versäumnis eine einheitliche Strafzahlung von 4.000 Euro auferlegen. Richtig teuer kann es in Japan werden: 5 bis 35 Prozent der Umsatzsteuerschuld.
Wenn Unternehmen ihre Umsatzsteuermeldungen oder -erklärungen nicht rechtzeitig abgeben, müssen sie in allen 23 Ländern dafür büßen, wenn auch unterschiedlich schwer. Dabei werden in den einzelnen Staaten meist vergleichbare Strafzahlungsmechanismen angewandt wie bei der verspäteten Registrierung.
Am gnädigsten ist der Fiskus in Uruguay: Dort beträgt die Strafgebühr für verspätete Umsatzsteuerdeklaration umgerechnet gerade mal 10 Euro. Neuseeland begnügt sich mit 50 NZ-Dollar bei Ist-Besteuerung (Zahlungseingänge) und 250 NZ-Dollar bei Soll-Besteuerung (Forderungen) und im Hybrid-Fall. In der Schweiz wiederum ist es Ermessenssache, ob bei verspäteter Abgabe ein Strafzuschlag erhoben wird.
In Deutschland kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent der zu zahlenden Umsatzsteuer, höchstens 25.000 Euro, erheben. In Frankreich beträgt die Strafzahlung für die verspätete Abgabe von Umsatzsteuermeldungen einheitlich 10 Prozent der Umsatzsteuerschuld, in Österreich bis zu 10 Prozent. In Großbritannien liegt die Strafgebühr zwischen 5 und 15 Prozent der Umsatzsteuerschuld. Griechenland verlangt je nach Rechtsform und Sündenregister an vorherigen Fristversäumnissen zwischen 250 und 30.000 Euro. In Indien fallen bei einer bescheidenen Strafgebühr von 500 Rupien (umgerechnet 6 Euro) vor allem die Verzugszinsen von 15 Prozent jährlich (bzw. eines von der Regierung festgelegten höheren oder niedrigeren Zinssatzes) ins Gewicht.
Am härtesten ahndet der italienische Fiskus die verspätete Abgabe von Umsatzsteuer-Meldungen: mit einer Strafzahlung von 120 bis 240 Prozent der bis dahin vorenthaltenen Umsatzsteuer. Selbst wenn sich aus der Deklaration keine Umsatzsteuerschuld ergibt, kostet der Fristverstoß noch zwischen 258 und 2.065 Euro.
Keinen Spaß verstehen die Finanzbehörden in den 24 Ländern auch bei verspäteter Zahlung fälliger Umsatzsteuern. Die meisten Staaten verlangen mindestens entsprechende Verzugszinsen oder vergleichbare Säumniszuschläge, manche Länder auch zusätzliche Strafzahlungen (zum Beispiel in Luxemburg zwischen 50 und 5.000 Euro oder in Lettland zwischen 10 und 50 Prozent der Umsatzsteuerschuld).
In Deutschland beträgt der Säumniszuschlag ein Prozent der ausstehenden Umsatzsteuerschuld je angefangenem Verspätungsmonat. In Neuseeland wird schon für den ersten Tag nach dem Fälligkeitsdatum ein Prozent der Umsatzsteuerschuld aufgeschlagen, zusätzliche vier Prozent, wenn am Ende des siebten Tages das Finanzamt noch eine Forderung offen hat, und je ein Prozent für jeden Verspätungsmonat.
Die Schweiz berechnet Verzugszinsen von 4 Prozent jährlich. In China sind es 0,05 Prozent für jeden Verspätungstag, also rund 18 Prozent jährlich. Wird aber die neu gesetzte Zahlungsfrist überschritten, können die Finanzbehörden empfindliche Strafzahlungen von 50 bis 500 Prozent der Umsatzsteuerschuld verhängen.
Griechenland und Uruguay ziehen die Daumenschrauben stufenweise umso stärker an, je länger sich die Unternehmen mit der Umsatzsteuerzahlung Zeit lassen. In Uruguay zum Beispiel beträgt der Strafzuschlag bei bis zu fünf Tagen Zahlungsverspätung 5 Prozent der Umsatzsteuerschuld, zwischen fünf und 90 Tagen 10 Prozent und darüber hinaus 20 Prozent.
Im Vergleich zur verspäteten Deklaration werden verspätete Umsatzsteuerzahlungen in Italien weniger streng geahndet, nämlich einheitlich mit 30 Prozent der Umsatzsteuerschuld, wenn eine Umsatzsteuermeldung vorliegt. In beiden Fällen können die Strafzuschläge aber reduziert werden, wenn der Steuersünder seine Umsatzsteuerschulden innerhalb einer bestimmten Frist begleicht. Allerdings sieht das Gesetz Kriminalstrafen vor, wenn die nicht gezahlte Umsatzsteuer 50.000 Euro im Jahr überschreitet.
Eine Besonderheit gibt es in Polen: „Sowohl die Überschreitung der Abgabefrist für Umsatzsteuer-Deklarationen als auch eine verspätete Zahlung stellen Steuervergehen dar, bei denen nicht das Finanzamt, sondern in der Regel ein Richter über die Höhe der Strafzahlungen entscheidet“, erklärt Rechtsanwalt Marcin Milczarek, Partner bei Ecovis in Warschau. In leichteren, klar auf der Hand liegenden Fällen können die Finanzbehörden jedoch, wenn der Steuerzahler dies akzeptiert, Strafzahlungen bis zu einer Höhe von umgerechnet 800 Euro verhängen – das entspricht dem doppelten aktuellen Mindestlohn.
„Auch bei den Strafzuschlägen für verspätete Umsatzsteuermeldungen und
-zahlungen zeigt sich, dass die EU von einer Harmonisierung noch weit entfernt ist“, erklärt Professor Dr. Lüdemann.
